Картотека речового забезпечення

У модулі проводиться робота з картками співробітників, які перебувають на речовому забезпеченні. Вікно модуля Картотека речового забезпечення має вигляд комбінованого реєстру за певний період. В лівій частині вікна для зручності роботи можливе відображення підрозділів підприємства, яке налаштовується по пункту меню Вид / Відображати підрозділи.

В правій частині вікна за замовчуванням відображаються два реєстри: Реєстр картотеки забезпечення та Атестат норм забезпечення.

У разі необхідності відображення норм забезпечення у закритих періодах встановлюється параметр Відображення даних по закритих періодах.

По пункту меню Вид / Відображати рух РМ можливо додатково налаштувати вид реєстру Руху речового майна (нижня частина вікна Картотека речового забезпечення).

Для зручності роботи зберігаються налаштування Видів відображення, здійснені користувачем.

Картка речового забезпечення створюється пунктом меню Реєстр / Створити або клавішею Ins.

Картка речового забезпечення співробітника призначена для внесення даних про працівника та відображення історії змін.

Модуль Картотека речового забезпечення

Картка містить закладки:

Реквізити;
Період норм забезпечення;
Антропометричні дані;
Історія відпусток.

На закладці Реквізити заповнюються такі поля:

Номер картки – заповнюється автоматично при застосуванні Автонумерації;
ПІБ – по клавіші F3 обирається працівник з довідника Працівників;
ОР (Особовий рахунок) – це поле закрито для вибору, якщо в підсистемі Облік кадрів є Особова картка працівника, то поле заповнюється автоматично. Якщо Особової картки нема, то поле залишається порожнім;
Контрагент – поле не обов’язкове для введення. По клавіші F3 вибирається контрагент з Довідника контрагентів;
Стать – обирається стать Чоловіча чи Жіноча;
Дата прийому, Наказ, Дата наказу – поля заповнюються з підсистеми Облік кадрів з Особового рахунку;
Дата звільнення, Наказ, Дата наказу – поля заповнюються з підсистеми Облік кадрів з Особового рахунку;
Підрозділ – заповнюється з довідника працівників;
Посада – заповнюється з довідника працівників;
Група забезпечення – по клавіші F3 вибирається з користувацького довідника Груп забезпечення, призначеного для розділення норм по групам;
Звання – по клавіші F3 заповнюється з Довідника звань.

Модуль Картотека речового забезпечення. Створення картки речового забезпечення, вкладка Реквізити

Закладка Періоди норм забезпечення відображає історію призначень норм забезпечення. Реєстр містить такі поля: Код норми, Назва норми, Початок дії норми, Закінчення дії. Введення/коригування норм здійснюється по клавіші F4. У відповідному вікні вибирається норма з довідника Норми забезпечення.

Модуль Картотека речового забезпечення. Створення картки речового забезпечення, вкладка Періоди норм забезпечення

При помилковому призначенні групи забезпечення по нормі в Картці речового забезпечення або помилці в даті з’являється відповідне попередження.

На закладці Антропометричні дані (поля створюються у модулі Налаштування на закладці Параметри, Антропометричні дані) в поля вносяться дані, необхідні для видачі речового забезпечення військовослужбовців:

Зріст (в см.);
Об’єм грудної клітини (в см.);
Головний убір (в см.);
Взуття (розмір);
Комір сорочки (в см.);
Розмір обмундирування (розмір).

Модуль Картотека речового забезпечення. Створення картки речового забезпечення, вкладка Антропометричні дані

Закладка Історія відпусток відображає історію перерв в забезпеченні. По клавіші Ins або по пункту меню Документ / Створити вносяться Дата та Номер наказу, Початок дії, Закінчення та Примітка. Заповнення (оновлення) даних може відбуватись з Особової картки підсистеми Облік кадрів.

Модуль Картотека речового забезпечення. Створення картки речового забезпечення, вкладка Історія відпусток

Після заповнення даними картки речового забезпечення, по пункту меню Документ / Зберегти (клавішею F2) виконується збереження картки.

