Документи
Модуль Документи призначений для створення, погодження, затвердження, пересилання всіх видів документів. Вікно модуля, при відкритті, ліворуч містить панель журналів (піктограми), а праворуч розташована таблиця-реєстр документів.
При натисканні на піктограму відкриваються назви журналів, які налаштовані для окремого зберігання документів. Створені документи відображаються праворуч в реєстрі в залежності від обраного журналу.
Призначення журналів:
- Всі документи – для перегляду всіх документів (крім архівних);
- Вхідні документи – відображення вхідних документів;
- Вихідні документи – відображення документів, відправлених користувачем у внутрішньому документообігу;
- Проєкти – документи, які було створено, але не відправлено;
- Архів – окремий реєстр для зберігання оброблених документів;
- На реєстрацію – документи, отримані через СЕВ ОВВ, що очікують розгляду та реєстрації;
- До відправлення – документи, які було відправлено через СЕВ ОВВ або підготовлені до відправляння.
В перелічених реєстрах документів, в кожній колонці, є можливість використовувати фільтр для зручного відображення документів в залежності від потреби.
Для налаштування фільтру потрібно натиснути відповідну кнопку у будь-якій колонці . Шляхом встановлення чи прибирання позначок відбувається фільтрування документів для відображення.
Також для зручності документи в реєстрах можна сортувати. Для цього потрібно натиснути на відповідну кнопку в колонці . Є можливість групувати документи в кожній колонці за зростанням та за зменшенням.
Для журналів Всі документи, Вхідні, Вихідні, Проекти панель інструментів і меню Реєстр мають наступний набір інструментів, що зображений нижче.
Інструменти:
- Створити на підставі - дозволяє створити документ СЕВ на основі вже створеного будь-якого документу;
- Відправити до СЕВ ОВВ - дозволяє відправити документ до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;
- Перемістити до архіву - відмічені документи з інших журналів відправляються до журналу Архів.
Для журналу Архів меню Реєстр має наступний набір інструментів, де є функція Відкликати з архіву, що дозволяє перемістити заархівований документ в журнал, де він перед цим зберігався.
Журнал На реєстрацію в меню Реєстр має наступний набір інструментів, які призначені для реєстрації документів СЕВ. Зокрема це Прийняти документи СЕВ, Реєстрація, Відхилити.
В журналі До відправлення меню Реєстр має наступний вигляд, де, зокрема, є функція Відправити все.
Меню Вид для всіх журналів має однаковий перелік інструментів.
Всі новостворені документи спочатку мають статус Проект, тому зберігаються в журналі Проекти і, відповідно, в журналі Всі документи. Тому немає значення, який журнал буде вибрано при створені документів на панелі ліворуч. Для створення обирається пункт в меню Реєстр/Створити або піктограма . У вікні Типи шаблонів обирається потрібний шаблон.
У вікні документу, поля, що підсвічені кольором, є обов'язковими для заповнення. Заповнюються потрібні поля на всіх вкладках документу.
Заповнення полів документу розглядається за посиланнями:
Заповнення основних полів, додавання вкладень, обговорення, опису;
Особливості створення Документів СЕВ ОВВ, додавання електронного підпису, відправка документів СЕВ ОВВ розглядається за посиланнями:
Додавання електронного підпису (КЕП);
Відправка документу до СЕВ ОВВ.
Приймання документу одержувачем, його реєстрація або відхилення, а також створення відповіді на основі вхідного документу розглядається за посиланнями: