Відомість інвентаризації

Даний модуль створений для формування відомостей інвентаризації ОЗ і НА.

Робота з модулем Відомість інвентаризації ОЗ можлива через тонкий та веб-клієнт.

Модуль Відомість інвентаризації ОЗ через веб-клієнт

Модуль Відомість інвентаризації ОЗ через тонкий клієнт

Реалізація модулю Відомість інвентаризації ОЗ у web версії Комплексу знаходиться у розробці.

Згідно з позицією меню Сервіс / Налаштування, за необхідності, можна виконати налаштування відомості шляхом встановлення відміток:

  • Заповнення фактичних даних з зовнішнього імпортованого джерела;
    • Вибір файлу фактичних даних при створенні відомості;
  • Автоматичне визначення помилкових запасів;
  • Контроль дати закінчення інвентаризації відносно системної дати;
    • Кількість місяців для контролю.

Налаштування відомості інвентаризації ОЗ

Створення відомості в модулі Відомість інвентаризації ОЗ доступне тільки при роботі через тонкий клієнт. Створюються документи по пункту меню Реєстр / Створити(по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

При створенні відомості інвентаризації заповнюються такі поля:

  • Дата створення відомості;
  • Номер відомості;
  • Період проведення інвентаризації: з, по. Початок періоду – інформаційне поле, яке, за замовчуванням, заповнюється датою, яка дорівнює даті створення відомості. На дату закінчення інвентаризації відбувається закриття відомості, і формуються записи по інвентаризації, які можна побачити на вкладці Рух картки об’єкта. За цей період не можна буде проводити з картками, задіяними у відомості, ніяких рухів. У реєстрі карток (модуль Картотека основних засобів) такі картки будуть сірого кольору до закінчення інвентаризації;
  • Примітка – поле інформаційне;
  • параметр Акт інвентаризації об’єктів, що пропонуються до списання дозволяє створити інвентаризаційну відомість, що складається тільки з об’єктів, які можуть списуватися. Відзначити необхідні картки і натиснути Enter або шляхом поставлення відмітки за допомогою лівої клавіші миші. У результаті сформується відомість по зазначеним карткам ОЗ. Після закриття відомості в картках на вкладці Основні дані в полі Використання встановлюється статус – Пропонується до списання. При створенні акту списання такі картки поміщаються в документ Списання. При створенні відомості проводиться перевірка в реєстрі вибору карток ОЗ, на наявність карток в раніше створеній відомості. Червоні картки ОЗ: по комбінації клавіш Ctrl+F1 буде виведене повідомлення: «Картка не може бути обрана в документ з таких причин: Дані карточки знаходиться у відкритій відомості інвентаризації. Код причини 17»;
  • за потреби встановлюється параметр Довільний вибір карток з картотеки ОЗ;
  • відомість можна створити на основі імпортованого файлу у полі Шлях до файлу з імпортованими фактичними даними по клавіші F3 або шляхом натиснення на кнопку з іконкою викликається вікно Вибір файлу імпорту шляхових листів, де обирається файл для завантаження;
  • Критерій відбору карток:
  • МВО, Підрозділ, параметр Включати підлеглі підрозділи, Рахунок обліку і Належність. Обов’язковість заповнення цих полів визначається користувачем;
  • Тип картки може набувати значень ОЗ, МНМА або НМА, параметр Не включати картки з типом МНМА;
  • Місцезнаходження – вибирається територіальний підрозділ, де знаходиться об’єкт, заповнення визначається користувачем;
  • параметр Не включати кількісні картки з нульовою кількістю;
  • параметр Використовувати призначений для користувача фільтр – режим дозволяє використовувати запити з налаштованого призначеному для користувача фільтру для фільтрації картотеки. Обрання фільтру по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки зі стрілкою ().

Створення відомості інвентаризації

Якщо відомості інвентаризації створюються з довільним набором полів, наприклад, спочатку створюється відомість по МВО і підрозділу, а потім по тому ж самому МВО без зазначення конкретного підрозділу (статус відомостей – Чернетка). То всі картки з першої відомості не потраплять в другу відомість. У другу відомість підтягується тільки об’єкт з картотеки, який включений в першу відомість і має в ній фактичні первісну вартість і кількість, яка дорівнює 0.

