Технологія обліку автотранспорту на підприємствах з надання транспортних послуг (вантажні перевезення)

Технологія облікового процесу роботи автотранспорту на підприємствах з надання послуг по перевезенню вантажів вантажним транспортом та з використанням маршрутів централізованого постачання має ряд особливостей і може бути різною:

Наявність власної заправної станції
Отримання палива на заправних станціях відповідно до договору по талонах чи паливних картках
Використання коштів виданих під звіт на придбання палива
Наявність підрозділу з ремонту автотранспорту
Проведення ремонту відповідно до договору
З передачею даних про нарахування заробітної плати водіям і ремонтникам або без передачі інформації
З використанням відомості видачі палива
З ведення даних по водіям або по автомобілях

Залежно від обраної технології використовуються ті чи інші модулі.

Для роботи в системі обов’язкове одноразове заповнення в довідниках загальних та локальних.

І. Технологія роботи потребує використання налаштованих довідників:

1. У системі Загальні довідники:

1) До обов’язкових включаються: План рахунків, Картка підприємства, Довідник банків, Довідник контрагентів, Види валют, Контактні особи, Види податків, Довідник посад, Довідник професій, Список працівників, Календар. (див. нотатки Створення контрагентів у Комплексі, Створення працівника в системі Загальні довідники, Заповнення довідника Календар, Створення нової посади). При необхідності створюються додаткові довідники.

2) Довідник Структурниходиниць (тільки при централізованому обліку).

3)Номенклатура й ціни До обов’язкових відносяться: Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів, Картотека водіїв і додати як описовий), Довідник одиниць виміру, Довідник номенклатури (запаси: паливо, паливо-мастильні матеріали, запасні частини, матеріали, МШП тощо; роботи, послуги: транспортні послуги за видами), Прайс-листи (створити асортимент та прайс-лист на послуги). (див. нотатки Створення нової номенклатурної позиції).

2. У системі Логістика:

У модулі Налаштування системи Логістика /Облік запасів на закладці Довідники -Місця зберігання (передбачити автомобілі, МВО - водії) та Об’єкти обліку (склад і «паливо в баках» автомобілів) (див. нотатки: Налаштування довідників Матеріально-відповідальна особа та Місця зберігання, Створення об’єкту обліку для обліку запасів, Налаштування роботи зі складом "Паливо в баках").

3. У системіОблік персоналу

У модулі Налаштування системи Облік персоналу / Облік праці й заробітної плати / Параметри –обрати системи оплати праці, якщо водії та ремонтники на відрядній оплаті праці. Заповнити довідники: Довідник графіків і режимів роботи, Довідник тарифних ставок, Операційно-трудові нормативи (при відрядній оплаті водіїв). Використовується при передачі даних для обліку заробітної плати водіїв.

4. У системі Облік автотранспорту:

У модулі Налаштування

на закладці Параметри встановити відмітки у параметрах:

при видачі палива та паливо-мастильних матеріалів по відомості обов’язково повинна стояти відмітка біля параметрів Видача палива за відомістю та Видача ПММ за відомістю, у іншому випадку видати паливо по відомості не можливо.
встановити відмітку біля параметра Автонумерація подорожніх листів в розрізі журналів.
для ведення обліку витрат палива по водіям необхідно встановити відмітку Облік витрат палива по водіям.
необхідно обрати ведення подорожніх листів: По водію чи По державному номеру автомобіля або По гаражному номеру –.

ІІ. Створити картотеки даних для подальшої роботи:

У модулі Картотека автотранспорту створити картки автомобілів. Існує 2 варіанти створення на підставі даних основних засобів або без використання картотеки основних засобів. (див нотатки Формування картки обліку автотранспорту, Налаштування показників спідометру в автомобілі). Створити картку рекомендуємо на основі інвентарних карток в модулі Картотека основних засобів підсистеми Облік основних засобів.

У модулі Картотека водіїв створити картки на кожного водія (див. нотатку Формування картки водія).

У модулі Облік пробігу шин створити Картку обліку роботи автомобільної шини на кожну встановлену на автомобіль шину (незалежно чи вона включена у вартість автомобіля чи отримана на заміну як надходження запасних частин) (див. нотатки Створення картотеки шин, Особливості формування картки обліку роботи автомобільної шини (в експлуатації)).

У модулі Облік акумуляторів створити картку обліку акумулятора на кожен встановлений на автомобіль акумулятор (див. нотатки Формування та ведення картки обліку акумулятора).

ІІІ. Одноразово внести залишки палива по автотранспорту або водіях (див. нотатки Налаштування роботи зі складом "Паливо в баках", Створення подорожнього листа вантажного автомобіля).

IV. При наявності власної заправної станції визначитись з видачею палива по відомості чи інший варіант. Провести налаштування по пункту меню Сервіс /Налаштування у модулі Облік видачі палива (див. нотатку Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива). Налаштувати журнали для обліку палива і паливно-мастильних матеріалів.

V. Провести налаштування в інших модулях:

У модулі Подорожній лист по пункту меню Сервіс /Налаштування обрати види подорожніх листів, що будуть використовуватись для кожного з видів автотранспорту (див. нотатку Створення подорожнього листа вантажного автомобіля) та провести решту налаштувань при створенні подорожнього листа. Налаштувати журнали для обліку подорожніх листів.

У модулі Довідник відстаней сформувати довідник (див. нотатку Формування довідника відстаней).

У модулі Довідник маршрутів сформувати необхідні маршрути (групи маршрутів) при централізованому завезенні товарів (див. нотатки Налаштування маршрутів централізованої доставки).

VI. Робота в системі Облік автотранспорту проводиться наступним чином:

Технологія обліку обирається залежно від організації документообігу на підприємстві, його облікової політики.

Проводиться облік видачі палива, ПММ - по відомості або без використання. (див. нотатки Створення відомості видачі палива, Облік видачі палива від контрагента на заправках, Облік видачі мастильних матеріалів).
Створюються Подорожні листи – однозмінні або двозмінні (див. нотатки Створення подорожнього листа вантажного автомобіля, Внесення даних по температурі для розрахунку витрат палива, Закриття подорожнього листа).
Списання палива, ПММ (див. нотатки Списання використаного палива за допомогою відомості, Внесення даних по температурі для розрахунку витрат палива).
Проводиться облік шин (див. нотатки Створення картотеки шин, Облік руху та списання шин).
Проводиться облік акумуляторів (див. нотатки Облік руху та списання акумуляторів).
Можливі заміни спідометра (див. нотатку Заміна спідометру на автомобілі).
Можливі заміни водіїв (див. нотатку Облік заміни водіїв на автомобілі).
Облік заявок замовників на перевезення (див. нотатки Заявки на перевезення).
Формування талонів замовника на основі поданих заявок і укладених договорів з формуванням товарно-транспортних накладних (див. нотатки Облік талонів замовника) .
Формування завдань водіям на основі поданих заявок і укладених договорів (див. нотатки Формування завдання водіям).
Формування щоденних нарядів водіям на основі заявок, договорів на централізовану доставку (див. нотатки Формування щоденного наряду).
Облік транспортних послуг на перевезення відповідно до укладеного договору, з формуванням специфікації для надання рахунку замовнику (див. нотатку Створення відомості обліку транспортних послуг).
Формування графіків проведення ТО. (див. нотатку Планування ремонтів і технічного обслуговування).
Формування графіків ремонтів.
Формування ремонтних бригад. (див. нотатку Формування ремонтних бригад).