Створення подорожнього листа при двозмінній роботі

Створення подорожнього листа проводиться в системі Облік автотранспорту в модулі Подорожній лист, попередньо провести налаштування (див. нотатку Налаштування параметрів для подорожніх листів) у іншому випадку його формування неможливе.

Провести попередні налаштування користувача по пункту меню Сервіс/Налаштування.

Встановити позначки біля подорожніх листів (обрати необхідні: Вантажний автомобіль, Легковий автомобіль, Автобус, Загальний) у полі Використовувати види подорожніх листів і програми розрахунку за замовчуванням.

У полі Денна норма часу для багатоденних ПЛ встановити кількість годин роботи.

У полі Час обіду (зменшує час роботи) встановити години на обід.

Якщо обрані налаштування будуть використовуватись для всіх користувачів системи, то у полі Застосовувати для всіх користувачів встановити позначку.

Якщо при багатоденних подорожніх листах необхідно провести коригування графіку, то встановити позначку в полі Не проводити перерахунок показань спідометра з повернення в гараж при редагуванні графіка роботи для багатоденних ПЛ.

У полі Журнал по клавіші F3 та обрати журнал (для подорожніх листів при двозмінній роботі сформувати окремий журнал).

Якщо Подорожній лист знаходиться в реєстрі Двозмінний журнал подорожніх листів вводиться перемикання введення реквізитів по комбінації клавіш Alt+1 (1-а зміна), Alt+2 (2-а зміна).

Встановити курсор у табличну частину вікна та по пункту меню Реєстр / Створити або клавішаInsertстворити подорожній лист. Із запропонованого переліку обрати необхідний тип автотранспорту та натиснути клавішу Enter.

Подорожній лист має закладки: Заголовок, Робота Паливо, Паливо-2, Вантаж, Завдання, Графік, Поля користувача.

На закладці Заголовок вікна Подорожній лист заповнити обов’язкові поля :

• у полі Подорожній лист № зазначити номер або система автоматично встановлює номер, якщо налаштована автонумерація;
• у полі від.. встановлюється поточна дата, при необхідності можливо змінити використовуючи календар;
• у полі Водій 1 по клавіші F3 обрати водія та натиснути клавішу Enter.

У полі Державний номер по клавішіF3 обрати певний автотранспорт та натиснути клавішу Enter.

Якщо за автомобілем закріплено 2 водія, аналогічно обрати другого у полі Водій 2. (попередньо у Картці автомобіля в модулі Картотека автотранспорту на закладці Водії закріпити водіїв та при необхідності супроводжуючих, див. нотатку Створення Картотеки автотранспорту).

Для вибору супроводжуючих по пункту меню Документ / Супроводжуючи або комбінація клавіш Alt+S обрати таких співробітників.

Встановити курсор у полі Супроводжуючий 1 та по клавішіF3 обрати одне із запропонованих у полі Рід занять, а у табличному полі прізвище особи вікна . Аналогічно обрати другого супроводжуючого за необхідності.

Поле Режим роботи водія заповнюється автоматично залежно від налаштування в Картці водія (модуль Картотека водіїв).

Перейти на закладку Робота.

Значення поля Виїзд з гаража / Показник спідометра заповнюється автоматично з попереднього подорожнього листа. Якщо це перший подорожній лист при формування системи, то дані вносяться вручну. Дата зазначається автоматично, але її можна змінити.

Значення поля Повернення в гараж/Показник спідометра заповнюються на основі показників спідометра при поверненні в гараж та використовуються при розрахунку пробігу та використання палива.

При поверненні в гараж наступного дня (кількох днів) у полі Дата повернення вказати дату, використовуючи календар (як по плану, так і фактично).

Пробіг загальний по спідометру розраховується автоматично.

Автоматично розраховується Час в дорозі і Час роботи.

Перейти на закладку Паливо.

Вид палива заповнюється автоматично, якщо попередньо було налаштовано (див. нотатки Налаштування довідника паливо, Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів) використання основного та допоміжного палива за автомобілем.

Поле Залишок початковий заповнюється із попереднього подорожнього листа. При формуванні подорожнього листа вперше встановити вручну.

У полі Вимога встановити необхідну кількість палива, якщо паливо видається по відомості на заправці в організації, але можна залишати вільним.

У полі Видано – встановити кількість палива, яке було отримане на заправках відповідно до отриманих чеків (див. нотатки Облік видачі палива від контрагента на заправках, Облік використання двох видів палива для автотранспорту, Облік придбання палива за рахунок коштів виданих під звіт).

Кількість використаного палива за нормою розраховується автоматично.

Фактичні витрати заповнюються автоматично, але їх можна змінити.

Закладка Графік заповнюється автоматично на основі роботи двох водіїв позмінно за кожен день, але можна вносити окремі корегування.

Після заповнення всіх показників і створення Подорожнього листа натиснути піктограму для збереження інформації та закрити подорожній лист.

У Реєстрі подорожніх листів подорожній лист зареєстрований зі статусом Відкритий (подорожні листи зі статусом Відкритий – синього кольору, статусом Закритий – чорного кольору).

Для закриття подорожніх листів встановити на них позначки та провести закриття по пункту меню Реєстр/ Закрити подорожній лист або комбінації клавіш Alt+ F5.

У вікні Закриття подорожніх листів натиснути кнопку ОК.

Подорожній лист закритий, про що свідчить Протокол закриття подорожніх листів. Натиснути кнопку ОК.