Створення документа

У модулях Видаткові товарні накладні, Рахунки-накладні на продаж, Акти виконаних робіт, для створення документа у реєстрі обирається журнал, з яким працює користувач та в якому буде створений документ – поле Журнал.

Вікна Реалізація ТМЦ та Реалізація послуг відрізняються при роботі через тонкий та веб-клієнт. Далі будуть розглянуті принципи роботи з документами через тонкий клієнт.

Документи на реалізацію товару, виконання робіт та послуг мають в Комплексі певну структуру:

• інформація в документі Видаткова накладна(модуль Видаткові товарні накладні) розміщена на таких вкладках: Реквізити, Специфікація, Ордери, Додатково, Вкладення;
• інформація в документі Рахунок-накладна на продаж (модуль Рахунки-накладні на продаж) розміщена на таких вкладках: Реквізити, Специфікація, Розрахунки, Подорожній лист, Вкладення;
• інформація документі Акт приймання робіт – на вкладках Реквізити, Специфікація, Ордери, Вкладення.

Серед перелічених вище вкладок документів можлива наявність вкладки Поля користувача, у випадку, якщо такі поля налаштовані адміністратором в модулі Поля користувача.

На вкладці Реквізити вікна Реалізація ТМЦ або Надання послуг заповнюються наступні поля:

• НАКЛАДНА № (РАХУНОК-НАКЛАДНА №, АКТ №) –поле заповнюється користувачем або автоматично, якщо в модулі Налаштування встановлена позначка автонумерації для відповідного документа;
• від – вводиться дата документа на продаж, за замовченням – поточна дата створення документу;
• Журнал – за замовчуванням в налаштуванні вказано Документи без журналу. Для розміщення документів в призначені для користувача журнали необхідно вказати в даному полі доступний журнал;
• Склад – зазначається склад, з якого буде проведено списання товару. По пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюється з довідника місць зберігання. Вказівка складу є обов'язковим. Це поле заповнюється за замовчуванням відповідно до налаштування користувача. Дозволена робота з виробничим складом;
• Прайс-лист – по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) вибирається прейскурант для виставлення цін;
• Роз. рах. влас. – заповнюються автоматично з картки підприємства основний розрахунковий рахунок. При необхідності вибирається інший розрахунковий рахунок з довідника Банківських реквізитів підприємства;
• Платник – по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюються шляхом вибору з довідника контрагентів;

• Сальдо розрах. – в цьому рядку Комплекс автоматично виведе сальдо розрахунків з обраним покупцем;
• Адреса, Контактна особа, Розрах. рах. – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Платник;
• Центр відп. – центр відповідальності. Заповнюється з довідника Загальні довідники / Центри відповідальності по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ());
• Ванатжоодерж. – по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) заповнюються шляхом вибору з довідника. За замовчуванням, після вибору одержувача поле Вантажоодержувач заповнюється тим самим значенням автоматично;
• Адреса – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Ванатжоодерж. Якщо в картці контрагента введено кілька адрес, вибирається необхідна адреса;

• Контактна особа – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Ванатжоодерж. або дані вносяться користувачем;
  • Вантажовідпр. – заповнюється із довідника контрагентів, що викликається по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ());
• Адреса – заповнюються автоматично з картки контрагента, зазначеного у полі Ванатжовідп. Якщо в картці контрагента введено кілька адрес, вибирається необхідна адреса;
• Операція – зі списку вибирається необхідний вид операції: Продаж, Бартер, Консигнація, Відповідальне зберігання, Давальницька продукція, Вибуття МШП, Реалізація ОЗ, Давальницька сировина у клієнта;
• Підстава – заповнюється зі списку (Відсутня, Договір, Рахунок, Замовлення), вибирається документ, який є підставою для формування документа відвантаження. Параметр не є обов’язковим. При виборі документа-підстави специфікація заповнюється автоматично відповідно до специфікації підстави, в реквізитах накладної автоматично вказується Номер і Дата документа-підстави;
• Валюта документа – заповнюється шляхом вибору з довідника по пункту меню Правка / Викликати довідникТМЦ (клавіша F3, за допомогою іконки на панелі інструментів – , шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()). Якщо обраний документ-підстава, валюта за умовчанням встановлюється по документу-підставі;
• Курс валюти документа – заповнюється автоматично при виборі валюти з довідника курсів. Редагування поля Курс проводиться тільки в довіднику Курсів валют системи Загальні довідники;
• параметр Нульова сума у взаєморозрахунки – при включеній позначці для даного документа, він потрапляє під взаєморозрахунки одним записом з нульовою сумою і датою документа незалежно від суми документа, наявності ордерів по ньому та ін.;
• Сума документа – заповнюється автоматично після заповнення вкладки Специфікація;
  • Знижка – в полі вказується відсоток знижки, значення у %;
• параметр Включати вартість тари в суму до сплати – при встановленій позначці для даного документа вартість зворотної тари буде включена в суму до сплати;
• Оплата – по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ (клавіша F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) обирається спосіб оплати: Готівка або Безготівкові розрахунки;
• Термін оплати – зазначається термін одержання оплати за відвантажений товар;
• Коментар – заповнюється довільною інформацією і доступний для коригування в закритому для модифікації документі.

