Технологія обліку автотранспорту на підприємствах з надання транспортних послуг (вантажні перевезення)

Технологія роботи на автотранспортних підприємствах з надання послуг по перевезенню вантажів вантажним транспортом та з використанням маршрутів централізованого постачання має ряд особливостей та може бути різною:

  • При наявності власної заправної станції
  • При отриманні палива на заправних станціях відповідно до договору (по талонах чи паливних картках)
  • Використання коштів виданих під звіт на отримання палива
  • Наявність власної станції з ремонту автомобілів
  • Проведення ремонту відповідно до договору
  • З передачею даних до заробітної плати
  • Без передачі даних до заробітної плати
  • З використанням відомостей видачі палива
  • З веденням даних по водіям або по автомобілям.

Залежно від обраної технології використовуються ті чи інші модулі.

Для роботи обов’язкове одноразове заповнення даних в довідниках загальних та локальних;

  1. Технологія роботи потребує використання налаштованих довідників:
    1. В системі Загальні довідники:
      1. До обов’язкових включаються: План рахунків, Картка підприємства, Довідник банків, Довідник контрагентів, Види валют, Контактні особи, Види податків, Довідник посад, Довідник професій, Список працівників, Календар. (Див. нотатки: Створення контрагентів у Системі, Створення працівника у системі Загальні довідники, Заповнення довідника Календар, Створення нової посади). При необхідності створюються додаткові довідники.
      2. Довідник Структурних одиниць (тільки при централізованому обліку)
      3. Номенклатура й ціни До обов’язкових відносяться: Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів, Картотека водіїв і додати як описовий), Довідник одиниць виміру, Довідник номенклатури (запаси: паливо-мастильні матеріали, запасні частини, матеріали, МШП тощо; роботи-послуги: транспортні послуги за видами), Прайс-листи (створити асортимент та прайс-лист на послуги). (Див. нотатки Створення нової номенклатурної позиції ).
    2. В системі Логістика/Облік запасів в модулі Налаштування на закладці Довідники - Місця зберігання (передбачити автомобілі, МВО - водії) та Об’єкти обліку (склад іпаливо в баках автомобілів) (див. нотатки: Налаштування матеріально-відповідальної особи, місяця зберігання та об’єкту обліку для обліку, Створення об’єктів обліку для обліку запасів).
    3. В системі Облік персоналу / Облік праці й заробітної плати / Параметри в модулі Налаштування - Довідник графіків і режимів роботи, Довідник тарифних ставок, Операційно-трудові нормативи (при відрядній оплаті водіїв). Використовується при передачі даних для обліку заробітної плати водіїв.
    4. В системі Облік автотранспорту в модулі Налаштування на закладках: Довідники заповнити довідники: Паливо, Типи автомобілів, Типи причепів, Марки автомобілів, Моделі автомобілів, Автопідприємства та Колони (при необхідності), Типи шин, Розміри шин, Акумулятори, Графіки роботи, Види оплати, Тарифи водіїв, Послуги, Тарифи на послуги, Вантаж, Типи розкладів, Колір (див.нотатки: Налаштування довідника Паливо, Налаштування довідників автопідприємства, колони, Налаштування довідників графіків роботи, видів оплати та тарифів водіїв, Налаштування довідників: послуги, тарифи на послуги, вантажі, Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів, типів причепів, Налаштування довідників типів і розмірів шин, Налаштування маршрутів централізованої доставки, Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива, Налаштування параметрів для відомостей видачі палива, Налаштування параметрів для подорожних листів, Облік акумуляторів, Створення картотеки автотранспорту, Створення картотеки водіїв, Створення картотеки шин, Налаштування роботи зі складом «Паливо в баках», Налаштування обліку спідометрів в автомобілі).
      • На закладці Параметри встановити відмітки у параметрах:
        • При видачі палива та паливо-мастильних матеріалів по відомості обов’язково повинна стояти відмітка біля параметрів Видача палива за відомістю та Видача ПММ за відомістю, у іншому випадку видати паливо по відомості не можливо.
        • Для автонумерації подорожніх листів в розрізі журналів необхідно встановити відмітку біля цього параметру.
        • Для ведення обліку витрат палива по водіям необхідно встановити відмітку Облік витрат палива по водіям.
        • Ведення подорожніх листів може здійснюватися: По водію чи По державному номеру автомобіля, або По гаражному номеру – необхідно обрати.

