Створення рахунку до сплати у валюті

При проведенні закупівель у іноземних постачальників за умови попередньої оплати першим етапом роботи в системі є створення рахунку до сплати у системі Логістика/Облік закупок.

З метою зручності у роботі, можна провести налаштування в системі Логістика/Облік закупок в модулі Налаштування. На закладці Довідники/Журнали створити журнали в розрізі будь-якого документа для групування документів за певною ознакою, наприклад за валютою рахунків, тощо. Якщо необхідно , можна створити журнал по кожній валюті окремо.

Для прикладу, налаштували наступний перелік журналів по документах Рахунок до сплати, Прибуткова накладна, Акт виконаних робіт (прибутковий).

Закрити вікно Налаштування і перейти в модуль Рахунки до сплати.

У полі Журнал обрати потрібний журнал, за прикладом Рахунки до сплати у валюті.

В даному журналі будуть накопичуватись рахунки до сплати, що формуються у валюті.

По пункту меню Реєстр/Створити відкривається вікно Рахунок до сплати. Рахунок має закладки: Реквізити, Специфікація, Розрахунки, Поля користувача (якщо налаштовані), Вкладення. Деякі поля заповнюються автоматично. При виборі документу-підстави поля заповнюються з такого документу.

Якщо не обрано документ-підставу, то деякі незаповнені поля можуть бути підсвічені кольором, вони є обов’язковими для заповнення.

Заповнюємо поля закладки Реквізити.

Поля заповнюються наступним чином:

поле Рахунок № заповнюється автоматично за умови налаштування автонумерації;
поле від (дата створення рахунку) заповнюється автоматично поточною датою, яку можна змінити;
поле Журнал заповнюється автоматично;
Постачальник обирається з довідника контрагентів або заповнюється на підставі документу (договір);
поле Адреса заповнюються автоматично після обрання постачальника;
Розрахунковий рахунок і Банк постачальника зазначаються автоматично, але дані можна змінити на потрібні;
поле Центр відповідальності заповнюється при необхідності (якщо ведеться облік в розрізі центрів відповідальності);
поле Покупець заповнюється автоматично;

поля Сальдо розрахунків і Сальдо за договором заповнюються автоматично;

поле Адреса заповнюється автоматично;
поля Склад і Прайс-лист заповнюються за необхідності;
поля Розрахунковий рахунок і Банк покупця заповнюються автоматично, але дані можна змінити за необхідності;
поле Умови розрахунків зазначається автоматично при умові певного налаштування, але умову розрахунку можна змінити вибравши потрібне зі списку;
Підстава, автоматично проставляється Відсутня. Потрібний тип документу-підстави обирається зі списку і далі обирається вже № документу-підстави. При виборі такого документу частина полів рахунку заповнюється автоматично;
в полі Валюта і Курс автоматично зазначається гривня або валюта документу-підстави. Потрібну валюту обрати у вікні Вибір валюти і котирування. Натиснути кнопку ОК. В наступному вікні Курс валюти зазначається діючий курс на дату створення документа. Натиснути кнопку ОК.

– в полі Разом до сплати сума проставляється автоматично після заповнення закладки Специфікація, яка може бути заповнена на основі документу-підстави;

– параметр Включена вартість тари в суму до сплати включають за необхідності;

і 25 – сума Авансу зазначається вручну при необхідності, а його % розраховується автоматично;

– Термін оплати кількість днів проставляємо вручну, а дата кінцевого терміну оплати розраховується автоматично;

і 28 – параметр Реєстрація в книзі з дати початку амортизації включається за необхідності і далі заповнюється поле Дата початку амортизації;

– поле Коментар заповнюється за необхідності.

Якщо специфікація не заповнена на основі документу-підстави, потрібно заповнити закладку Специфікація.

На закладці Специфікація по меню Правка обрати пункт Викликати довідник (для обрання ТМЦ) або пункт Викликати довідник послуг (для робіт і послуг). У прикладі обираємо Викликати довідник.

Відкривається вікно Вибір номенклатурних позицій, де обираємо необхідну номенклатуру.

Після вибору позиції заповнити необхідні поля, зокрема Кількість і Ціна (в валюті). Сума в валюті і гривнях розраховується автоматично. Налаштування полів для заповнення атрибутів проводиться в період впровадження та може відрізнятися від зазначеного на малюнку. Натиснути кнопку ОК.

Повернутись до вибору наступних номенклатурних позицій. Заповнення проводиться аналогічно. Після вибору всіх необхідних номенклатур на закладці Специфікація з’являються дані про вибрані номенклатури. Після цього на закладці Реквізити з’явиться сума в полі Разом до сплати.

Закладка Реквізити.

Закладка Розрахунки заповнюється автоматично після створення документів оплати і реалізації товарів, робіт, послуг.

Закладка Поля користувача використовується для відображення додаткової інформації по рахунку та налаштовується в період впровадження.

На закладці Вкладення по пункту меню Документ/Створити є можливість додавання документів будь-якого формату (сканкопії, фото, текстові файли тощо). Див. окрему нотатку. Зберегти і закрити рахунок. Сформований документ буде відображений в реєстрі Рахунків до одержання.