Додавання вкладок і полів до шаблону документу

Створення шаблону документу проводиться праворуч у вікні Дизайнер документів. При створенні шаблону документу спочатку додаються вкладки, а потім вкладки наповнюються полями. Додавання вкладки проводиться натисканням на слова Додати вкладку.

Відображається вкладка з написом Нова вкладка.

При наведені на вкладку курсором миші з'являються інструменти для редагування назви вкладки і видалення вкладки.

При натискані піктограми у вікні Найменування вкладки прописується потрібна назву. Закривається вікно по клавіші Enter.

Створення інших вкладок проводиться аналогічно.

Пересування вкладок праворуч-ліворуч проводиться по стрілках, що розташовані ліворуч і праворуч в ряду назв вкладок.

Кожна вкладка при створені має контейнер, який містить чотири чарунки для додавання полів. За необхідності додавання нового контейнеру проводиться натисканням на слова Додати контейнер. Видаляється зайвий контейнер по піктограмі . Додається і видаляється одразу всі чотири чарунки, тобто контейнер повністю. Якщо в контейнері не заповненні всі чарунки, то вільна чарунка самостійно не видаляється. Вона залишається вільною і в подальшому просто не відображається в сформованому шаблоні документа.

Для додавання поля на вкладку документа, у вікні ліворуч обирається група полів і потрібне поле в переліку. Становиться курсор миші на потрібне поле і це поле перетягується в чарунку контейнеру.

Отримуємо сформоване поле з відповідною назвою.

При наведенні на сформоване поле з'являються інструменти для налаштування і видалення поля. При натисканні на інструмент налаштування можна змінити Найменування поля, Розмір (збільшиться довжина рядка) і проставити параметр Обов'язкове для заповнення.

Аналогічно додаються всі інші поля.

Поля, що були додані до шаблону, відображаються в переліку ліворуч затемненими сірим кольором. Вдруге додати їх до шаблону неможливо.

Аналогічно додаються поля і на інші вкладки.

Для полів з метою прикріплення файлів різних форматів (фото, скан-копії, pdf тощо), обговорення документу, пов'язування з іншими документами в системі, редагування/перегляду бланку документу, а також додавання/створення процесів рекомендовано! створювати окремі вкладки з аналогічною назвою полів.

За прикладом створено окремі вкладки Вкладення, Обговорення, Пов'язані документи, Бланк, Процес.

Також на ці вкладки, за необхідності, додаються й інші вільні поля.

Поле Вкладення на вкладці Вкладення.

Поле Обговорення на вкладці Обговорення. На цій вкладці/полі співробітники можуть в подальшому обговорювати питання що, пов'язані із даним документом.

Створення поля Документи, за прикладом на вкладці Пов'язані документи, потрібно в тому випадку, коли створення документу пов'язано з іншими документами. Наприклад, створення вихідного листа, який є відповіддю на вхідний лист, де вхідний лист буде пов'язаним документом.

Поля Редактор бланка і Перегляд бланка, на вкладці Бланк, можна додавати одночасно, а також на вибір за необхідності.

Поле Редактор бланка дозволяє вносити редакційні зміни у бланк шаблону.

Поле Перегляд бланку дозволяє лише переглядати створений документ без можливості редагування бланку.

Поле Процес призначено для графічного відображення маршрутів документів. В даному полі, при формуванні документу, можна обрати процес, що вже створений в системі, а також можна створити процес безпосередньо в документі. Створення процесів розглядається за посиланням Дизайнер процесів.

Для попереднього перегляду сформованого шаблону документу перейти по пункту меню Дизайнер документів/Попередній перегляд або на панелі інструментів натиснути піктограму .

Для перегляду відкривається кожна вкладка шаблону.

Користувацькі шаблони документів, що були створені шляхом копіювання системних шаблонів, редагуються аналогічно вищерозглянутому порядку.