Шаблони документів

Модуль призначений для налаштування/створення шаблонів типових документів, що використовуються на підприємстві, полів реєстраційної картки документа, виду реєстраційної картки документа, специфікації та процесу.

Вікно модуля містить комбінований реєстр, в лівій частині – реєстр шаблонів документів, в правій здійснюється налаштування шаблонів документів з закладками: Поля, Налаштування виду, Специфікація та Процес. Якщо шаблон документу містить створені документи на його основі, шаблон не можливо відредагувати.

В полі Розділи шаблонів можна зі списку вибрати необхідний системний розділ: Внутрішні документи, Вхідні документи, Звернення громадян, Вихідні та Системні документи.

Розділи шаблонів – це каталоги, в яких будуть зберігатися документи. Перелік розділів можна доповнювати/редагувати (по клавіші F4), можливо самостійно створити розділ з типом Користувацький по клавіші Insert у вікні Типи шаблонів.

Вікно модуля містить перелік типових шаблонів документів для кожного Розділу (в лівій частині вікна), який за потреби можна змінювати/доповнювати.

За потреби Шаблони документів також можна створити по клавіші Insert. Вказується Кодтипу, Найменування та Тип.

Модуль Шаблони документів. Типи шаблонів. Створення типу шаблону

По зовнішньому вигляду Користувацькі шаблони документів відрізняються від системних написанням шрифту, шрифт користувацьких шаблонів тонкий, на відміну від системних шаблонів виділених жирним шрифтом.

Шаблон документу створюється в лівій частині вікна по пункту меню Реєстр/Створити або клавішею Ins і у вікні Шаблон документа заповнюються поля:

Модуль Шаблони документів. Створення шаблону документа

  • Код шаблону;
  • Найменування;
  • Статус – обирається або створюється по клавіші F3 в інтерактивному режимі. У вікні Статуси відображаються статуси для шаблону документу. Системні статуси мають жирний шрифт, користувацькі - звичайний. Статус Процес – системний і містить системні статуси Чернетка, На опрацюванні, На погодженні, Погоджено, На доопрацюванні, На затвердженні, Затверджено, Не затверджено.

Модуль Шаблони документів. Створення шаблону документу. Довідник Статуси

Статуси створюються у вікні Статуси по клавіші Ins або по пункту меню Реєстр/Створити.

Створення статусу в статусі Процес

  • Коментар;
  • Тип – за замовчуванням Користувацький;
  • Закладки – відмічаються необхідні закладки (), що відображаються при створенні документу в модулі Документи.

В правій частині вікна Налаштування шаблону документа знаходяться вкладки Поля, Налаштування виду, Специфікація та Процес.

Вкладка Поля дозволяє додати в шаблон необхідні поля (по клавіші F3) з системного довідника ідентифікаторів та найменувань полів. При необхідності у вікні Поля по клавіші Insert створюються власні поля. Також, для зручності, при роботі з документом можна отримувати Вкладення, Обговорення, Опис, Документи, Процес документа. Для цього треба проставити відповідні позначки у нижній частині вікна з назвою Вкладки.

Модуль Шаблони документів. Вкладка Поля. Створення полів

Увімкнення полів, що будуть використовуватися в документі, виконується по пункту меню Правка/Змінити шаблон (комбінація клавіш Ctrl+Alt+F4). Відміна внесених змін виконується по пункту меню Правка/Відмінити зміни (комбінація клавіш Shift+Ctrl+F4).Після редагування полів шаблону необхідно зберегти внесені зміни по пункту меню Правка/Зберегти або по клавіші F2.

Вкладка Налаштування виду дає можливість налаштувати зовнішній вигляд шаблону документу. Для кожного обраного поля документа налаштовуються: місцезнаходження поля в документі, колір поля, шрифт та його колір, висота і ширина поля, розмір шрифту та ін.

Модуль Шаблони документів. Вкладка Налаштування виду

Вкладка Специфікація дозволяє переглядати реєстр полів документа з їх характеристиками, такими як Ідентифікатор поля, Найменування, Клас, Довжина/Місце точки, Довідник, Тип довідника, Код довідника. Доступні всі опції роботи з реєстрами (сортування, застосування фільтру, пошук).

Викликати довідник полів, що будуть використовуватися у специфікації, виконується по пункту меню Правка/Викликати довідник (клавіша F3). Після редагування полів шаблону необхідно натиснути кнопку ОК.

Модуль Шаблони документів. Вкладка Специфікація

Докладніше про роботу з реєстрами, фільтрами, використання логічних умов фільтру див. Реєстри.

Вкладка Процес містить реєстр створених шаблонів маршрутів для кожного системного і користувальницького типу документа. Рядові співробітники не можуть самостійно вирішувати, куди передати документ.

На вкладці Процес реалізована можливість створення бізнес-процесів в BPMN.

BPMN – система умовних позначень для моделювання бізнес процесів. Метою BPMN є підтримка моделювання та управління бізнес-процесами. Система дозволяє створити модель та нотацію бізнес процесу у вигляді блок-схеми, зрозумілої для всіх користувачів. Найбільш поширені умовні позначення при створенні блок-схеми (перелік основних графічних елементів моделювання бізнес-процесу) наведені в пункті Перелік основних графічних елементів моделювання бізнес-процесу відповідно до нотації BPMN

Створення нового маршруту відбувається за допомогою клавіші Insert (або по пункту меню Реєстр / Створити). Редагування наявного маршруту здійснюється по клавіші F4.

При створенні нового маршруту відкривається вікно Процес, де поля Код і Найменування є обов'язковими для заповнення, поле Опис заповнюється за потреби. При натисканні кнопки ОК створюється новий запис в реєстрі.

Модуль Шаблони документів. Вкладка Процес

При натисканні на процесі клавіші Enter відкривається вікно Редактор схем процесів для графічного створення шаблонів маршрутів документів – у вигляді блок-схеми.

По клавіші F5 можна копіювати маршрути з вже наявних. По клавіші F8 непотрібний маршрут можна видалити.

Якщо в шаблоні створений лише один шаблон маршруту, то даний документ автоматом відправляється по цьому маршруту, якщо кілька – є можливість вибрати шаблон маршруту, по якому буде відправлений даний документ. Для цього в контекстному меню необхідно вибрати позначку Шаблон за замовчуванням.