Облік розрахунків по договорах

Модуль Облік розрахунків по договорах є простим реєстром, в якому представлені виконувані договори, згруповані по видах діяльності.

Необхідний вид діяльності вибирається в полі довідника Вид діяльності. У реєстрі виконуваних договорів не показуються договори із статусом Чернетка, тільки зі статусом Затверджений. При необхідності усередині видів діяльності договори розподіляються по журналах. Вибір журналу проводиться в полі Журнал.

Робота з модулем Облік розрахунків по договорах можлива через тонкий та веб-клієнт.

При роботі з модулем через тонкий або веб-клієнт, користувачу доступні функції: створення, перегляду, редагування, пошуку, фільтрування та сортування даних.

Реєстр виконуваних договорів може мати різний спосіб представлення, що обирається по пункту меню Вид / Вид реєстру (комбінація клавіш Alt + 0 – для тонкого клієнта):

• Реєстр виконуваних договорів ( також комбінація клавіш Alt + 1 – для тонкого клієнта) – класичне подання реєстру виконуваних договорів зі статусом;
• Реєстр виконуваних договорів (по номенклатурі) або комбінація клавіш Alt + 2 (для тонкого клієнта) – додатково відображається Артикул і Найменування номенклатури по договору.
• Оборотна відомість за договорами – відображаються вхідні сальдо, дебіторська та кредиторська заборгованість, прибуток та витрати за договором і вихідне сальдо.

Модуль Облік розрахунків по договорах відображає оперативну інформацію про стан договору – поточний статус, суми виконаних операцій за договором і загальне сальдо, центр відповідальності. Виведення детальної інформації по виконанню договору виконується по клавіші Enter (по пункту меню Реєстр / Відкрити, подвійним натисканням лівої клавіші миші по запису в реєстрі чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

За виконуваним договором в Комплексі:

• формуються Рахунки до оплати/отриманню по операціях договору. При груповому створенні рахунків, в рахунки на вкладку Специфікація підтягується специфікація з пов’язаної операції Відвантаження;
• формуються Замовлення і Замовлення на відпуск готової продукції по товарних операціях договору;
• формуються чернетки платіжних документів на підставі операцій договору;
• контролюються зобов’язання, як контрагента, так і власного підприємства по термінах виконання;
• проводитися розрахунок штрафних санкцій;
• зводиться сальдо розрахунків за договором на підставі первинних документів оперативного обліку.

У Реєстрі виконуваних договорів по пункту меню Реєстр / Сформувати рахунки (комбінація клавіш Ctrl + F) викликається вікно формування документів, де вказується період за який необхідно сформувати рахунки та за якими операціями Надходження і/або Витратам (відповідно ставляться відмітки).

Для періодичних операцій з типом «надходження» по пункту меню комбінації клавіш Сtrl + Т можна формувати рахунки, накладні, акти груповим способом з реєстру договорів.

У Реєстрі виконуваних договорів по пункту меню Реєстр / Сформувати товарні документи (комбінація клавіш Ctrl + Т) викликається вікно Формування товарних документів. Вказується Період, Тип формованих документів на і Тип операції.

При формуванні операції, за допомогою пункту меню Реєстр / Сформувати товарні документи по специфікації (комбінація клавіш Shift + Ctrl + Т) при інших параметрах, можна вибрати номенклатуру, і далі, якщо така номенклатура є в специфікації відміченого договору, то по ньому створюється накладна з однією позицією. Обирається тип формованого документу та на яку дату формується, у полі Тип договору по клавіші F3 чи шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () обирається тип договору. При необхідності ставляться відмітки Один документ на всі рядки специфікації і/або Формувати лише по пені.

У Реєстрі виконуваних договорів по пункту меню Реєстр / Сформувати рахунки за штрафними санкціями (комбінація клавіш Shift + Ctrl + Y) викликається вікно формування рахунків за період, вказується напрям Надходження або Витрата, відмітка На дату оплати рахунку дозволяє задати дату коли повинно бути виконані санкцій, а також вводиться дата нарахування.

Формування документів по комбінації клавіш Ctrl + F, Ctrl + T і Ctrl + Shift + T відбувається по документу, на якому стоїть курсор, якщо не відмічений жоден договір. Алгоритм формування:

• формуються тільки документи одного вказаного типу (витратна накладна, рахунок-накладна на продаж, акт виконаних робіт);
• договори відбираються таким чином: якщо існують договори, відмічені клавішею Пробіл, здійснюється відбір тільки відмічених договорів. Інакше - відбираються усі договори, при цьому відбираються договори із статусом Затверджений, інтервал виконання яких перетинається з інтервалом запиту;
• у вибраних договорах вибираються операції по наступному алгоритму: вибираються операції типів, що відповідають вибраним в запиті, у яких проставлена в налаштуванні можливість формування вибраного типу документу, операції не повинні мати статусу Чернетка і мати тип Витратний (оскільки формуються витратні документи). При цьому вибираються тільки операції з типом терміну виконання На конкретний проміжок дат або Періодичні. Для кожної операції створюються документи по кількості відібраних періодів виконання періодичної операції, де датою документу буде дата початку кожного періоду.

