Формування картки обліку автотранспорту
Картка обліку автотранспорту формується в модулі Картотека автотранспорту системи Облік автотранспорту.
Перед формуванням Картки обліку автотранспорту необхідно провести налаштування в системах: Загальні довідники, Логістика, Облік основних засобів, Облік автотранспорту.(див. Технологія налаштування обліку роботи автотранспорту).
Після проведення налаштування перейти до формування Картки обліку автотранспорту в модулі Картотека автотранспорту системи Облік автотранспорту.
Оберіть один із варіантів формування :
- Об’єкт із картотеки основних засобів (ОЗ);
- Об’єкт без врахування в картотеці основних засобів.
Розглянемо особливості їх заповнення виходячи із обраних варіантів
Якщо обрано Об’єкт із картотеки основних засобів обрати картку обліку основних засобів (певний автотранспорт – з інвентарної картки), реквізити закладки Об’єкт ОЗ заповнюються автоматично. Після заповнення перейти на закладку Основні відомості.
Якщо обрати Об’єкт без врахування в картотеці основних засобів почати із заповнення закладки Основні відомості.
Якщо підприємство не використовує систему Облік основних засобів, закладка Об’єкти ОЗ не заповнюється.
Закладка Характеристика в основному заповнюється на основі паспорта та інших документів на автотранспорт.
Після заповнення трьох закладок, картку автотранспорту можна зберегти, так як на інших закладках Картки обліку автотранспорту, в процесі використання автотранспорту, будуть доповнення та зміни.
Інформація на закладці Водії формується на основі модуля Картотека водіїв системи Облік автотранспорту. Перед заміною водія на закладці Водії необхідно прізвище цього водія внести в Картотеку водіїв (див. нотатку Створення Картотеки автотранспорту).
Закладки: Спідометр, Шини та Акумулятори заповнюються при встановленні чи заміні в процесі експлуатації.
При встановленні та заміні спідометра на закладці Спідометр в картці автотранспорту вказати його Заводський номер та показники при Встановленні та Знятті (див. нотатку Налаштування показників спідометру в автомобілі).
Перед формуванням інформації на закладці Акумулятори Картки обліку автотранспорту необхідно сформувати Картку акумулятора та внести в реєстр Облік акумуляторів модуля Облік акумуляторів системи Облік автотранспорту (див. нотатку Створення картотеки акумуляторів). При встановленні та заміні акумулятора на закладці Акумулятор у картці автотранспорту вказати його Ємність, Дату встановлення. Ресурс в км, Ресурс місткість і Дату зняття (при знятті).
На кожну автомобільну шину закладки ШиниКартки обліку автотранспорту перед внесенням сформувати Картку обліку роботи автомобільної шини в модулі Облік пробігу шин (див. нотатку Створення картотеки шин), а також зазначити які шини: робоча чи запасна .
Перед формуванням закладки Норми 1 та Норми 2 Картки обліку автотранспорту провести налаштування на закладці Довідники/Паливо та Довідники/Моделі автомобілів у модулі Налаштування. На закладки Норма 1 та Норма 2 дані нормативи по паливу автоматично заповнюється на основі інформації внесеної на закладці Довідники/Моделі по конкретній моделі автотранспорту.
На закладці Пробіг інформація відображається автоматично за кожен місяць з наростаючим підсумком за квартал, рік на основі закритих подорожніх листів.
Перед формуванням інформації на закладці Ремонти Картки обліку автотранспорту необхідно провести налаштування на закладках Види ремонтів і Ремонтні цикли в модулі Налаштування системи Облік основних засобів. Зазначити періодичність проведення ТО, поточних ремонтів для кожної з марок автомобілів на закладці Довідники/Моделі автомобілів у модулі Налаштування, (див. нотатку Планування ремонтів і технічного обслуговування).
На закладці ТехоглядиКартки обліку автотранспорту фіксується інформація про планові та фактичні терміни проведення техоглядів.