Закриття періоду в Управлінні студентами

Модуль Керування обліковими періодами системи Управління студентами дозволяє управляти періодами всередині системи і призначений для закриття періоду і передачі проводок в Головну книгу.

У системі існує поняття поточного облікового періоду, у якому формуються Документи, Платіжні відомості і Списки на перерахування. Тільки дані поточного облікового періоду підлягають коригуванню. Кожен запис розрахункового листа студента зберігає період, за який вона розраховується (розрахунковий період). При закритті періоду всі дані записуються в архів і вважаються архівними. Дані закритих (архівних) періодів не підлягають зміні.

Увага: Документи, Платіжні відомості і Списки на перерахування створені, в архівних періодах і не закриті в них, змінюють свій статус (закриваються) і в поточному обліковому періоді. Однак, при цьому, вся інформація таких документів відбивається в розрахункових листках поточного облікового періоду.

У вікні Керування студентами. Періоди у розділі Періоди обрати місяць для закриття періоду.

У правій частині вікна Керування студентами. Періоди за допомогою встановлення / зняття позначок визначаються наступні дії системи:

  • Передавати проведення в «Головну Книгу» – встановлена позначка дозволяє при закритті періоду одночасно передати проводки в підсистему Головна книга. Крім того, проводки передаються в Головну книгу безпосередньо після закриття облікового періоду з розрахункової відомості архівного періоду. Якщо період Головної книги закритий, то дана оцінка не доступна;
  • Видаляти чернетки документів – встановлена позначка при закритті періоду автоматично видаляє відкриті документи, наявні в обліковому періоді;
  • Не зберігати роз’яснення розрахунку в розрахункових листах – встановлена позначка при закритті періоду автоматично видаляє роз’яснення розрахунків в розрахункових листах, що дозволяє оптимізувати розмір бази даних за обліковий період, що закривається;

Передавати розрахункові листи в систему Економ – при встановлені позначки відкриваються додаткові поля для налаштування передачі розрахункових листів в систему Економ (на даний час не використовується).

Закриття періоду виконується по кнопці Закрити період. Закривається тільки поточний обліковий період.

Після закриття періоду виводяться підсумки за обраним закритим періодом. При установці курсору на закриті періоди замість кнопки Закрити період з'являється кнопка Відкрити період.

Увага: Процедура відкриття періоду виконується тільки в крайньому разі та являє собою вкрай рідкісний випадок зміни даних, що залишилися в архіві. При виявленні помилок в розрахунку за минулі місяці краще користуватися стандартною процедурою сторнування та перерахунку даних, що виконується автоматично при введенні в розрахунковому листі будь-якого студента даних, що належать до попередніх розрахункових місяців. Відкриття періоду і відкликання проводок з Головного журналу неможливе, якщо відповідний період закритий в Головній книзі.