Облік придбання палива за рахунок коштів виданих під звіт

Перебуваючи у відрядженні, водії заправляють автомобілі паливом за рахунок коштів виданих під звіт або за рахунок коштів на банківській корпоративній картці, що видана під звіт.

На основі виданого авансу із каси чи із банку на корпоративну картку під звіт на господарські потреби водій складає авансовий звіт (звіт про використання коштів виданих під звіт) та додає чеки, якими підтверджує придбання палива на заправних станціях.

Видача коштів під звіт здійснюється в модулі Відомість видачі під звіт системи Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів/Розрахунки з підзвітними особами (див. нотатку Створення відомості видачі сум під звіт).

Подорожній лист формується у модулі Подорожній лист системи Облік автотранспорту (див. нотатку Подорожні листи).

На закладці Паливо у Подорожньому листі вказати кількість отриманого палива по чеку за рахунок коштів отриманих під звіт.

На основі чека про сплату та отримання палива формується авансовий звіт у модулі Авансовий звіт системи Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів /Розрахунки з підзвітними особами (див. нотатку Створення Авансового звіту).

При заповненні закладки Звіт Авансового звіту встановити позначку біля реквізиту Номенклатура при заповненні вікна Введення /Корегування рядка звіту.

У полі Стаття платежу по клавіші F3 та обрати Кошти на господарські потреби у вікні Стаття РГК.

У полі Кор.рах. по клавіші F3 та обрати рахунок для обліку палива у вікні План рахунків.

Та обрати Місце зберігання у вікні Аналітична картотека.

При необхідності в полі Контрагент по клавіші F3 обрати підприємство.

Перейти на закладку Специфікація.

Встановити курсор у табличному полі та по клавіші Insert або піктограмі - створити , заповнити реквізити вікна Модифікація рядка документа:

У полі Артикул по клавіші F3 та обрати паливо у вікні Вибір номенклатурних позицій.

У полі Картотека автомобілів по клавіші F3 та обрати автомобіль у вікні Довідник автотранспорту.

Вказати Кількість і Ціну у вікні Модифікація рядка документа. Натиснути кнопку ОК.

Закладку Специфікація сформовано.

По пункту меню Документ/ Рознесення по аналітичним карткам або комбінація клавіш Alt+A провести необхідні рознесення.

У табличному полі вікна Рознесення суми операції за аналітичними картками по клавіші Insertабо натиснути піктограму - створити, заповнити поля Код і Найменування (по клавіші F3 та обрати прізвище підзвітної особи ) вікна Аналітична картка – реквізити аналітики. Натиснути кнопку ОК.

Перейти в модуль Розрахунки по авансовим звітам системи Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів/Розрахунки з підзвітними особами та зареєструвати авансовий звіт (див. нотатку Реєстрація авансового звіту).

По пункту меню Реєстр/Створити або по клавіші Insertабо натиснути піктограму - створити , обрати Витрачено згідно звіту.

У полі № обрати авансовий звіт. Всі реквізити заповнюються автоматично.

Сформувати бухгалтерські проводки, обравши в полі Типова операція - Придбання палива за рахунок підзвітних сум.

При формуванні бухгалтерської проводки вказати аналітичні рахунки.

Провести операцію до головної книги.

Авансовий звіт занесено в реєстр (див. нотатку Розрахунки з підзвітними особами по господарським потребам).

Для перевірки та подальшого оформлення документу перейти в модуль Документи обліку руху запасів системи Логістика/Облік запасів/ Запаси на складах.

По пункту меню Вид/Вибір складу обрати певний склад (транспортний засіб) на який придбано паливо за рахунок підзвітних коштів. Сформувати прибутковий ордер (див. нотатку Формування прибуткового ордеру при обліку запасів).

У полі Картотека автомобіля вікна Модифікація рядка документа обрати автомобіль та вказати Кількість та Ціну палива.

Прибутковий ордер сформовано.

Внесено до реєстру документів.