Створення проекту

З метою планування, управління та контролю за виконанням комплексних завдань доцільним є використання модулю Проекти, який знаходиться у системі Відносини з клієнтами. Модуль Проекти може бути використаний як для внутрішніх проектів так і для проектів по співпраці з зовнішніми контрагентами.

У полі Журнал обрати необхідний журнал (якщо налаштовані журнали) або Документи без журналу.

По пункту меню Реєстр / Створити створити новий Проект. Картка проекту розділена по закладках: Реквізити, Договори, Події, Завдання, Робоча група, План-графік, Обговорення, Вкладення. В залежності від змісту проекту послідовність заповнення закладок, при формуванні картки проекту, може бути різна.

Першим етапом завжди є заповнення Реквізитів картки Проекту.

На закладці Реквізити зазначаються (поля, що виділені кольором, заповнюються обов’язково):

Початок виконання дата і час;
Закінчення виконання дата і час;
поле Журнал заповнюється автоматично;
поле Найменування містить стислу назву проекту;
Керівник обирається зі списку працівників;
Контролер обирається зі списку працівників;
Реквізити замовника містять інформацію про Замовника, Керівника, Контролера;
Замовник обирається з Довідника контрагентів, після цього стають активними наступні два поля;
Керівник обирається зі списку;
Контролер обирається зі списку;
поля Тел., Факс, E-mail заповнюються автоматично після вибору вищезазначених осіб;
Тип події по замовчуванню обирається з довідника Типи подій, який налаштовується у модулі Налаштування;
додаткові дані по проекту вносяться в поле Опис;
дані показники Виконано на: та Витрачено часу обчислюються автоматично по мірі виконання проекту.

На закладці Договори вибрати договори, які мають відношення до даного проекту. В полі Номер договору по клавіші F3 відкривається реєстр виконуваних договорів. Для вибору необхідного договору вибрати вид діяльності або залишити вид Всі. У реєстрі договорів за проектом відображаються плановані і фактично виконані суми за договорами.

Особи, які будуть приймати участь у проекті, зазначаються на закладці Робоча група. У табличній частині закладки по пункту меню Документ / Створити у вікні Вибір працівників обирається необхідний працівник.

Відскановану копію підписаного договору за даним проектом можна прикріпити на закладці Вкладення. Прикріплення вкладення проводиться по пункту меню Документ / Створити. У вікні Додати файл вкладення в полі Найменування вводиться назва вкладення, в полі Файл вкладення проводиться вибір файлу. При необхідності можна файл переглянути. Якщо до комп'ютера підключено сканер, по кнопці Сканувати можливо провести сканування необхідного документу.

Закладки Події, Завдання, План-графік, Обговорення використовуються вже безпосередньо під час роботи по проекту.

Створений проект відображається у реєстрі Проектів.