Загальна характеристика підсистеми

• формування замовлень постачальникам на придбання запасів, основних засобів (надалі ТМЦ) і одержання послуг;

• реєстрація товарних накладних постачальників на постачання ТМЦ;
• реєстрація рахунків-накладних постачальників і ведення розрахунків по рахункам-накладним;
• облік повернень ТМЦ постачальникам;
• облік розрахунків по консигнації;
• реєстрація надходження ТМЦ з митних складів;
• ведення бухгалтерського обліку за закупками;
• визначення потреби в ТМЦ, планування закупок та підготовки даних для створення документів закупки (підсистема «Планування закупівель»).

Підсистема Облік закупок пов’язана з іншими підсистемами:

• Облік запасів (система Логістика) – на підставі товарних документів постачальників формуються складські ордери;
• Книга покупок/продажів (система Бухгалтерський та податковий облік) – на підставі товарних і розрахункових документів постачальників реєструється надходження ТМЦ і одержання послуг в податкових накладних на покупку;

• Головна книга (система Бухгалтерський та податковий облік) – на основі загальносистемного механізму формування бухгалтерських операцій бухгалтерські проводки, що формуються в модулі Облік закупок, відображаються в узагальнюючих документах бухгалтерського обліку (оборотні відомості, оборотний баланс, Головна книга тощо);

• Ведення договорів – на підставі виконуваних договорів на постачання ТМЦ та послуг формуються замовлення постачальникам або товарні документи на постачання ТМЦ та послуг. Для ведення розрахунків з постачальником в розрізі договорів всі розрахункові та товарні документи постачальника, а також оплати постачальнику, реєструються на підставі договору;

• Розрахунки з контрагентами – дозволяє отримати повну інформацію про стан взаєморозрахунків в цілому по підприємству і по кожному контрагенту окремо. У рамках підсистеми, на підставі сформованих рахунків до оплати, можна вести розрахунки з контрагентами в розрізі розрахункових документів.