Вікно Виконання договору відкривається по клавіші Enter (по пункту меню Реєстр / Відкрити, подвійним натисканням лівої клавіші миші по запису в реєстрі чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) по договору і включає вкладки: Розрахунки, Операції, Рахунки, Замовлення, Накладні / Акти, Поля користувача, Історія.

На вкладці Розрахунки в оперативному режимі проглядаються поточні розрахунки за договором. Тут відображаються первинні документи, сформовані за договором в підсистемах Облік закупок, Облік збуту, Облік робіт і послуг, Облік грошових коштів і Розрахунки з дебіторами і кредиторами, виводиться поточна дебіторська і кредиторська заборгованість за договором. Відображається інформація про початкові залишки по операціях договору.

На вкладці Операції відображаються поточні операції за договором і ступінь їх виконання в сумовому і кількісному вираженні. У колонці План відбивається запланована сума операції, в колонці Факт – сума фактично зареєстрованих по цій операції товарних і платіжних документів. Закриті операції відображаються сірим кольором.

На рядку з вибраною операцією виконується створення документу (Рахунок, Накладну, Замовлення, Замовлення на готову продукцію, Акт або Чернетку платіжного доручення). Види доступних документів залежать від налаштування цього виду операції. При формуванні Чернеток Платіжних доручень видається запит на вибір журналу платіжних документів.

По пункту меню Операція / Проводки (чи комбінація клавіш Alt + Е чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) формуються проводки. По пункту меню Операція / Провести документ (чи комбінація клавіш Alt + P чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) здійснюється проведення документу в Головну книгу.

По пункту меню Операція / Відкликати документ (чи комбінація клавіш Alt + R чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) здійснюється Відкликання документу з Головної книги. Ці функції доступні тільки для операцій із статусом «Затверджена».

Відкриття списку сформованих по операції документів, виконується в пункті меню Реєстр / Розрахунки детально / Список документів і у вікні, що відкрилося, вибирається тип документів : Рух, Рахунки, Замовлення.

Вибравши пункт Реєстр / Розрахунки детальне / Фактичне виконання операції, у вікні Кількісний облік виконується перегляд специфікації операції і міра її виконання План і Факт.

Для договорів на переробку сировини по пункту меню Реєстр / Розрахунки детально / Повернення давальницької сировини виконується перегляд картки обліку розрахунків по давальницькій сировині.

По пункту меню Правка / Документообіг (комбінація клавіш Alt + Z або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) відкривається вікно перегляду ланцюжка документообігу.

По операціях типу Штрафні санкції видима історія виставляння штрафів – це список документів, зареєстрованих на підставі цієї операції (рахунків, платіжних доручень). Для цього використовується пункт меню Реєстр / Розрахунки детально / Історія виставляння штрафів. По кожному документу при необхідності викликається вікно Роз’яснення нарахованого штрафу. У цьому вікні наводяться результати розрахунків штрафних санкцій: дата нарахування, кількість днів прострочення, розмір штрафу і пені, сума до оплати.

На вкладці Рахунки виконується перегляд сформованих рахунків і рахунків-накладних по операціях договору і контролюється їх виконання – відвантаження/постачання і оплата.

На вкладці Замовлення виконується перегляд сформованих замовлень по операціях договору і контроль їх виконання – відвантаження/постачання.

На вкладці Накладні / Акти відображається список сформованих, за цим договором, накладних / актів. На цій вкладці відображається дата, номер, зовнішній номер, тип, сума, сплачено, відпущено і кінцеве сальдо.

На вкладці Поля користувача відображаються поля, які були додані при впроваджені/налаштуванні .

На вкладці Історія відображаються записи історії по договору.

У вікні Виконання договору, виконується перегляд картки договору через пункт меню Реєстр / Картка договору (комбінація клавіш Ctrl + D). У картці виконуваного договору по операціях договору з порожньої специфікації можна сформувати Рахунок до оплати / Рахунок до отримання.

Налаштування параметрів розрахунків виконується по пункту меню Сервіс / Налаштування. Дозвіл на формування документів по невживаним позиціям встановлюється відповідною відміткою. У полі День місяця щомісячної оплати задається день місяця. Можна задати способи Сортування на вкладці Розрахунки: без сортування, по даті документа або по операції + даті документа.

При виборі договору в якості підстави первинного документу, що формується, відкривається вікно Довідник виконуваних договорів, в якому договори згруповані по видах діяльності. За кожним договором наводяться терміни дії, зовнішній номер і коментар. По конкретній операції договору показуються терміни виконання, вид руху, а також суми до оплати і відвантаження.

У картці виконуваного договору, на вкладці Операції, по клавіші Ins (пункту меню Реєстр / Створити або за допомогою іконки на панелі інструментів –) можна формувати Накладна і Акт.

У реєстрі виконуваних договорів, за відміченими договорами, які були помилково додані глобальним додаванням (комбінація клавіш Сtrl + Shift + S), реалізована можливість глобального видалення (комбінація клавіш Ctrl + Shift + X) і коригування (комбінація клавіш Ctrl + X) записів специфікації.

Формування звітів модуля Облік розрахунків по договорам здійснюється по пункту меню Звіт / Формування звіту (комбінація клавіш Alt + F9). По пункту меню Реєстр / Налаштування меню звітів (комбінація клавіш Shift + F4) обираються потрібні шаблони звітів.