Створення задачі

Для досягнення мети у реалізації управлінських рішень, бізнес-проектів важливим моментом є постановка задач. З метою контролю за виконанням поставлених завдань, як окремих так і в рамках проекту, доцільним є використання модулю Задачі. В рамках цього модулю реалізована можливість відбору завдань в розрізі виконавців, що сприяє їх своєчасному виконанню та контролю як з боку контролера так і з боку виконавця.

Модуль Задачі знаходиться у системі Відносини з клієнтами. Модуль призначений для відображення завдань по створених проектах та подіях, а також створення завдань, що неприв’язані до проектів та подій.

У системі Відносини з клієнтами є наступні варіанти створення задач:

• у модулі Задачі без прив’язки до проекту чи події;
• у модулі Задачі на підставі події без прив’язки до проекту;
• у модулі Задачі із прив’язкою до проекту без події;
• у модулі Події у картки події по пункту меню Документ/Створити задачу з успадкуванням всіх реквізитів події;
• у модулі Проекти у картки проекту на закладці Завдання.

Незалежно від місця (модуля) створення Картки задачі алгоритм її створення ідентичний.

Розглянемо створення Картки задачі у модулі Задачі. У вікні модуля Задачі праворуч у полі Виконавець обираємо Співробітник чи Центр відповідальності. Одразу можна обрати виконавця - безпосередньо працівника підприємства або відділ. Тобто, задача буде сформована вже з прив’язкою до цього виконавця, але при необхідності його можна бути змінити вже у процесі створення завдання.

По пункту меню Реєстр/Створити відкривається Картка задачі, яка складається із закладок Реквізити, Документи, Додатково, Обговорення, Вкладення.

На закладці Реквізити потрібно виконати наступні дії:

• реквізит Створена заповнюється автоматично: проставляється ініціатор та дата і час створення.
• Початок виконання (дата і час) по замовчанню встановлюється поточна дата і час, при необхідності, змінити вручну.
• Номер завдання проставити вручну, а також може встановлюватись автоматично при налаштуванні автонумерації у модулі Налаштування.
• реквізити Виконано на: та Витрачено часу формуються автоматично по мірі виконання завдання.
• поле Статус обрати зі списку.

• Закінчення виконання (дата і час) по замовчанню стоїть поточна дата і час, при необхідності, змінити вручну.
• поле Колір призначено для відображення проекту у відповідному місяці його проведення заданим кольором.
• поле Пріоритет заповнюється зі списку

• Клієнт обрати з довідника контрагентів. Поле Адреса заповнюється автоматично після вибору контрагента.
• обрати з довідника контактних осіб. Поля Телефон, Факс, E-mail заповнюються автоматично після вибору контактної особи.
• поле Проект заповнюється з переліку створених проектів. При заповненні цього поля відбувається прив’язка задачі до проекту, а сама задача з’являється у картці проекту на закладці Задачі.

• на закладці Зміст відображається інформація по завданню.
• закладка Виконавці містить інформацію про виконавців даного завдання. При зазначенні виконавця у реєстрі задач перед початком створення картки, такий виконавець з’являється автоматично, але при необхідності виконавця можна змінити. У табличній частині закладки у полі Тип обирається тип відповідального Співробітник або Центр відповідальності. У полі Код або Найменування по пункту меню Документ/Створити обирається відповідальна особа з відповідного довідника. Всі інші поля заповнюються автоматично.

Закладка Залежності містить інформацію про завдання, від якого залежить виконання даного завдання. У табличній частині закладки по пункту меню Документ/Створити у вікні Завдання обирається залежне завдання. Також ця закладка може залишатись порожньою, якщо такої прив’язки немає.

Закладка Історія містить перелік подій, що відбувались при виконанні завдання.

Наступною частиною Картки задачі є закладка Документи, яка містить інформацію про документи, які були отримані (використані) в ході виконання завдання. На закладці Документи натиснути по пункту меню Сервіс/Налаштування

У вікні Налаштування користувача можна обрати тип документу для додавання у закладку.

Далі перейти по пункту меню Документ/Створити

Отримуємо вже створений перелік документів, з якого вибирається необхідний. Користувач може відкривати на перегляд або редагування прив'язані документи відповідно до наданого доступу. Так само є можливість із задач відправляти прив'язані документи до програми M.E.Doc.

Обраний документ з’являється у табличній частині закладки Документи.

Закладка Додатково містить ряд параметрів щодо встановлення Нагадування для виконання даного завдання. Для задачі, яка має циклічність встановлюється період повторення

На закладці Обговорення є можливість обговорення виконання конкретного завдання. Текст набирати в нижньому полі і по клавіші Надіслати передати обраному співробітнику. При необхідності текст обговорення можна надрукувати. Для цього виділити необхідний текст у верхньому полі і по правій кнопки миші обрати пункт Друк.

Закладка Вкладення містить завантаженні файли (текстові, фото, відео). Завантаження проводиться по пункту меню Документ/Створити. У вікні Додати файл вкладення вказати шлях до необхідного файлу і натиснути кнопку ОК. За необхідності по кнопці Сканувати можна провести сканування документу безпосередньо з даного вікна, якщо сканер підключено до комп’ютера.

Безпосередньо у Картки задачі пункти меню Правка/Зберегти шаблон і Правка/Завантажити шаблон служать для роботи з шаблонами завдань. У шаблоні зберігаються реквізити завдання та його виконавці.

Незалежно від місця (модуля) створення задачі, а також із/без прив’язки до проектів чи подій, кожна задача відображається у реєстрі задач модуля Задачі.