1. Попередні одноразові налаштування у системах

Загальні довідники:

а) План рахунків (передбачивши певну аналітику), Картка підприємства, Довідник банків, Довідник контрагентів, Довідник валют, Довідник посад, Довідник професій, Список працівників, Календар (див. нотатки Створення контрагентів у Комплексі, Створення працівника в системі Загальні довідники, Заповнення довідника Календар, Створення нової посади). При необхідності створюються додаткові довідники.

б) Група Номенклатура й ціни: Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів, Картотека водіїв і додати як описовий), Довідник одиниць виміру, Довідник номенклатури (Запаси: матеріали, паливо, паливно-мастильні матеріали, запасні частини, шини, акумулятори, МШП тощо, Роботи-послуги: транспортні перевезення тощо), Прайс-листи (на матеріали, паливо, запасні частини, шини, акумулятори, послуги: вантажні перевезення), (див. нотатки Створення нової номенклатурної позиції, Формування прайс-листів на продукцію).

2) Логістика/Облік запасів

На закладці Довідники/Групи місць зберігання модуля Налаштування передбачити, як склад, так і «паливо в баках» для обліку палива для автотранспорту, на закладці Довідники /Місця зберігання (передбачити склад і «паливо в баках» за кожним автотранспортним засобом, МВО – матеріально-відповідальні особи структурних підрозділів – складів і водії за якими закріплено автотранспортні засоби) та Об’єкти обліку (склад і «паливо в баках» автотранспорту якщо передбачено обліковою політикою (див. нотатки Налаштування довідників Матеріально-відповідальна особа та Місця зберігання, Створення об’єкту обліку для обліку запасів, Налаштування роботи зі складом "Паливо в баках").

3) Облік персоналу

У модулі Налаштування системи Облік персоналу / Облік праці й заробітної плати / Параметри обрати системи оплати праці для працівників (водіїв, ремонтників).

Заповнити Довідник графіків і режимів роботи, Довідник тарифних ставок, що будуть використані при формуванні Графіків роботи, видів оплати, тарифів водіїв при налаштуванні в системі Облік автотранспорту.

4) Облік автотранспорту

На закладці Довідники модуля Налаштування системи заповнити довідники: Автопідприємства і Колони (якщо передбачено у структурних підрозділах), Паливо (сформувати довідник за видами палива на основі Карток номенклатури), Типи автомобілів (сформувати довідник за типами автомобілів та передбачити до них друковану форму подорожнього листа для вантажного автомобіля), Марки автомобілів, Моделі автомобілів (сформувати довідник за кожною моделлю автомобіля), Типи і Розміри шин (перед формуванням довідників необхідно сформувати Картки номенклатури шин), Акумулятори (перед формуванням довідника необхідно сформувати Картки номенклатури акумуляторів), Послуги, Тарифи на послуги, Вантаж (перед формуванням довідників необхідно сформувати Картки номенклатури послуг за кожним видом), Графіки роботи, Види оплати, Тарифів водіїв (встановити види оплати водіям по подорожнім листам та в період ремонту, графіки роботи), Типи розкладів (сформувати довідник типів розкладів), (див. нотатки Налаштування довідників автопідприємства, колони, Налаштування довідника паливо, Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів, Налаштування довідників типів і розмірів шин, Створення картотеки акумуляторів, Налаштування довідників послуги, тарифи на послуги, Налаштування довідників графіків роботи, види оплати та тарифи водіїв, Налаштування маршрутів централізованої доставки).

На закладці Параметри модуля Налаштування системи встановити позначки:

Встановити певні види подорожніх листів для вантажного транспорту (див. нотатку Налаштування параметрів до подорожніх листів). Ведення обліку подорожніх листів може вестись: По водію (якщо автомобіль закріплено за водієм), По державному номеру (якщо працюють позмінно декілька водіїв чи бригада). При видачі палива і пально-мастильних матеріалів по відомості встановити відповідні позначки, (див. нотатки Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива), при відсутності позначки видача по відомості неможлива. Для ведення Обліку витрат палива по водіям необхідно встановити позначку.

Сформувати Довідник відстаней та Довідник маршрутів для постачання, відповідно до договору, товарів чи готової продукції до покупців у відповідних модулях системи Облік автотранспорту (див. нотатки Формування довідника відстаней, Налаштування маршрутів централізованої доставки).