+Облік грошових документів в касі

Грошові документи — це поштові марки, сплачені проїзні документи, сплачені путівки до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку, кошти, що містяться в акредитивах, у чекових книжках та в інших грошових документах, тощо.

Надходження грошових документів на підприємство/в установу оформлюють прибутковим касовим ордером (типова форма № КО-1), видання у використання — видатковим касовим ордером (типова форма № КО-2). Ці касові ордери реєструють у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (типова форма № КО-3а), який заводять окремо для обліку кожного виду грошових документів.

В комплексі облік грошових документів ведеться в системі Керування фінансовими розрахунками/Облік грошових коштів/Каса. Для зручності ведення обліку операцій з грошовими документами спочатку необхідно створити Об'єкт обліку і Журнали для реєстрації відповідних касових документів в системі і відокремлення їх від касових документів по операціях з готівкою.

Створення об'єкту обліку і журналів проводиться в підсистемі Облік грошових коштів в модулі Налаштування.

На закладці Об'єкти обліку по пункту меню Реєстр/Створити у відповідному вікні створити об'єкт Грошові документи в касі.

На закладці Довідники в розділі Журналипо пункту меню Реєстр\Створити в журнали документів Прибутковий ордер і Видатковий ордер додати журнали Грошові документи в касі. Якщо є потреба, то доцільно створити окремо журнали для обліку операцій з грошових документами за видами валют.

Для створення касових ордерів перейти в модуль Касові ордери.

В журналі документів в полі Журнал обрати Грошові документи в касі в національній валюті і праворуч в полі Тип документу обрати прибутковий або видатковий ордер. За прикладом обрано Прибутковий ордер.

По пункту меню Реєстр/Створити перейти до створення касового ордеру.

За прикладом, для відображення в обліку операції надходження поштових марок, заповнює поля у вікні документу Прибутковий ордер. В полі Додаток можна зазначити документ, за яким було отримано грошові документи від постачальника.

Після збереження даних і закриття вікна документа в журналі документів касовий ордер буде відображений зі статусом Чернетка. Після додавання ордера до Касової книги, статус документу зміниться на Сплачено.

Далі перейти в модуль Касові книги.

Внутрі модуля в полі Рахунок обрати Грошові документи в касі (об'єкт обліку). В полі праворуч Підсумки у валюті буде автоматично зазначена валюта, яка відповідає обраному об'єкту обліку.

По пункту меню Реєстр/Створити перейти до створення касового дня.

У вікні Операція зазначити потрібну Дату. Вхідний залишок буде відображений автоматично. Номер аркушу проставити вручну. Натиснути кнопку ОК.

В реєстрі документів буде відображено створений касовий день.

Подвійним кліком лівої кнопки миші зайти в касовий день для створення операції. По пункту меню Реєстр/Створити в переліку праворуч обрати потрібну операцію, за прикладом Надходження.

У вікні документу операції в полі № за стрілкою відкриється вікно Вибір документу, де обрати потрібний касовий ордер і натиснути ОК. Якщо попередньо створений ордер відсутній у вікні вибору, то його можна створити безпосередньо там по пункту меню Реєстр/Створити і далі додати до касової книги.

Поля касової книги заповнюються автоматично на підставі даних касового ордеру. В табличну частину документи не додаються, оскільки в даному випадку операція не передбачає відображення розрахунків за товари, роботи, послуги.

Далі зробити рознесення операції по стаття , сформувати бухгалтерські проводки і провести операцію в Головну книгу .

Після збереження даних і закриття вікна операції така операція буде відображена в реєстрі документів чорним жирним шрифтом.

В модулі Касові ордери, після додавання касового ордеру до касової книги, касовий ордер буде відображений чорним кольором зі статусом Сплачено. Такий документ не доступний для редагування або видалення. Для внесення змін або видалення документу з модулю Касові ордери необхідно відкликати операцію з Головної книги та видалити документ з Касової книги.

Створення Видаткового касового ордеру на видачу грошових документів проводиться аналогічно вищезазначеному порядку.