Створення події та робота з реєстром подій

У системі Відносини з клієнтами розташований окремий модуль Події, який призначений для створення, накопичення подій та для спостереження за ними.

Створення події можливо не лише у даному модулі і не тільки в рамках проекту. Є декілька способів:

• у модулі Події без створення проекту;
• у модулі Події в межах вже створеного проекту;
• у модулі Проекти у картки відповідного проекту на закладці Події.

Розглянемо створення події безпосередньо у модулі Події. Створення картки події проводиться у реєстрі подій по пункту меню Реєстр/Створити. Картка події містить три закладки: Реквізити, Документи, Вкладення.

На закладці Реквізити заповнюються такі поля:

• Початок події - зазначається дати і час.
• Номер події проставляється автоматично або може бути змінений.
• Кінець події – зазначається дата і час.
• Тип події вибирається по клавіші F3 з довідника Типи подій. При автоматичному створенні події тип події встановлено.
• Тип відповідальної особи вибирається по клавіші F3 з довідника.
• Відповідальна особа вибирається по клавіші F3 з довідника.
• Клієнт вибирається по клавіші F3 з довідника.
• Контактна особа клієнта зазначається автоматично, якщо контактних осіб кілька проводиться вибір необхідних.
• Телефон, факс, електронна пошта вносяться при створенні картки події.
• Проект вибирається по клавіші F3 або поле залишається порожнім, якщо дана подія не відноситься до конкретного проекту

У полі Переадресовано на: при необхідності вказується особа, який переадресована подія.

Зміст - описується подія або вноситься необхідний коментар.

На закладці Документи користувач по пункту меню Налаштування/Сервіс може провести додаткові налаштування.

У вікніНалаштування користувача обрати типи документів, які потім будуть доступні для роботи.

Надалі по пункту меню Документ/Створити отримуємо перелік документів, з якого вибирається необхідний. Користувач може відкривати на перегляд або для редагування прив'язані документи відповідно до встановленого доступу. Так само є можливість з подій відправляти прив'язані документи до програми M.E.Doc.

Обраний документ з’являється у табличній частині закладки Документи.

На закладці Вкладення прикріплюються будь-які файли, які стосуються події. По пункту меню Документ/Створити у вікні Додати файл вкладення вказується шлях до файлу та натискається кнопка ОК.

У Картці події є можливість створення завдання по пункту меню Документ/Створити задачу. Завдання успадковує у собі всі реквізити події. Створене завдання відображається в події на закладці Документи.

Створене завдання відображається в Картки події на закладці Документи.

Порядок створення подій в модулі Проекти у Картки проекту проводиться на закладці Події аналогічно вищенаведеного порядку. Всі створені події, незалежно від місця їх створення, відображаються в реєстрі документів в модулі Події.

Вигляд реєстру подій можна змінювати в залежності від обсягу необхідної інформації про події. При вході в модуль відображається реєстр подій в залежності від вибору в полі Проект: Всі проекти, Без проекту або конкретний Обрати проект (проект обирається зі списку проектів). В залежності від обраного параметру отримаємо відповідний перелік подій.

По пункту меню Сервіс/Телефон можливий телефонний дзвінок контрагенту/співробітнику за умови налаштування роботи ІР-телефонії.

Реєстр подій може також мати ще два види відображення. Перемикання між видами проводиться за пунктом меню Вид/Стандартний вигляд і Вид/По номеру телефону.

Залежно від обраного виду реєстру по пункту меню Вид/Види реєстру отримаємо реєстри у вигляді картотеки подій, реєстр подій, за пропущеними викликами та реєстр за прийнятими викликами.

У реєстрі подій за пунктом меню Реєстр/Відправити в архів відмічені документи переводяться в статус архівних і більше не відображаються в реєстрі подій. При виборі пункту меню Реєстр/Відправити в архів по дату в архів будуть відправлені всі події, дата закінчення яких менше зазначеної дати.

По пункту меню Сервіс у реєстрі подій дозволяє здійснити наступні операції:

• пункт меню Сервіс/Телефон - здійснюються дзвінки з комп'ютера на телефон і з комп'ютера на комп'ютер за допомогою VoIP-провайдерів;
• пункт меню Сервіс/Отримати нову пошту - отримання пошти;
• пункт меню Сервіс/Архів подій – перегляд архівних події.

У вікні архівних подій користувач може видаляти і повертати в активні події по пункту меню Реєстр/Відкликати з архіву або Реєстр/Видалити.