Формування картотеки основних засобів
При експлуатації Комплексу створення картки основного засобу проводиться з прибуткових документів.
При наявності картотеки ОЗ з інших програм – проводиться імпорт картотеки.
Створення карти обліку основних засобів можливе при роботі тільки через тонкий клієнт.
Згідно з позицією меню Реєстр / Створити(по клавіші Ins або за допомогою іконки
на панелі інструментів – 
) обирається тип картки, що залежить від характеру основного засобу, способу
його амортизації і обліку:
- Картка обліку ОЗ – найбільш вживаний для традиційного обліку тип картки;
- Картка з врахуванням виробітку – застосовується для основних засобів, для яких необхідно враховувати виробіток або пробіг, і розраховувати амортизацію виходячи з таких даних;
- Картка кількісного обліку – застосовується для обліку протяжних інвентарних об’єктів, наприклад, трубопроводів або площ, а також великої кількості однакових об’єктів ОЗ, що зберігаються в одному місці, однаково враховуються і у яких збігаються всі характеристики. Таким чином, є можливість створити одну картку замість великої кількості простих карточок;
- Картка нематеріального активу – застосовується для обліку нематеріальних активів;
- Картка МНМА – застосовується для обліку інших необоротних матеріальних активів.
Модуль Картотека основних засобів. Створення різних типів карток ОЗ
При створенні картки необхідно вибрати один із варіантів: або картка Знаходиться на балансі, або є позабалансовою (Позабалансова картка ОЗ).
Обрання способу обліку ОЗ
При необхідності створення нових однакових (схожих) карток при первинному введенні картотеки
основних засобів створення можна робити шляхом копіювання наявних по пункту меню Реєстр /
Копіювати (по клавіші F5, за допомогою іконки на панелі інструментів – 
) – доступно при роботі через
тонкий клієнт. Нова картка містить ті ж дані й нові номери: картки та інвентарний,
які змінюються. Копіюється картка, у якій немає записів в історії, і яка не міститься у
відомості амортизації. Після копіювання картки основного засобу в документах Надходження
і редагування полів Первісна вартість бухгалтерська, Вхідний знос, СКВ загальний
і вхідний, дані автоматично переносяться на вкладку Об’єкт ПО.
Для проведення перевірки правильності даних картотеки необхідні картки відзначаються клавішею Пробіл (комбінацією клавіш Alt + «+» виділяється вся картотека). По пункту меню Реєстр / Діагностика або комбінації клавіш Alt+D запускається діагностика зазначених позицій.
Налаштування параметрів діагностики картотеки ОЗ
У вікні Діагностика картотеки ОЗ потрібно зазначити необхідні параметри діагностики. Можливо перевірити документи руху, дати введення початкових залишків та ін.
Відмічаються наступні параметри:
- Перевірка заголовка картки;
- Контроль посилань в довідниках;
- Контроль дати введення початкових залишків;
- Контроль архіву зносу;
- Контроль документів руху;
- Контроль первинної вартості;
- Аналіз наявності реквізитів;
- Аналіз посилань в документах і відомостях;
- Контроль відповідності аналітичних картотек;
- Контроль відповідності використання та дати ВВЕ;
- Не знімати відмітки для карток з помилками;
- Завантаження даних на робочу станцію.
Після закінчення діагностики відкривається протокол з результатами, який, при необхідності, роздруковується.
Процедура «лікування» системним доктором раніше створених некоректних карток Картотеки основних засобів представлена в описі спеціальних функцій системи Облік основних засобів (див. ../sys/sys_adm.ditamap).
При роботі через тонкий клієнт, у картотеці основних засобів за пунктом меню Реєстр / Реєстр на дату або комбінації клавіш Alt+Q відкривається реєстр на дату, в якому групові картки об’єднані в одну. Об’єднання відбувається в тому випадку, якщо у групових карток збігаються – номер, МВО і рахунок обліку. При об’єднанні в усі числові поля (первісна вартість, вхідний знос, знос всього та ін.) потрапляє сумарне значення за всіма об’єднаним картками. У полі Дата зазначається будь-яка дата, в результаті відкривається вікно станом картотеки на цю дату (з урахуванням всієї історії карток).
У Картотеці обліку основних засобів по пункту меню Сервіс / Налаштування для Актів зміни вартості основного засобу вказується Автопідстановка дати акту змін: Поточна дата або Дата відкритого періоду.
Якщо зазначений параметр Відображати буквою «О» картки обліку ОЗ, то в картотеці обліку основних засобів в поле Тип дані картки будуть мати тип О.
При зазначенні параметру Не доповнювати пробілами зліва інв. номер при пошуку в картотеці – пошук карток за інвентарними номерами в картотеці обліку основних засобів проводиться, не враховуючи пробілів зліва.
При встановленому параметрі Пошук та відображення помилково створених карток ОЗ буде проводитися діагностика помилково створених карток, з посиланням на відсутній документ надходження. Ці картки ОЗ в реєстрі картотеки будуть відображатися червоним кольором.
При зазначеному параметрі Розширена аналітика карток ОЗ стає доступним меню вибору Аналітичної картотеки по клавіші – F3.
Параметр Автоматичне заповнення поля «Штрих-код» при створенні картки ОЗ – поле штрих-код заповнюється автоматично. При виборі параметру ІD картки ОЗ – буде працювати штатний існуючий механізм, Інвентарний номер – поле Штрих-код буде заповнюватися даними поля інвентарного номера. По комбінації клавіш Alt+Shift+K в Картотеці ОЗ поле Штрих-код буде заповнюватися даними залежно від встановленого перемикача.
У документі Часткове переміщення для перемикача ІD картки ОЗ – при переміщенні на нову картку, буде автоматично заповнюватися поле штрих-код у картці-приймачі, наслідуючи ID картки-джерела. Для перемикача Інвентарний номер – при переміщенні на нову картку, буде автоматично заповнюватися поле штрих-код у картці-приймачі інв. номером.
Налаштування картотеки ОЗ
При роботі через тонкий клієнт, згідно з позицією меню Правка / Прикріпити вкладення є можливість прикріпити файли до обраної картки в реєстрі картотеки ОЗ.