Усі реквізити карток, які беруть участь в інвентаризації, беруться на початок дати створення відомості.

Недостача або надлишок будуть формуватися при зміні фактичних даних тільки за тими параметрами, які вказані в заголовку відомості.

У разі розбіжності даних по бух.обліку і фактичних даних можуть бути створені документи руху безпосередньо у відомості інвентаризації.

Відомість інвентаризації

Документ руху може створюватися за окремим об’єктом по пункту меню Документ / Створити / Документ руху.

Можливе створення наступних документів:

  • документи Внутрішнє переміщення створюються тільки по об’єктах, які фактично знаходяться в наявності, тобто наявна первісна вартість і кількість по бух.обліку;
  • документ Зміна вартості формується з тих об’єктів, у яких фактична первісна вартість відрізняється від первісної вартості по бух. обліку, крім карток, у яких у відомості інвентаризації первісна вартість і кількість або в бух. обліку, або фактично дорівнюють 0. При формуванні документа ознака зміни вартості проставляється автоматично, також як і всі інші реквізити. Єдиний параметр доступний для корегування - сума зміни накопиченого зносу;
  • документ Списання може бути створений по тих об’єктах, у яких фактична первісна вартість і кількість дорівнюють «0».

Документ надходження створюється тільки в момент введення неврахованого об’єкта з пункту верхнього меню Документ / Створити / Об’єкт / Неврахований об’єкт, причому МВО і підрозділ підтягуються з заголовка відомості інвентаризації, якщо такі набрані.

З пункту меню Документ / Створити / Об’єкт / Об’єкт з картотеки обирається картка ОЗ, що додається до інвентаризаційної відомості.

Примітка: Якщо за умовами відбору об’єкт знаходиться в бух. обліку, але немає фактичної наявності і по ньому необхідно уточнити первісну вартість, то до формування відомості створюється документ зміни вартості по цьому об’єкту за попередню дату, щоб сума недостачі сформувалася коректна.

Проведення за створеним документом руху формуються в загальному реєстрі. Видалення та редагування документів руху зі статусом В бух.обліку заборонено. Видалення документів руху можливо тільки в відомості інвентаризації. Існують два способи видалення окремого документа:

  • при видаленні рядка;
  • при виклику з пункту меню Документ / Документи руху (комбінація клавіш Alt+D) або у вікні перегляду документів по клавіші Del. Причому якщо видаляється документ надходження, то відбувається видалення і картки об’єкта.

При видаленні відомості інвентаризації видаляються всі документи руху, створені за відомістю.

Після того, як всі процедури будуть закінчені, відбувається закриття відомості, яка отримує статус В обліку. Закриття відомості виконується в реєстрі відомостей інвентаризації ОЗ по пункту меню Реєстр / Затвердити відомість. Коригування рядків, а також створення, редагування і видалення документів руху в закритій відомості заборонено. У разі необхідності можна відкликати відомості по пункту меню Реєстр / Відкликати відомість.

Якщо потрібно подальше відкриття відомості, то воно можливе при дотриманні наступних умов:

  • якщо немає документів руху з більш пізніми датами по об’єктах інвентаризації, які входять у цю відомість;
  • якщо немає карток в цій відомості, що входять в іншу, що має статус Чернетка, крім випадків, коли подвійне входження дозволено. Тобто якщо у картці первісна вартість і кількість по бух. обліку рівні 0, тоді дозволяється наявність карток в інших відомостях, якщо у них фактичні первісна вартість і кількість рівні 0, і навпаки.

Згідно з позицією меню Реєстр / Групове формування (комбінація клавіш Alt+Ins) формується відомість у розрізі МВО або МВО / Рахунок обліку. У таблиці МВО обираються МВО та за необхідності встановлюються параметри Не включати кількісні картки з нульовою кількістю або Використовувати призначений для користувача фільтр.

У цьому модулі відбувається формування і друк звітів інвентаризаційної і звіряльної відомостей.

Групове формування документів інвентаризації