Створення рахунку-накладної на продаж. Вкладка Реквізити

На вкладці Специфікація заповнюються рядки специфікації документа. Вибір рядків Специфікації проводиться з номенклатурного довідника методом одиничного або групового введення (див.Робота зі специфікацією документа). Вибір рядків специфікації проводиться налаштуванням параметрів універсального навігатора (див. розділ Універсальний навігатор вибору номенклатурних позицій в документах).

Вибір товарних рядків специфікації проводиться з довідника ТМЦ (викликається по пункту меню Правка / Викликати довідник ТМЦ, клавішею F3 або за допомогою іконки на панелі інструментів – ).Рядки послуг формуються з використанням довідник послуг (викликається по пункту меню Правка / Викликати довідник послуг, клавішею Alt+F3 або за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

В Рахунку-накладній на продаж на вкладці Специфікація в вікні Модифікації рядка документа відкрито на редагування поле Партія. Коли користувач переобирає партію, в позиції, обраної зі складської картотеки, автоматично визначається картка.

В Рахунку-накладній на продаж і Видатковій товарній накладній виконується підтримка роботи з клавіатурними сканерами.

За замовчуванням для розрахунку податків в документі встановлюється податкова модель відповідно до налаштування параметра Податкова модель. Якщо розрахунок податків в даному документі проводиться по податковій моделі, вона вказується в полі Податки, розташованому у верхній частині специфікації, вибравши її з довідника податкових моделей.

Опис механізму резервування ТМЦ для продажу описаний в файлі Резервування запасів.

Згідно з позицією меню Документ / Коригування резерву або по комбінації клавіш Shift+Ctrl+R здійснюється коригування резерву для позиції, на якій стоїть курсор. При використанні меню відкривається вікно Резерву, в якому відображаються склади й кількість зарезервованого товару на цих складах по даній специфікації. Для коригування необхідно перебуваючи на конкретній позиції зі складом використовувати пункт меню Резерв / Змінити(клавіша F4 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ), в результаті чого відкриється вікно Коригування резерву. У вікні відображаються складські картки.:

• колонка В наявності – виводиться кількість, яка є в наявності на складі;
• колонка Зарезервовано – кількість резерву на картці за специфікацією.

Для коригування резерву необхідно змінити кількість в колонці Зарезервовано. У разі резервування номенклатури є можливість у вікні коригування резерву міняти склад.

У реєстрі рахунків-накладних по пункту Реєстр / Зняти резерв (комбінація клавіш Ctrl+E) знімається резерв по зазначених позиціях. Якщо зазначених позицій немає, то знімається з позиції, на якому стоїть курсор.

На вкладці Розрахунки відображаються дані про оплату виставлених документів з реалізації ТМЦ.

На вкладці Ордери відображаються ордери на дату відпуску.

Вкладка Подорожній лист (у випадку формування Видаткової товарної накладної дана вкладка має назву Додатково) містить такі поля:

• Подорожній лист № – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вказується номер подорожнього листа, що створюється в підсистемі Облік автотранспорту;
• Автопідприємство – заповнюється автоматично з документом Подорожній лист;
• Вид перевезення – вказується користувачем вид або спосіб перевезення номенклатури;
• Умов.доставки – обирається значення зі списку Самовивезення або Централізований. Заповнюється зі списку. Централізовані умови доставки зазначаються у випадку, якщо документ відвантаження буде задіяний при формуванні подорожніх листів в системі Облік автотранспорту;
• Маршрут – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вказується номер маршруту, що створюється в підсистемі Облік автотранспорту та зазначається Номер їздки;
• Номер поїздки – інформаційне поле, заповнюється користувачем довільним цифровим виразом;
• Водій та Автомобіль – поля заповнюється автоматично з вказаного документу Подорожній лист;
• Причіп 1, Причіп 2 – зазначаються у разі наявності причепів;
• Доручення – зазначається номер доручення та дата, що виписане на довірену особу, що зазначається в полі ПІБ дов. особи;
• Паспортні дані – заповнюються паспортні дані дорученої особи.