          2. Створюються картотеки даних для подальшої роботи:
        • У модулі Картотека автотранспорту необхідно створити картки автомобілів. Існує 2 варіанти створення на підставі даних основних засобів або без використання картотеки основних засобів. (див нотатки Створення картотеки автотранспорту) Створити картку рекомендуємо на основі інвентарних карток в модулі Картотека основних засобів підсистеми Облік основних засобів.
        • У модулі Картотека водіїв створити картки на кожного водія (див. нотатку Створення картотеки водіїв).
        • У модулі Облік пробігу шин створити Картку обліку роботи автомобільної шини на кожну встановлену на автомобіль шину (незалежно чи вона включена у вартість автомобіля чи отримана на заміну як надходження запасних частин) (див. нотатки Створення картотеки шин).
        • У модулі Облік акумуляторів створити картку обліку акумулятора на кожен встановлений на автомобіль акумулятор (див. нотатки Облік акумуляторів).
        • Одноразово внести залишки по паливу по машинах або водіях (див. нотатки Налаштування роботи зі складом «Паливо в баках» та Створення подорожнього листа ).
        • При наявності власної заправної станції визначитись з видачею палива по відомості чи інший варіант. Провести налаштування по пункту меню Сервіс /Налаштування у модулі Облік видачі палива (див. нотатку Налаштування параметрів для відомостей видачі палива). Налаштувати журнали для обліку палива і паливно-мастильних матеріалів.
        • У модулі Подорожній лист по пункту меню Сервіс /Налаштування обрати види подорожніх листів, що будуть використовуватись для кожного з видів автотранспорту (див. нотатку Створення подорожнього листа вантажного автомобіля ) та провести решту налаштувань при створенні подорожнього листа. Налаштувати журнали для обліку подорожніх листів.
        • У модулі Довідник відстаней сформувати довідник (див. нотатку Формування довідника відстаней).
        • У модулі Довідник маршрутів сформувати необхідні маршрути (групи маршрутів) при централізованому завезенні товарів (див. нотатки Налаштування маршрутів централізованої доставки).

3. Робота проводиться наступним чином:

Технологія обліку обирається залежно від організації документообігу на підприємстві, його облікової політики.

  1. Проводиться облік видачі палива, ПММ - по відомості або без використання. (див. нотатки: Створення відомості видачі палива, Облік видачі палива від контрагента на заправках, Облік видачі мастильних матеріалів).
  2. Створюються Подорожні листи – однозмінні або двозмінні (див. нотатки: Створення подорожнього листа, Внесення даних по температурі при розрахунку витрат палива, Закриття подорожнього листа ).
  3. Списання палива, ПММ (див. нотатки: Списання використаного палива за допомогою відомості, Внесення даних по температурі при розрахунку витрат палива).
  4. Проводиться облік шин (див. нотатки: Створення картотеки шин і Облік руху та списання шин )
  5. Проводиться облік акумуляторів (див. нотатки: Облік руху та списання акумуляторів )).
  6. Можливі заміни спідометра (див. нотатку Заміна спідометрів на автомобілі).
  7. Можливі заміни водіїв (див. нотатку Облік заміни водіїв автомобіля).
  8. Облік заявок замовників на перевезення (див. нотатки Заявки на перевезення).
  9. Формування талонів замовника на основі поданих заявок і укладених договорів з формуванням товаро-транспортних накладних (див. нотатки Облік талонів замовника) .
  10. Формування завдань водіям на основі поданих заявок і укладених договорів (див. нотатки Формування завдання водіям)
  11. Формування щоденних нарядів водіям на основі заявок, договорів на централізовану доставку (див. нотатки Формування щоденного наряду).
  12. Облік транспортних послуг на перевезення відповідно до укладеного договору, з формуванням специфікації для надання рахунку замовнику (див. нотатку Облік транспортних послуг ).
  13. Формування графіків проведення ТО.
  14. Формування графіків ремонтів.
  15. Формування ремонтних бригад.