Створення груп/підгруп контрагентів

Створення групи/підгрупи контрагентів здійснюється у модулі Загальні довідники/Довідник контрагентів.

У закладах освіти велика кількість контрагентів-замовників платних послуг за кошти фізичних та юридичних осіб, наприклад:

  • у сфері освітньої діяльності:
    • навчання:
      • вітчизняних здобувачів освіти (студенти, курсанти, аспіранти, асистенти-стажисти, докторанти) для підготовки фахівців понад державне (регіональне) замовлення;
      • іноземних здобувачів освіти (студенти, курсанти, аспіранти, асистенти-стажисти, докторанти, які перебувають в Україні на законних підставах, з числа іноземців та осіб без громадянства, які постійно проживають в Україні; осіб, яким надано статус біженця в Україні; осіб, які потребують додаткового або тимчасового захисту; осіб, яким надано статус закордонного українця);
      • вітчизняних студентів, курсантів для здобуття другої вищої освіти;
    • стажування іноземців та осіб без громадянства, які перебувають в Україні на законних підставах;
    • підвищення кваліфікації, перепідготовки, іншого навчання фахівців для здобуття післядипломної освіти понад державне (регіональне) замовлення;
    • проведення слухачам спеціальних курсів, семінарів, тренінгів, стажування, підвищення професійної компетентності;
    • підготовки вступників (абітурієнтів) до вступу до закладів освіти та до зовнішнього незалежного оцінювання;
  • у сфері житлово-комунальних послуг (проживання у студентських гуртожитках):
    • здобувачів освіти (студенти, аспіранти), які навчаються у закладі освіти;
    • іногородніх та іноземних абітурієнтів, які прибули для складання вступних іспитів;
    • іноземних громадян, які навчаються або стажуються за денною формою навчання;
    • слухачів підготовчого відділення та/або слухачі курсів (при наявності вільних ліжко-місць у гуртожитку);
    • співробітники, докторанти закладів освіти та члени їх сімей (при наявності вільних ліжко-місць у гуртожитку);
    • родичів, які приїхали відвідати студентів (за умови наявності вільного ліжко-місця);
    • сторонніх осіб (при наявності вільних ліжко-місць у гуртожитку).

Замовники платних послуг можуть отримувати одночасно різні платні послуги і заключати різні договори як у часі так і за вартістю та її розрахунком.

У зв’язку з чим для комфортної роботи на початку експлуатації Комплексу в Довіднику контрагентів необхідно задати перелік та ієрархію груп/підгруп замовників платних послуг закладів освіти.

Детальний порядок формування довідника контрагентів розглянуто у користувацькій нотатці Створення контрагентів у системі.

У нашому випадку для зручності у роботі створені наступні групи/підгрупи:

Група Студенти:

Група Гуртожитки:

Створення групи/підгрупи здійснюється одноразово, а контрагенти створюються по необхідності у відповідній групі/підгрупі.

Створення контрагентів у Комплексі може проводитись в процесі роботи з документами (наказами) або безпосередньо в довіднику контрагентів.

Примітка: При необхідності, в процесі роботи можна проводити зміни груп/підгруп та контрагентів в них.

На підставі наказу про зарахування здобувачів освіти або переводі із іншого закладу освіти на навчання у Довіднику контрагентів у групі, наприклад Студенти створюються контрагенти-замовники за реєстраційним номером облікової картки платника податків (РНОКПП).

Детальний порядок формування наказів розглянуто в користувацькій Формування наказів по контингенту здобувачів освіти.

Примітка: РНОКПП здобувачів освіти вноситься у картку контрагента тільки один раз.

При отриманні контрагентами-замовниками декілька платних послуг, наприклад навчання на контракті та проживання у гуртожитку, є декілька варіантів - наприклад, створюються 2 різні картки контрагента у різних групах/підгрупах або використовується одна картка контрагента. Варіант створення обговорюється в процесі впровадження виходячи з потреб освітнього закладу.

Розглядаємо варіант 2 різних карток.

На підставі наказу про поселення у гуртожиток у Довіднику контрагентів у групі, наприклад Гуртожитки створюються контрагенти-замовники студентських гуртожитків. При створенні другої та наступної картки контрагента необхідно позначкою відмітити поле Без ІПН/ЄДРПОУ.