Загальна характеристика системи

Система Документообіг та управління процесами призначена для створення і налаштування шаблонів документів (шаблонів карток документів), а також для створення шаблонів маршрутів документів, побудови бізнес процесів.

Система Документообіг та управління процесами включає модулі:

Склад системи Документообіг та управління процесами

Робота в системі дає можливість:

  • Організації робочих процесів реєстрації документів, узгодження, затвердження:
    • Постановка завдань співробітникам;
    • Контроль термінів виконання завдань;
    • Збір даних від співробітників;
    • Паралельна і послідовна робота з документами;
    • Передача документів від співробітника до співробітника;
    • Зберігання історії передачі документа від співробітника до співробітника;
    • Звіти.
  • Пошуку необхідних документів:

Система Документообіг дозволяє шукати документи по множині різних атрибутів, таких як номер документа, код виробу, дата документа, автор, за змістом документа, за назвою документа, хто погоджував, по підписанту, по реєстратору, ініціатору, тощо.

  • Обмеження доступу співробітників.

    Кожен співробітник має певний доступ до різних видів, підвидів документів. Так само налаштовуються доступи на створення, перегляд, узгодження, затвердження, реєстрацію, архівів.
  • Зберігання документів в електронному вигляді.
    • В електронному архіві вся інформація зберігається автоматично, індексується, групується для подальшого пошуку необхідної інформації;
  • Контролю виконання завдань співробітниками:

Для контролю своєчасного виконання документів співробітникам відправляються повідомлення по електронній пошті. Кожне завдання має встановлений термін виконання, по закінченню якого співробітник отримує нагадування про прострочені задачі. Керівники отримують нагадування про прострочені завдання, не виконання, узгодження, затвердження документів.

  • Створення Бізнес-процесу дозволяє централізовано керувати маршрутами проходження документів.

Рядові співробітники не можуть самостійно вирішувати, куди передати документ. Комплекс сам, відповідно до стандартних правил, передає документ від співробітника до співробітника. Є можливість права вибору декількох маршрутів проходження документів.