Створення Картотеки автотранспорту
Для ведення обліку автотранспорту виникає необхідність створення картотеки автотранспорту.
Перед створенням Картотеки автотранспорту необхідно провести налаштування у модулі Налаштування системи Облік автотранспорту (див. Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів), . Налаштування довідника паливо, Налаштування довідників типів і розмірів шин, Налаштування довідників автопідприємства, колони).
Створення Картотеки автотранспорту проводиться у системі Облік автотранспорту у модулі Картотека автотранспорту.
Встановити курсор у табличну частину вікна Картотеки автотранспорту і по пункту меню Реєстр / Створити або по клавішіInsert створити Картку автомобіля.
При створенні картки існує два варіанти заповнення:
- Об’єкт без врахування в картотеці ОЗ;
- Об’єкт із картотеки ОЗ.
.
При використанні системи Облік ОЗ рекомендуємо обрати Об’єкт з картотеки ОЗ.
При виборі пункту Об’єкт з картотеки ОЗ з’явиться реєстр карток ОЗ. Обрати транспортний засіб у вікні Вибір картки ОЗ.
Якщо обирати пункт Об’єкт без врахування в картотеці ОЗ з’являється Картка автомобіля.
Картка автомобіля має наступні закладки: Основні відомості, Об’єкт ОЗ, Характеристика, Спідометр, Норми, Ремонти, Водії, Шини, Пробіг, Акумулятори, Техогляди, Причепи, Контрагента, Додатки.
Після вибору картки основного засобу частина полів Картки автотранспорту заповнюється автоматично. Без вибору картки ОЗ картка автотранспорту заповнюються в ручному режимі.
Провести заповнення реквізитів закладки Осн. відомості:
- Поле Держ.№ заповнити вручну;
- Поле Гаражний № заповнити вручну (довільна нумерація);
- Поле Картка № заповнити вручну або автоматично при налаштованій автонумерації;
- Поле Дата – вказати дату формування картки (дата зазначається автоматично, при необхідності її можна змінити);
- Поля Колона, Автопідприємство, Розташування та інші поля заповнити за необхідності по клавіші F3 (обрати з довідника);
- Поле Модель – обрати необхідну модель з довідника;
- Поле Склад видачі палива за замовчуванням – обрати з довідника, при наявності одного складу або коли один зі складів використовується частіше. Поле можна залишити порожнім.
У полі Склад паливо в баках за замовчуванням обрати необхідний склад.
Перейти на закладку Об’єкт ОЗ у вікні Картка автомобіля. При відсутності в обліку системи Облік основних засобів закладка не заповнюється.
При наявності картотеки основних засобів у Комплексі у полі Інвентарний № обрати об’єкт основних засобів (автомобіль) та натиснути клавішу Enter.
Закладка Об’єкт ОЗ заповнюється в автоматичному режимі відповідно до інформації Інвентарної картки.
Закладка Характеристика: заповнити Рік випуску з паспорта автомобіля, Шасі №, Кузов №, Паспорт №, Двигун №, VIN № - вручну, Колір кузова обрати по клавіші F3.
На закладці Спідометр вказати показники спідометру.
Для заповнення показників спідометра встановити курсор у табличне поле та по пункту меню Документ/ Створити або по клавіші Insert і провести заповнення реквізитів вікна Заміна спідометра: У полі Дата заміни, використовуючи календар, встановити дату. Заповнити поля: Заводський номер, Показники: Встановлення та (при заміні) Заміна. Натиснути кнопку ОК.
Перед заповненням закладки Норми 1 і Норми 2 (використання палива за нормами) необхідно провести налаштування в модулі Налаштування системи Облік автотранспорту на закладці Довідники/ Моделі автомобілів (див. нотатку Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів).
Автоматично формуються норми за видом палива 1 на закладці Норми 1, якщо на автомобілі передбачено використовувати ще інший вид палива, то передбачити норми на закладці Норми 2.
На закладці Ремонти встановити курсор у табличну частину і по пункту меню Реєстр / Створити або по клавішіInsertвідкрити вікно Ремонти
У полі Найменування вікна Ремонти обрати вид ремонту. Для кожного виду ремонту можна задати планові дати. Також можна внести дані по фактичних ремонтах автомобіля.
У полі Водій по клавіші F3 обрати прізвище водія та натиснути клавішу Enter.
Зазначити планові дати Дата початку та Закінчення ремонту, та Дати фактичного проведення ремонту. Дату виставити використовуючи календар.
У полі Контрагенти по клавіші F3 обрати підприємство, яке проводить ремонт (підрядник) з Довідника контрагентів і натиснути кнопку ОК . Для фактичних даних можна зазначити Суму вартості ремонту. Зазначити Початковий пробіг (на початок ремонту). Після заповнення реквізитів у вікні Ремонти натиснути кнопку ОК.
На закладці Водії встановити курсор у табличну частину і по пункту меню Реєстр / Створити або по клавішіInsertобрати необхідного водія із Списку водіїв та натиснути клавішу Enter. Аналогічно обрати інших водіїв, якщо за автомобілем закріплені декілька водіїв.
Прізвище водія внесено до Картки автомобіля
Провести заповнення решти закладок, внести необхідну інформацію про Шини (дозволяє контролювати використання кожної покришки), Пробіг автомобіля (проводиться заповнення пробігу автомобіля за кожен період та визначається загальний пробіг), Акумулятори (дозволяє реєструвати дату встановлення, ресурс в км, дату зняття, заміни), Техогляди, тощо.
Перед заповненням закладки Акумулятори необхідно провести налаштування в модулі Налаштування системи Облік автотранспорту на закладці Довідники/ Акумулятори (див. нотатку Створення картотеки акумуляторів).
У Картку автомобіля на закладці Акумулятори внесено акумулятор. На основі подорожних листів, автоматично фіксується терміни використання акумулятора.
На закладці Техогляди проводиться планування техоглядів за кількістю та датою проведення. Встановити курсор у табличному частину та по пункту меню Реєстр / Створити або по клавішіInsertстворити запис. Заповнити Рік, № ТО в періоді, Дата планування та Дата фактична та натиснути кнопку ОК.
Після заповнення всіх закладок закрити Картку автомобіля .
Таким чином створюється Картотека автотранспорту, що дає можливість контролювати використання автотранспорту та є основною для заповнення Подорожнього листа, Відомості на видачу пального тощо.