Налаштування бізнес-процесу заявки на закупівлю для формування бюджетного запиту

Для формування бюджетного запиту використовується формування заявок на закупівлю та їх консолідація для передачі головним розпорядникам коштів. При необхідності погодження таких заявок на закупівлю, необхідно налаштувати бізнес-процес: створення, проходження, узгодження документів. Розглянемо один з варіантів бізнес-процесу.

Налаштування бізнес-процесу проводиться в підсистемі Документообіг та управління процесами / Шаблони документів.

У вікні Налаштування шаблона документа виконати наступні дії:

У полі Розділи шаблонів з довідника Типи шаблонів вибрати шаблон Системні документи.

У розділі Облік закупок / Заявки на закупівлю створити Процес. Для цього необхідно відкрити його на режим зміни по пункту меню Правка/ Змінити шаблон або комбінацією клавіш Ctrl + Alt + F4.

Клавішею Insert створити новий запис.

Заповнити поля Код і Найменування, за потребою поле Опис та натиснути кнопку ОК.

Клавішею Enter зайти в створений Процес, після чого відкривається Редактор схем процесів для створення ланцюжка завдань і умов.

Побудувати графічну модель процесу. Для цього достатньо вибрати потрібні елементи Старт, Рішення, Завдання, Фініш на панелі інструментів і перетягнути їх мишею на робочу область, потім всі вони зв’язуються переходами.

Кожна окрема операція має свої налаштування. Для того щоб налаштувати, наприклад, завдання встановити курсор на сформоване завдання та клавішею Insert відкрити вікно Завдання.

На закладці Дія заповнити поля:

у полі Тема створити запис довільної форми, наприклад назву завдання;
у полі Опис створити запис довільної форми, наприклад описати підстатті КЕКВ;
у полі Виконавець та Контролер обрати з довідника Вибір працівника співробітників, які будуть відповідальні за виконання та контроль того чи іншого завдання;
якщо потрібно створити повідомлення, то відмітити позначкою у полях Повідомляти по почті та Повідомляти в системі спосіб створення повідомлення;
при необхідності відмітити позначкою у полі Формувати задачу взаємовідносини з клієнтами.

На закладці Статус із запропонованого списку вибрати необхідну операцію, яка завершує блок завдання у нашому випадку – На опрацюванні.

На закладці Термін дії заповнити поля:

у полі Термін дії обрати із запропонованого списку необхідне: Не встановлено, Встановлюється програмою, Вибір конкретної дати/часу. При виборі термін дії Вибір конкретної дати/часу встановлюємо дату (дні, тижні, місяці) та час (годин, хвилини) до якого потрібно виконати завдання.
у полі Статус по закінченню терміну вибрати необхідну операцію, яка завершує блок завдання у нашому випадку – На опрацюванні.

Аналогічно налаштовуємо інші завдання.

Останнім кроком є перевірка перед запуском бізнес-процесу. Для цього по пункту меню Сервіс/Перевірити процес або комбінацією клавіш Ctrl + F9 здійснити перевірку процесу на наявність помилок.

Якщо існує помилка, то елементи, які містять помилку, будуть виділені.

В нижній частині вікна буде відображатися текст помилки.

Після перевірки слід виконати збереження процесу. Для цього по пункту меню Файл/Зберегти або комбінацією клавіш Ctrl+S зберегти процес в Редакторі схеми процесів.

Після чого зберегти шаблон бізнес-процесу по пункту меню Правка/Зберегти або клавішею F2.

Налаштування інших бізнес-процесів аналогічне.