Договори
Налаштування типів договорів, згідно яких ведеться облік договірної діяльності підприємства, проводиться в модулі Налаштування договорів, на вкладці Договори. Цей етап є обов’язковим, оскільки визначає перелік типів використовуваних договорів.
Налаштування проводяться у комбінованому реєстрі, на лівій панелі якого виводиться список налагоджених типів договорів, згрупованих по видах діяльності, а на правій – інформація по поточному типу договору.
Створення нового виду договору проводитися по пункту меню Реєстр / Створити (клавішею
Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів –
). Курсор
встановлюється в списку лівої панелі на пункт необхідного типу договору, а потім, на правій
панелі, уточнюються та налаштовуються параметри договору.
Права панель вкладки Договори складається з двох сторінок.
На першій сторінці проводиться наступне налаштування:
- зазначається Код і Найменування типу договору;
- параметр Не використовується встановлюється якщо шаблон не буде надалі використовуватися при створенні карток договорів. У цьому випадку цей тип договору не пропонується в картотеці договорів у Вікні вибору типу договору;
- параметр Багатосторонній договір встановлюється, якщо кількість сторін, що беруть участь, більше двох;
- параметр Валютний облік визначається наявність або відсутність валютного обліку за договором ;
- обирається тип реєстраційної картки (Проста або Структурна). На кожен
зареєстрований в Комплексі договір заводиться спеціальна картка. Тип картки
(Проста або Структурна) визначає вид представлення договору в Картотеці
обліку договорів:
- Проста картка – форма двостороннього договору, що визначає загальні умови угоди, такі як реквізити сторін, об’єкт угоди, термін дії договору, сума і порядок розрахунків за договором;
- Структурна картка дозволяє окрім загальних відомостей зберігати і детальнішу інформацію про договір, наприклад, перелік операцій по кожному етапу, порядок нарахування штрафних санкцій, текстову частину договору. У вигляді Структурної картки видаються не лише двосторонні, але і багатосторонні договори;
- параметр Використати довідник адрес картотеки будинків. Якщо параметр встановлений, в картці договору в полі Об’єкт угоди обирається адреса з довідника будинків і додатково в полі Площа задається площа;
- параметр Автоматичний розрахунок суми договору може набувати таких значень: відсутній, вид руху прихід, вид руху витрата;
- група параметрів, що відображає додаткові відомості по договору (Основні дані, Специфікація, Історія, Поля користувача, Кореспонденція) обираються користувачем, за потребою, крім параметра Основні дані – обов’язковий для відображення у документі. Додаткові відомості про договір заносяться в спеціальні розділи структурної картки – Специфікація. Розділ Специфікація – це кошторис і календарний план виконання етапів договору. Розділ Історія призначений для ведення історії операцій за договором. Розділ Поля користувача призначений для створення додаткових полів користувача, які створюються в пункті головного меню Адміністратор / Поля користувача / база даних Облік договорів / Картотека договорів. Розділ Кореспонденція призначений для прикріплення додаткових документів по виконуваним договорам (текстові документи та додатки) для забезпечення ділового листування (кореспонденції). У модулі Налаштування на вкладці Договори встановлюється або відміняється використання цих розділів (вибір розділів робиться по клавіші Пробіл).
На другій сторінці вкладки Договори (доступна тільки при виборі структурного типу картки) зазначаються:
- Типи операцій, що виконуються у рамках цього типу договору:
- Покупка товарів і послуг
- Надання приміщення
- Оплата,
- Штрафні санкції,
- Надання майна,
- Реалізація товарів і послуг,
- Надання комунальних послуг,
- Постачання давальницької сировини,
- Прийом на консигнацію,
- Прийом на відповідальне зберігання,
- Постачання по бартеру,
- Відвантаження давальницької продукції,
- Відвантаження на консигнацію,
- Відвантаження на відповідальне зберігання,
- Відвантаження по бартеру,
- Поселення в номери;
- Сторони договору.
Створення типу операції виконується по пункту меню Реєстр / Створити (клавіша Ins
або за допомогою іконки на панелі інструментів – ).
Заповнюється поля Найменування і Короткий код операції. У полі Тип
операції значення обирається зі списку по клавіші F3 або шляхом натискання на
кнопку зі стрілкою (
).
Поле Вид руху вказує напрям руху засобів по відношенню до власного підприємства і
набуває значення Надходження або Витрати (значення вибирається зі списку по
клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()).
Поле Відбудеться обирається період для операцій (На конкретний проміжок дат,
Періодично, Залежно від операції, Залежно від зовнішньої події, По датам специфікації),
вказаних в договорі (значення обирається зі списку по клавіші F3 або шляхом натискання
на кнопку зі стрілкою ()).
В обов’язковому порядку заповнюється поле Податкова модель, значення вибирається зі
списку по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ().
Тип операції та Вид руху визначають форму введення даних при заповненні списку операцій в договорі. Наприклад, для налаштування операцій оплати постачальникам по договорам постачання необхідно визначити: Тип операції – Оплата, Вид руху – Витрата; для введення операцій постачання товарів за тими ж договорами слід вказати: Тип операції – Купівля товарів і послуг, Вид руху – Надходження.
Параметр Автоматичне формування - при відмітці параметру проводиться по кнопці Налаштування зазначення номенклатура для типової операції. Тобто операція одразу формується з обраною номенклатурою.
Параметр Автоматичне формування рахунків - при відмітці параметру проводиться автоматичне формування рахунків по договору.
Параметр Перерахунок при зміні даних об'єкту оренди дозволяє провести перерахунок при зміні даних.
Параметр Перерахунок з урахуванням неповного місяця можна встановити при виборі в полі Відбудеться пункту Періодично. При встановлені параметру проводиться перерахунок з урахуванням частини місяця.
Параметр Не використовується встановлюється при необхідності закриття операції.
Для кожної операції вимагається скласти перелік документів, які формуються по цій операції
(на підставі яких проводитися контроль виконання операції). Необхідні документи відзначаються
у вікні Типи документів по клавіші Пробіл або шляхом поставлення відмітки
у
відповідному полі за допомогою лівої клавіші миші.
У табличній частині Сторони договору (стор. 2 вкладки Договори) доступне:
- редагування сторін договору – по клавіші F4 (по пункту меню Реєстр /
Змінити або за допомогою іконки на панелі інструментів –
) коригується найменування сторін за договором в родовому,
давальному і орудному відмінках; - створення сторін договору – якщо для цього договору встановлена відмітка
Багатосторонній договір (на стор. 1 вкладки Договори), то по клавіші
Ins (пункту меню Реєстр / Створити або за допомогою іконки на панелі
інструментів –) додаються реквізити усіх сторін договору. У вікні
Сторона - 2 заповнюються поля:
- Найменування – вказується назва третьої сторони;
- У родовому відмінку, У давальному відмінку, У орудному відмінку – заповнюється користувачем найменування у відповідному відмінку;
- Платник – за потреби, вказується найменування сторони-платника. За замовчуванням, у полі проставляється значення Платник. Користувач може змінювати значення поля.
По пункту меню Правка / Зміна сторін договору (комбінація клавіш Shift+F4) виконується синхронізація вікон сторін договору з вікном, що відривається на стор. 2 вкладки Договори.
).