Особливості формування Плану закупівель на підприємствах з відокремленими структурними підрозділами (одиницями)
Згідно Господарського Кодексу України підприємство має право створювати філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Для підприємств з відокремленими підрозділами у Комплексі ISpro реалізований механізм ведення централізованого обліку, що передбачає і проведення централізованого планування закупівель, яке має свої особливості.
Наприклад, є три структурні одиниці (відокремлені підрозділи). Центральний офіс може проводити закупівлі для всіх трьох структурних одиниць, а регіональні офіси лише для себе.
.png)
При створенні довідника закупівельних організацій в системі Загальні довідники в модулі Закупівельні організації, необхідно до закупівельної організації прикріпити структурні одиниці, для яких цей закупівельник буде проводити закупівлі.
Обрати у Комплексі ISpro підприємство Центральний офіс. Відкрити систему Загальні довідники модуль Закупівельні організації. У реєстрі закупівельних організацій по пункту меню Реєстр/Створити заповнити Код і Найменування закупівельної організації, Коментар заповнити за бажанням, Структурна одиниця (СО) з’являється автоматично, оскільки створення закупівельника проводимо саме в структурній одиниці Центральний офіс. Проставити позначку Активна.
Далі перейти до нижньої частини вікна Прив’язка закупівельної організації до СО. Встановити курсор миші на рядок Код Найменування і по пункту меню Документ/Створити обрати структурні одиниці, за замовленням яких даний закупівельник буде проводити закупівлі. Оскільки за умовою Центральний офіс може проводити закупівлі для всіх трьох структурних одиниць, відмітити всі підрозділи. Натиснути кнопку ОК.
.png)
Зберегти інформацію і закрити вікно.
.png)
По інших двох структурних одиницях (регіональних) прив’язку робимо лише самих до себе, оскільки вони можуть проводити закупівлі лише для себе.
.png)
| Центральний офіс | Регіональний офіс 1 | Регіональний офіс 2 |
|---|---|---|
.png)
|
.png)
|
.png)
|
Якщо не буде проведена прив’язка закупівельника до структурних одиниць, при закритті вікна Закупівельна організація зникне відмітка Активна і в Реєстрі закупівельних організацій даний закупівельник буде відображений червоним кольором, тобто буде неактивний.
Перейти до системи Логістика/Облік закупок/ Планування закупівель в модуль Заявки на закупівлю. Створити Заявки на закупівлю в кожній структурній одиниці.
В Центральному офісі у реєстрі заявок на закупівлю по пункту меню Реєстр/Створити створюється Заявка на закупівлю. В полі Закупівельна організація можна вибрати з довідника закупівельних організацій необхідну. Але, оскільки закупки для Центрального офісу може проводити лише сам офіс, то в переліку закупівельних організацій відображається лише він один і автоматично з’явиться в полі закупівельної організації. В полі СО зак. орг.-цій автоматично зазначається найменування структурної одиниці, до якої належить обрана нами закупівельна організація.
.png)
В регіональному офісі працюють у своїй структурній одиниці, а саме Регіональний офіс 1. По пункту меню Реєстр/Створити створюється Заявка на закупівлю, де в полі Закупівельна організація обрати потрібну організацію з відповідного довідника. Таких організацій тут дві, оскільки для даної структурної одиниці закупівлі може проводити Центральний офіс і сам регіональний офіс. Створити заявку на те, що закупається Центральним офісом.
.png)
Другу заявку створити на те, що закупається Регіональним офісом 1.
.png)
Аналогічно створити дві заявки по Регіональному офісу 2, де закупівельними організаціями є Центральний офіс і Регіональний офіс 2.
Створені заявки будуть відображені в Реєстрі заявок на закупівлю в кожній структурній одиниці.
Центральний офіс
.png)
Регіональний офіс 1
.png)
Регіональний офіс 2
.png)
Для включення заявок на закупівлю до Плану закупівель, необхідно призначити кожній заявці статус Затверджена.
В структурній одиниці Центральний офіс перейти до модулю Плани закупівель. У Реєстрі планів закупівель зазначити дати Періоду для створення та перегляду планів, а в полі праворуч Закуп. орг. можна обрати або Всі закупівельні організації або конкретну. В даному випадку це буде тільки Центральний офіс, оскільки для себе він може проводити закупки лише сам.
.png)
По пункту меню Реєстр/Створити в Плані закупівель заповнити необхідні поля. Зазначити закупівельну організацію Центральний офіс і на закладці Заявки автоматично відображаються всі затверджені заявки на закупівлю в межах дат створеного плану, де закупівельною організацією є Центральний офіс. На зображені наведений стандартний вид закладки Заявки.
.png)
По пункту меню Вид/Види реєстру можна налаштувати реєстр із зазначенням замовника по кожній заявці.
.png)
Далі обираємо підприємство Регіональний офіс 1. В Реєстрі планів закупівель зазначаємо дати періоду і обираємо закупівельну організацію. В даному випадку закупівельна організація тут теж одна - Регіональний офіс 1. Заявки, за якими закупівлі проводить Центральний офіс для регіональних офісів, включаються до Плану закупівель саме Центрального офісу, а регіональні офіси можуть формувати План закупівель лише із заявок, де закупівельниками є вони самі.
.png)
По пункту меню Реєстр/Створити сформувати План закупівель по Регіональному офісу 1.
.png)
Аналогічно створити План закупівель по Регіональному офісу 2.
.png)
Створення документів закупівлі, а саме замовлень постачальникам, документів постачання, проводиться за кожним окремим планом у порядку, що розглянутий у Створення документів закупівлі в Плані закупівель.
З метою перегляду узагальненої інформації по всіх сформованих планах закупівель за всіма структурними одиницями, використовуємо функцію консолідації, що існує у системі ISpro.
В Головному меню по пункту меню Сервіс/Вибір підприємства вибрати рядок Всі підприємства.
.png)
Зазначити параметр Консолідація та натиснути кнопку ОК.
.png)
Після цього, в кожному модулі системи можна переглянути зведену інформацію, зокрема й по документах планування закупівель.
В модулі Заявки на закупівлю можна побачити заявки, які створені всіма структурними одиницями, відкрити будь-яку з них для більш детального перегляду.
.png)
В модулі Плани закупівель бачимо всі сформовані Плани закупівель незалежно від їх статусу. На рисунку відображений стандартний вид реєстру планів закупівель.
.png)
По пункту меню Вид/Види реєстру можемо налаштувати реєстр із потрібними для перегляду полями, а також підсумковими даними. Зокрема були додані поля Сума планова автоматично, Сума фактична, за якими підбиваються підсумки. В цьому вікні можна відкрити будь-який план і переглянути його.
.png)
Аналогічно в консолідованому режимі можна переглянути створенні на підставі Планів закупівель документи закупівлі.