Технологія обліку автотранспорту при невеликій кількості автотранспортних засобів

Технологія роботи на підприємствах з використанням автотранспорту для власних потреб та без використання маршрутів та інших особливостей великих автотранспортних підприємств може бути різною :

  • З передачею даних до заробітної плати
  • Без передачі даних до заробітної плати
  • З використанням відомостей видачі палива
  • З веденням даних по водіям або по автомобілям.

В залежності від обраної технології використовуються ті чи інші модулі.

Для роботи обов’язкове одноразове заповнення даних в довідниках загальних та локальних;

  1. Технологія роботи потребує використання налаштованих довідників:
    1. В системі Загальні довідники:
      1. До обов’язкових включаються: План рахунків, Картка підприємства, Довідник банків, Довідник контрагентів, Види валют, Контактні особи, Види податків, Довідник посад, Довідник професій, Список працівників, Календар. (Див. нотатки: Створення контрагентів у Системі, Створення працівника у системі Загальні довідники, Заповнення довідника Календар, Створення нової посади). При необхідності створюються додаткові довідники
      2. Довідник Структурних одиниць (тільки при централізованому обліку)
      3. Номенклатура й ціни До обов’язкових відносяться: Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів і додати як описовий), Довідник одиниць виміру, Довідник номенклатури, Прайс-листи. (Див. нотатки Створення нової номенклатурної позиції ).
    2. В системі Логістика/Облік запасів в модулі Налаштування на закладці Довідники - Місця зберігання (передбачити автомобілі, МВО - водії) та Об’єкти обліку (склад іпаливо в баках автомобілів) (див. нотатки: Налаштування матеріально-відповідальної особи, місяця зберігання та об’єкту обліку для обліку, Створення об’єктів обліку для обліку запасів).
    3. В системі Облік персоналу / Облік праці й заробітної плати / Параметри в модулі Налаштування - Довідник графіків і режимів роботи, Довідник тарифних ставок. Використовується при передачі даних для обліку заробітної плати водіїв.
    4. В системі Облік автотранспорту в модулі Налаштування на закладках: Довідники заповнити довідники: Паливо, Типи автомобілів, Марки автомобілів, Типи шин, Розміри шин, Акумулятори, Види оплати, Тарифи водіїв (див. нотатки: Налаштування роботи зі складом «Паливо в баках», Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива, Налаштування параметрів для відомостей видачі палива, Налаштування параметрів для подорожніх листів, Облік акумуляторів, Створення картотеки автотранспорту, Створення картотеки водіїв, Створення картотеки шин).

      На закладці Параметри встановити відмітки у параметрах:

При видачі палива по відомості обов’язково повинна стояти відмітка, у іншому випадку видати паливо по відомості не можливо.

Для ведення обліку витрат палива по водіям необхідно встановити відмітку Облік витрат палива по водіям.

Ведення подорожніх листів може здійснюватися: По водію чи По державному номеру автомобіля – необхідно обрати.

  1. Створюються картотеки даних для подальшої роботи:
    1. У модулі Картотека автотранспорту необхідно створити картки автомобілів. Існує 2 варіанти створення на підставі даних основних засобів або без використання картотеки основних засобів. (див нотатки Створення картотеки автотранспорту) Створити картку рекомендуємо на основі інвентарних карток в модулі Картотека основних засобів підсистеми Облік основних засобів.
    2. У модулі Картотека водіїв створити картки на кожного водія (див. нотатку Створення картотеки водіїв).
    3. У модулі Облік пробігу шин створити Картку обліку роботи автомобільної шини на кожну встановлену на автомобіль шину (незалежно чи вона включена у вартість автомобіля чи отримана на заміну як надходження запасних частин) (див. нотатки Створення картотеки шин).
    4. У модулі Облік акумуляторів створити картку обліку акумулятора на кожен встановлений на автомобіль акумулятор (див. нотатки Облік акумуляторів).
    5. Одноразово внести залишки по паливу по машинах або водіях (див. нотатки Налаштування роботи зі складом «Паливо в баках» та Створення подорожнього листа ).

  • Робота проводиться наступним чином:

Технологія обліку обирається залежно від організації документообігу на підприємстві, його облікової політики.

  1. Проводиться облік видачі палива, ПММ - по відомості або без використання. (див. нотатки: Створення відомості видачі палива, Облік видачі палива від контрагента на заправках, Облік видачі мастильних матеріалів).
  2. Створюються Подорожні листи – однозмінні або двозмінні (див. нотатки: Створення подорожнього листа, Внесення даних по температурі при розрахунку витрат палива, Закриття подорожнього листа ).
  3. Списання палива, ПММ (див. нотатки: Списання використаного палива за допомогою відомості, Внесення даних по температурі при розрахунку витрат палива).
  4. Проводиться облік шин (див. нотатки: Створення картотеки шин і Облік руху та списання шин )
  5. Проводиться Облік акумуляторів (див. нотатки: Облік акумуляторів … ).