Створення заявки на закупівлю

Для створення заявок на проведення закупівель у системі Логістика / Облік закупок / Планування закупівель призначений модуль Заявки на закупівлю. Порядок проведення налаштувань для створення Заявок на закупівлі розглядається в окремому файлі Проведення налаштувань для роботи у підсистемі Планування закупівель.

В модулі Заявки на закупівлю також можна провести за необхідності певні налаштування користувача по пункту меню Сервіс / Налаштування.

У вікні Налаштування користувача налаштовуються Значення за замовчування: Закупівельна організація і Склад. Дані поля заповнюються з відповідних довідників. Дані поля заповнюються, якщо зазначені дані використовується в переважній більшості документів.

Можна налаштувати щось одне: або Закупівельну організацію або Склад, в залежності від необхідності. Наприклад, на підприємстві всі придбані ТМЦ спочатку оприбутковуються на один склад, а далі вже передаються на інші склади, тоді доцільно зазначити в налаштуваннях користувача найменування цього складу без зазначення закупівельної організації.

Для створення заявки на закупівлю у вікні Реєстру закупівель в полі Журнал обрати зі списку необхідний, наприклад Документи без журналу.

По пункту меню Реєстр / Створити сформувати нову Заявку на закупівлю.

Дані в заявці розділені на три закладки: Документ, Специфікація, Вкладення.

На закладці Документ заповнити наступні реквізити:

• в полі Номер / ВнНомер проставляємо необхідний номер вручну, якщо не налаштована автонумерація;
• в полі Від дата зазначається автоматично поточною, але можна змінити вручну;
• Журнал зазначається автоматично;
• Закупівельну організацію обираємо з відповідного довідника. При налаштованій по замовчанню - поле містить таку організацію, з можливістю змін;
• поле Підстава на даний час має тільки варіант Без підстави, тому зазначається автоматично. В розробці знаходяться таки варіанти підстави: Відсутня, Замовлення на постачання, Замовлення на відпуск, Договір, Виробниче замовлення. Відповідно поля 6 і 7 є на даний час неактивними;
• Підрозділ - обрати з Довідника підрозділів відповідний підрозділ, для якого буде проводитись закупівля матеріалів;
• Склад обрати з Довідника місць зберігання;
• Центр відповідальності обрати за необхідності (при веденні обліку за центрами відповідальності);
• Прайс-лист обрати з Довідника прайс-листів за необхідності;
• частина заявки План потреби: №, Дата, Статус відображаються автоматично після включення Заявки в План закупівель (опрацювання заявки в модулі План закупівель), коли заявка набуває статусу Включена до плану;
• поле Коментар заповнити за необхідності;
• Статус заявки автоматично на момент створення зазначається Чернетка;
• в полі Дата потреби зазначити дату, на яку необхідно виконати заявку;
• поля Суми: План і Факт - в полі План буде відображатись сума з відповідного поля Сума закладки Специфікація, а в полі Факт - сума з поля Сума оприбуткування закладки Специфікація.

Далі заповнити закладку Специфікація.

По пункту меню Документ / Створити викликається вікно Модифікація рядка документа, де зазначаємо кількість ТМЦ для закупівлі і ціну. Натиснути кнопку ОК.

Після закриття вікна Модифікація рядка документа на закладці Специфікація відображається інформація про потребу у закупівлі певного виду ТМЦ.

На даній закладці можна переглянути залишки по кожній номенклатурі. По пункту меню Вид / Перегляд залишків за атрибутами або Вид / Перегляд залишків відкривається вікно Залишки по складах, де у кількісному виразі відображено залишки ТМЦ, резерв і вільна кількість.

На закладці Вкладення можна прикріпити документ будь-якого формату, наприклад скановану копію договору, сертифікат, рахунок тощо. По пункту меню Документ / Створити відкривається вікно Додати файл вкладення, де зазначаємо Найменування файлу і в полі Файл вкладення зазначаємо шлях до файлу. Натиснути кнопку ОК. Прикладений файл на закладці Вкладення можна переглянути в будь-який час.

Після заповнення всіх необхідних даних на закладці Документ змінюємо статус заявки Чернетка на статус На затвердженні.

При налаштованій системі Документообіг та управління процесами по пункту меню Документ / Відправити по маршруту документ може бути відправлений на опрацювання.

Зберегти заявку в Реєстрі заявок на закупівлю. Створена заявка буде відображена наступним чином (пункт меню Вид / За документами):

початок реєстру

продовження реєстру

По пункту меню Вид / За специфікацією реєстр буде мати наступний вигляд.

Для включення заявки до Плану закупівель необхідно затвердити таку заявку. Відмітити в реєстрі заявки, що належать до затвердження. По пункту меню Реєстр / Групова зміна статусу відкривається вікно Оберіть новий статус і обрати статус Затверджена. Натиснути кнопку ОК.

Отримуємо системне повідомлення Протокол роботи. Натиснути кнопку ОК.

В реєстрі документів відображається вже затверджена заявка на закупівлю. Зміна статусу документа можлива лише в реєстрі Вид за документами.

Далі переходимо до формування плану закупівель.