Документи

В даному модулі створюються, погоджуються і затверджуються всі види документів.

Вікно модуля містить комбінований реєстр, в лівій частині – реєстр шаблонів документів, в правій Реєстр створених документів з позначенням Статусу документа.

В полі Розділи шаблонів, що діє як журнал, можна зі списку вибрати необхідний системний розділ:

  • Вхідні,
  • Відправлені,
  • Проекти,
  • Архів.

Згідно з позицією меню Вид / Види реєстрів (комбінація клавіш Alt + 0) виконується визначення вигляду реєстру.

По пункту меню Вид / Загальний (комбінація клавіш Alt + 1) відображається класичний вид модуля документа.

По пункту меню Вид / По шаблонам (комбінація клавіш Alt + 2) відображаються документи у розрізі шаблонів документів.

По пункту меню Вид / По типам (комбінація клавіш Alt + 3) відображаються документи у розрізі журналу.

У реєстрі документів, по пункту меню Вид / Скорочене налаштування виконується налаштування полів що необхідно відображати в реєстрі та не експортувати.

Модуль Документи. Реєстр документів

Створення документа здійснюється по клавіші Insert. Вид документу – обирається зі списку з відповідного Довідника, створеного в модулі Налаштування.

Вікно створення документа містить такі закладки:

  • Документ;
  • Вкладення;
  • Обговорення;
  • Опис;
  • Документи;
  • Процес.

На закладці Документ заповнюються поля, що дозволяють повністю ідентифікувати документ:

Модуль Документи. Приклад створення документа Доручення

  • Статус – заповнюється автоматично, відповідно до бізнес-процесу;
  • Процес – поле заповнюється шляхом вибору з переліку створених бізнес-процесів в модулі Налаштування;
  • Номер та Дата – присвоюються документу автоматично;
  • Індекс документа – вказується індексація документа;
  • Від кого та Кому – поля заповнюються шляхом вибору з переліку співробітників підприємства;
  • Короткий зміст – стисло описується зміст документу;
  • Категорія таємності – вибирається з довідника;
  • Підготовив документ – заповнюються шляхом вибору з переліку співробітників підприємства;
  • На № – заповнюється номер вхідного документу;
  • Ініціатор закриття документа – обирається з реєстру працівників;
  • Дата закриття документа, Дата закінчення дії документа – обираються з календаря відповідно до термінів обумовлених бізнес-процесом;
  • Заступник – поля заповнюються шляхом вибору з переліку співробітників підприємства.

На закладці Вкладення можуть бути додані будь-які файли для даного документа.

Закладка Обговорення містить нотатки щодо обговорення документа.

Закладка Опис дозволяє внести примітки стосовно змісту документа.

Закладка Документи містить реєстр пов’язаних документів.

Закладка Процес містить графічне відображення бізнес-процесу руху документа та відтворює історію руху документу.

Модуль Документи. Вкладка Процес

Для відправлення документа за маршрутом необхідно попередньо задати процес оброблення документу в модулі Шаблони документів на закладці Процес.

У реєстрі документів, при створенні/редагуванні документу, у вікні Внутрішні документи, на закладці Процес, у полі Процес обирається процес роботи з документом. Внесені зміни в документ необхідно зберегти по клавіші F2 або по пункту меню Правка / Зберегти.

Згідно пункту меню Реєстр / Відправити за маршрутом або по комбінації клавіш Shift + Ctrl + М документ відправляється по встановленому маршруту, що задано в модулі Шаблони документів на закладці Процес.

Історію слідування документу за маршрутом можна переглянути в середині документу на вкладці Процес/Історія.

Модуль Документи. Вкладка Процес/Історія