На вкладці Вкладення прикріплюються файли до поточного документа (див. розділ Вкладення у документи.

На вкладці Поля користувача заповнюються призначені для користувача поля, які налаштовані для даної картотеки. Якщо наявних в документі полів недостатньо, для введення усіх даних створюються власні поля для введення унікальної інформації.

У Видатковій товарній накладній та Рахунку-накладій на продаж по пункту меню Документ / Переформ. на підст. ордерів партія номенклатури з ордера записується в документ.

При зміні найменування контрагента в Картотеці контрагентів в товарних документах найменування залишалося без змін. Реалізовано оновлення найменування та коду контрагента. Для коректної роботи сортування по контрагенту необхідно виконати коригування найменувань контрагента (комбінація клавіш Ctrl+Shift+F5) в будь-якому і з реєстрів товарних документів.

Згідно з позицією меню Документ / Сформувати /Рахунок із Видаткових товарних накладних (актів), Рахунків-накладних від постачальника формуються рахунки. Виконується виклик на перегляд і редагування рахунку, сформованого з накладної (акту).

Вибір замовлень для формування документів відбувається з поточного журналу замовлень. Для прискорення роботи із замовленнями необхідно невиконані замовлення перемістити в окремий журнал, в реєстрі накладних один раз вибрати необхідний журнал (з невідвантаженими замовленнями), при наступному формуванні накладних замовлення вибираються з поточного журналу, а не з усіх існуючих журналів.

У Рахунку-накладній на продаж, Видатковій товарній накладній і Рахунку до одержання для документів, за якими є похідні документи, неактивні пункти меню Сервіс / Обмін даними з терміналом та Імпорт звіту про продажі/закупівлі з DBF.

Згідно з позицією меню Сервіс / Імпорт специфікації з файлу виконується імпорт даних з файлу. Відбувається все те ж саме, що і при роботі з мобільним терміналом, тільки вважається, що файл з переліком товарних позицій існує, тобто не відбувається опитування самого мобільного терміналу.

Згідно з позицією меню Сервіс / Імпорт звіту про продажах/закупівлях з DBF (комбінація клавіш Ctrl+F7) виконується імпорт звіту. Файл для імпорту повинен знаходитися в каталозі серверної частини ISPRO/Ext/Pos/imp_sal.ext. Структура файлу має наступний вигляд:

• LCODE – артикул;
• CODE – штрих-код;
• SECTION – склад;
• KOL – кількість;
• SUM – сума.

Згідно з позицією меню Сервіс/Друк чека виконується підключення до касового апарату і друк чеків.

Формування податкових накладних виконується по пункту меню Документ/Сформувати /Податкову накладну (комбінація клавіш Ctrl+N).

Видалення податкової накладної виконується по пункту меню Документ/Видалити податковий документ(комбінація клавіш Ctrl+D).

Згідно з позицією меню Документ/Заблокувати товари (комбінація клавіш Ctrl+R) виконується блокування товарів.

Зняття з резерву виконується за пунктом меню Документ/Зняти резерв(комбінація клавіш Ctrl+E).

Згідно з позицією меню Документ / Проводки (по комбінації клавіш Alt+Е або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) налаштовуються проводки документа, на якому встановлений курсор. Згідно з позицією меню Документ / Провести документ (комбінація клавіш Alt+Р чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) виконується проведення документа до Головної книги. Для відкликання документу, наприклад, внесення змін (корегувань) в документ, його необхідно відкликати по пункту меню Документ / Відкликати документ (комбінація клавіш Alt+R чиза допомогою іконки на панелі інструментів – ).

Внесення змін в наявні документи можливо по пункту меню Документ / Додатково:

• Анулювати (комбінація клавіш Alt+O) – виконується анулювання документу;
• Змінити статус (комбінація клавіш Alt+S)– виконується введення статусу та дати введення статусу документа;
• Інвентаризація – виконується установка відмітки інвентаризації товару;
• Розрахувати сальдо (комбінація клавіш Shift+Alt+O) – виконується розрахунок сальдо по документу;
• Очистити склади в специфікації – виконується очищення поля складів номенклатури.

Згідно з позицією меню Документ / Видалити похідні документи видаляються документи: податкова накладна, касовий ордер, складський ордер, рахунок (якщо він виставлений за цим документом).

Товарна видаткова накладна також використовується при вибутті з підприємства роздрібних товарів. У ній існує можливість імпорту специфікації на підставі файлу з переліком реалізованих за зміну товарів.

При копіюванні документа, копіюються і поля Користувача, поля Коментар і установка Податкової моделі документа-джерела в новий документ.