Створення рахунку до одержання у валюті

За умови проведення іноземним покупцем попередньої оплати, першим етапом роботи в системі є створення рахунку до оплати у системі Логістика/Облік збуту.

Для початку, з метою зручності у роботі, можна провести наступні налаштування в системі Логістика/Облік збуту в модулі Налаштування. На закладці Довідники/Журнали можна створити журнали в розрізі будь-якого документа для групування документів за певною ознакою, наприклад за валютою рахунків, тощо.

Обрати вид документу, за яким потрібно зробити окремий журнал, наприклад Рахунок до отримання. По пункту меню Реєстр/Створити зазначити Код, Найменування нового журналу. Всі інші поля і параметри зазначати при необхідності. Вид документу проставляється автоматично Стандартний, але при необхідності його можна змінити. Натиснути кнопку ОК.

Аналогічно можна створити журнали за іншими документами. Отримуємо наступний перелік журналів по документах Рахунок до отримання, Видаткова накладна, Акт виконаних робіт (видатковий).

На закладці Нумерація є можливість задати Автонумерацію та інші відповідні параметри за кожним типом документу.

На закладці Параметри є можливість задати різні параметри, наприклад Податкову модель, яка буде автоматично зазначатись в документах зі збуту.

Закрити вікно Налаштування і перейти в модуль Рахунки до одержання.

У вікні Рахунки до одержання у полі Журнал обрати необхідний, за прикладом Рахунки до одержання в валюті.

В даному журналі будуть накопичуватись рахунки, що формуються у валюті.

По пункту меню Реєстр/Створити відкривається вікно Рахунок до одержання. Рахунок має закладки: Реквізити, Специфікація, Розрахунки, Поля користувача, Вкладення. Деякі поля заповнюються автоматично. При виборі документу підстави поля заповнюються з такого документу.

Якщо не обрано документ –підставу, то деякі незаповнені поля можуть бути підсвічені кольором, вони є обов’язковими для заповнення.

Заповнюємо поля закладки Реквізити.

Поля заповнюються наступним чином:

поле Рахунок № заповнюється автоматично за умови налаштування автонумерації;
поле від (дата створення рахунку) заповнюється автоматично поточною датою, яку можна змінити;
поле Журнал заповнюється автоматично;
поля Постачальник і Адреса заповнюються автоматично;
поля Склад і Прайс-лист заповнюються при необхідності;
Розрахунковий рахунок і Банк постачальника зазначаються автоматично, але дані можна змінити на номер рахунку в банку для зарахування валюти;
поле Центр відповідальності заповнюється при необхідності (якщо ведеться облік в розрізі центрів відповідальності);
Покупець обирається з Довідника контрагентів або при виборі документу підстави (наприклад, договору) заповнюється с такого документу;
поля Сальдо розрахунків і Сальдо за договором заповнюються автоматично;
поля Адреса, Контактна особа, Розрахунковий рахунок і Банк покупця заповнюються автоматично після вибору покупця;
поле Вантажоодержувач заповнюється з Довідника контрагентів;
поля Адреса і Контактна особа заповнюються автоматично після вибору Вантажоодержувача;
поле Умови розрахунків зазначається автоматично при умові певного налаштування, але умову розрахунку можна змінити вибравши потрібне зі списку;
Підстава, автоматично проставляється Відсутня. Потрібний документ-підстава обирається зі списку і далі обирається вже № документу-підстави. При виборі такого документу частина полів рахунку заповнюється автоматично;
Оплата зазначається автоматично відповідно до налаштувань, але при необхідності можна зміни;
Термін оплати кількість днів проставляємо вручну, а дата кінцевого терміну оплати розраховується автоматично;
в полі Валюта і Курс автоматично зазначається гривня або валюта документу-підстави. Потрібну валюту обрати у вікні Вибір валюти і котирування. Натиснути кнопку ОК. В наступному вікні Курс валюти зазначається діючий курс на дату створення документа.

Натиснути кнопку ОК.

в полі Разом до сплати сума проставляється автоматично після заповнення закладки Специфікація, яка може бути заповнена на основі документу - підстави;
сума Знижки і її % зазначаються за необхідності;
сума Авансу зазначається вручну при необхідності, а його % розраховується автоматично;
поле Коментар заповнюється за необхідності.

Якщо специфікація не заповнена на основі документу-підстави потрібно заповнити закладку Специфікація.

На закладці Специфікація по меню Правка обрати пункт Викликати довідник (для обрання ТМЦ) або пункт Викликати довідник послуг (для робіт і послуг). У прикладі обираємо Викликати довідник.

Відкривається вікно Вибір номенклатурних позицій, де обрати необхідну номенклатуру.

Після вибору позиції заповнити необхідні поля, зокрема Кількість і Ціна (в валюті). Сума в валюті і гривнях розраховується автоматично. Налаштування полів для заповнення проводиться в період впровадження та може відрізнятися від зазначеного на малюнку. Натиснути кнопку ОК.

Повернутись до вибору наступних номенклатурних позицій. Заповнення проводиться аналогічно. Після вибору всіх необхідних номенклатур на закладці Специфікація з’являються дані про вибрані номенклатури.

Після цього на закладці Реквізити з’явиться сума в полі Разом до сплати.

Закладка Реквізити

Закладка Розрахунки заповнюється автоматично після створення документів оплати і реалізації товарів, робіт, послуг.

Закладка Поля користувача використовується для відображення додаткової інформації по рахунку та налаштовується в період впровадження.

На закладці Вкладення по пункту меню Документ/Створити є можливість додавання документів будь-якого формату (сканкопії, фото, текстові файли тощо). Див. окрему нотатку.

Зберегти і закрити рахунок. Сформований документ буде відображений в реєстрі Рахунків до одержання.