Формування Плану закупівель

Для формування Плану закупівель у системі Логістика/Облік закупок/Планування закупівель призначений модуль Плани закупівель. Порядок проведення налаштувань для формування планів закупівель розглядається в окремому файлі Проведення налаштувань для роботи у підсистемі Планування закупівель.

В Реєстрі планів закупівель у полі Період з…по можна задати дати для пошуку плану закупівель за певний період. В полі Закупівельні організації (Закуп. орг.) можна обрати окремо закупівельну організацію для пошуку планів закупівель саме за цим закупівельником, а також обрати всі організації, за якими сформовані плани закупівель.

Створення Плану закупівель проводиться по пункту меню Реєстр/Створити. Відкривається вікно документу План закупівель № від. Документ містить заглавну частину і дві закладки: Заявки і Специфікація.

Заглавна частина документу заповнюється одночасно із закладкою Заявки.

• в полі Номер/ВнНомер проставляємо номер Плану закупівель, якщо не налаштована автонумерація
• в полі Від дата проставляється автоматично поточною датою, але її можна змінити.
• поле Тип містить інформацію про спосіб створення Плану закупівель. варіанти Ручний та Бюджетний запит (для бюджетних установ).
• Статус документу призначається автоматично на момент створення - Проект. Можливі також статуси: Основний, Чернетка і Закритий.

• Закупівельна організація обирається з відповідного довідника (див. файл Проведення налаштувань для роботи у підсистемі Планування закупівель). Одночасно із обранням закупівельної організації на закладці Заявки (поле 11) з’являється інформація по створених заявках за цим постачальником (заявки із статусом Затверджені). Якщо у Довіднику закупівельних організацій налаштований закупівельник за замовчанням, у даному полі такий закупівельник з’являється автоматично і одразу підтягуються всі заявки по ньому.
• Період з…до є періодом планування і проведення закупівель.
• поле Коментар заповнюється за необхідності.

• поле Сума План відображає суму по відповідному рядку Сума на закладці Специфікація. Сума з’являється після включення заявки до плану.
• поле Сума Факт відображає суму по рядку Сума оприбуткування на закладці Специфікація. Сума з’являється по факту оприбуткування придбаних ТМЦ.
• параметр Групування матеріалів в документі закупівлі дозволяє групувати однотипні ТМЦ у документах закупки.
• на закладці Заявки відображається перелік створених заявок, які з’являються автоматично після обрання Закупівельної організації (поле 5).
• в другій частині закладки Заявки відображається склад кожної заявки, тобто перелік необхідних для закупівлі ТМЦ. Це поле також заповнюється автоматично після обрання закупівельної організації.

На закладці Заявки проводиться включення заявок до плану закупівель. Відмітити потрібну заявку і обрати пункт меню Документ/Включити заявку до плану.

З’являється системне повідомлення про включення позначеної заявки до плану, де натиснути кнопку ОК.

Заявка із статусом Включена до плану відображається у закладці чорним кольором, а в другій частині закладки перелік ТМЦ, що входять до такої заявки, відображають синім кольором і стають активними.

Не включені до плану заявки зі статусом Затверджена відображаються синім кольором, відповідно перелік ТМЦ, що входять до такої заявки (нижня частина закладки), залишається неактивним.

В нижній частині Заявки можна редагувати таки поля: До замовлення, Ціна замовлення, Постачальник. Поле Постачальник при першому формуванні плану є завжди вільним.

Постачальник обирається з Довідника контрагентів. По одній заявці за кожною номенклатурою можуть бути різні постачальники.

Після включення заявки до Плану закупівель в самій Заявці на закупівлю (модуль Заявки на закупівлю) змінюється Статус на Включена до плану і в частині План потреби автоматично з’являється інформація про спосіб створення плану, його № та Статус.

Виключення заявок з Плану закупівель проводиться по пункту меню Документ/Виключити заявки з плану.

Після включення заявки до плану закупівель на закладці Специфікація відображається перелік номенклатур для закупівлі. В верхній частині закладки відображається основна інформація щодо об’єкта закупівлі, в нижній частині наводиться більш розширена інформація про об’єкт закупівлі.

Для подальшої роботи із Планом закупівель, а саме створення документів на закупівлю зазначених в ньому номенклатур, змінюємо Статус плану з Проекту на Основний. Порядок створення документів закупівлі розглядається в Створення документів закупівлі в Плані закупівель.