Налаштування для роботи у системі Відносини з клієнтами

Система Відносини з клієнтами є комплексним рішенням для взаємодії, управління та контролю відносин з клієнтами. У системі реалізована можливість створення проектів як зовнішніх так і внутрішніх, створення подій і задач як в рамках проекту так і без проекту. Робота з проектами, подіями і задачами може здійснюватися як в комплексі так і автономно. Акумулювання інформації по роботі з клієнтами відбувається у Картотеці клієнтів.

Система Відносини з клієнтами включає в себе модулі: Налаштування, Керування доступом, Проекти, Відносини з клієнтами, Події, Задачі.

Для повноцінного використання функціоналу системи Відносини з клієнтами необхідно провести певні налаштування у системах Адміністратор, Загальні довідники і Відносини з клієнтами.

Налаштування у системах Адміністратор і Загальні довідники стосуються налаштування можливості відправлення і отримання електронної пошти при роботі з проектами, подіями, задачами.

Налаштування у системі Адміністратор

Так, у системі Адміністратор в модулі Підприємства та доступ до даних на закладці Розсилання необхідно вказати параметри відправлення/отримання пошти: Ім'я поштового сервера, Порт для передачі. Логін поштового серверу і Пароль поштового серверу.

Далі у системі Адміністратор в модулі Користувачі та ролі у користувача на закладці Деталі в поле Працівникобирається співробітник.

Налаштування у системі Загальні довідники

Для відправлення/отримання працівником електронної пошти у системі Загальні довідники в модулі Список працівників в картці співробітника повинні бути заповненими поля e-mail і Пароль до поштової скриньки.

Налаштування у системі Відносини з клієнтами

У системі Відносини з клієнтами модуль Налаштування має закладки: Довідники, Нумерація, Параметри.

На закладці Довідники налаштовуються наступні розділи: Калькуляція, Типи подій, Ведення історії, Статуси задач, Статуси користувачів, Журнали.

У розділі Калькуляція для документів Картотеки задач, Подій, Проектів є можливість створити калькуляції. Калькуляція –це програма, яка буде виконуватись під час роботи з відповідним документом. За необхідності для створення калькуляцій необхідно звернутись до спеціаліста із впровадження системи.

Розділ Типи подій містить перелік типів подій, де чорним жирним шрифтом зазначені системні типи, а синім шрифтом відображені типи подій, що створені користувачем.

Створення типу події проводиться по пункту меню Реєстр/Створити, де у вікні Властивості заповнюються відповідні поля.

Розділ Статуси задач містить перелік статусів для контролю за виконанням завдань. Чорним жирним шрифтом зазначені системі статуси задач, статуси створені користувачем – синім шрифтом.

Створення нового статусу задач проводиться по пункту меню Реєстр/Створити, де у вікні Властивості заповнюються відповідні поля.

Розділ Статуси користувачів містить перелік можливих статусів особи, що працює у системі Відносини з клієнтами. Чорним жирним шрифтом зазначені системні статуси користувачів, статуси створені користувачем – синім шрифтом.

Створення нового статусу користувачів проводиться по пункту меню Реєстр/Створити, де у вікні Властивості заповнюються відповідні поля.

В розділі Журнали налаштовується перелік журналів для групування інформації у системі. У системі створений розділ Проекти, в межах якого користувач може зробити журнали.

Створення нового журналу проводиться по пункту меню Реєстр/Створити, де у вікні Журнал документів заповнюються відповідні поля.

На закладці Нумерація налаштовуються параметри щодо нумерації створення подій і задач.

На закладці Параметри/Сповіщення є можливість встановлення різних параметрів отримання сповіщень. Обирається тип відповідальної особи та параметр протоколу відправлення повідомлень. Навпроти типів виконавців в розрізі етапів задач проставляється відмітка для отримання повідомлень системи та повідомлень на електронну адресу.

На закладці Параметри/Користувачі у вікні ліворуч обираємо користувача. У вікні праворуч поля Користувач та Повне ім’я заповнюються автоматично, а далі зазначаємо Посаду, Телефон і SIP-номер, обираємо параметри Автоматично запускати ІС-ПРО Телефон, Отримувати корпоративну пошту і Використовувати статуси для телефонії. Два інші параметри обираємо за необхідності.

Параметр Використовувати статуси для телефонії зазвичай використовується при обслуговуванні клієнтів через гарячу лінію (наприклад, якщо статус співробітника Робота з клієнтами, дзвінок передається співробітнику зі статусом Вільний). За необхідності співробітника можна зазначити для конкретного проекту, обравши проект для телефонії/пошти. При централізованому обліку також зазначається структурна одиниця, в якій працюватиме співробітник.

На закладці Параметри/Налаштування відмічаємо параметр Виконувати завантаження даних з сервера телефонії, вказуємо Шлях до сервера телефонії і заповнюємо поле Не протоколювати дзвінки з номером менше…. символів. Параметр Не протоколювати дзвінки з номером менше…. символів дозволяє не заносити в протокол наприклад внутрішні (всередині підприємства) дзвінки. Всі інші параметри відмічаємо за необхідності.

Далі можна переходити до створення проектів, подій, задач і ведення картотеки клієнтів. Як зазначалось попереду у системі Відносини з клієнтами можна працювати комплексно і автономно, тобто:

• створення проекту з подіями та задачами в рамках проекту;
• створення подій без проекту;
• створення задач на підставі подій;
• створення задач без події.