Згідно з позицією меню Реєстр / Запустити розрахунок по картці (комбінація клавіш Shift + Ctrl + S) проводиться розрахунок компенсації і/або утримання по картці речового забезпечення, якщо параметри Розраховувати компенсацію та Розраховувати утримання були увімкнені у нормі забезпечення в модулі Норми забезпечення. Для розрахунку вводиться дата на яку необхідно розрахувати і по результатам виводиться протокол розрахунків по карткам.

Атестат норм забезпечення містить реєстр позицій речового майна, призначених відповідно до норм. У реєстрі по позиціях відображається дані про терміни призначення, кількість по нормі, кількість заборгованості перед співробітником, період за який враховується заборгованість. По кожному рядку в нижньому рівні, формується реєстр з деталізацією розрахунку за періодами.

Модуль Картотека речового забезпечення. Розрахунок по картці

В реєстрі Рух речового забезпечення містяться записи по нарахуванню згідно норми позицій речового майна та вхідні залишки.

По пункту меню Реєстр / Сторнувати розрахунок (комбінація клавіш Shift + Ctrl + W) після введення дати проводиться сторнування нарахувань позиції картки речового майна.

Для карток речового забезпечення передбачені групові операції. Для виконання операцій з великою карток застосовуються пункти меню Правка / Відмітити / Відмітити все / Зняти відмітки. Потім виконується обробка по пункту меню Реєстр / Групові операції:

Призначення норм забезпечення (комбінація клавіш Ctrl + N);
Припинення дії норм забезпечення (комбінація клавіш Alt + N);
Видалення норм забезпечення (комбінація клавіш Shift + Ctrl + N);
Призначення групи забезпечення (комбінація клавіш Shift + Ctrl + G).

Введення залишків по картці виконується по пункту меню Реєстр / Ввод залишків (комбінація клавіш Shift + Ctrl + А). Відкривається вікно Введення залишків, у стовпці Код норми по клавіші F4 у поле Кількість видано задається кількість виданого майна за період.

Модуль Картотека речового забезпечення. Введення залишків

По пункту меню Реєстр/Створити документ (комбінація клавіш Shift+Ctrl+V) доступні для створення такі документи:

Відомість на видачу;
Відомість на компенсацію;
Довідка-розрахунок;
Видача фурнітури.

Документи створюються в залежності від виділеного співробітника в реєстрі картотеки забезпечення.

Відомість на видачу – документ, згідно якого виконується видача призначеного працівнику речового майна. У документі автоматично створюються рядки специфікації з фурнітурою, що входить в комплект до обраної номенклатури. Документ можливо сформувати тільки за доступними згідно з норм позиціям. Формування документа виконується з картки працівника.

Відомість на видачу містить вкладки Реквізити та Вкладення. На вкладці Реквізити заповнюються такі поля:

Відомість № - номер заповнюється користувачем довільно або автоматично при встановленій автонумерації (вкладка Нумерація модуля Налаштування).
від – вказується дата видачі речового майна;
Статус – Чернетка або Закрита;
Склад – по клавіші F3 обирається з довідника місць зберігання;
Працівник – по клавіші F3 обирається з довідника працівників;
Картка № – відображається номер картки обраного працівника;
Примітка - вводиться довільний зміст господарської операції.

Таблиця специфікації заповнюється по пункту меню Документ/Змінити або клавіші F4 з Картотеки речового забезпечення.

На вкладці Вкладення можуть бути додані будь-які файли для даного контрагента. Для додавання вкладення натисніть на клавішу Ins. У вікні Додати файл вкладення необхідно ввести Найменування файлу, вказати шлях, де розташований файл, який необхідно прикріпити та обрати Тип вкладення (вибирається з довідника Тип вкладення). Для підтвердження додавання файлу, у вікні Додати файл вкладення натисніть кнопку ОК.

Для перегляду файлу натисніть кнопку Перегляд у вікні Додати файл вкладення.

Для сканування документів натисніть кнопку Сканувати. Якщо сканер підключений до даного комп’ютера - відкриється вікно сканування документів.

Модуль Картотека речового забезпечення. Відомість на видачу

В Відомості на видачу можливе редагування специфікації документу, та заміна позицій належного майна на інші позиції із норми.

Відомість на видачу затверджується по пункту меню Реєстр/Змінити статус і обирається статус Закрита і по результатам формується Протокол роботи.

Відомість на компенсацію – документ, для формування розрахунку компенсації за не видане і утримання за видане майно співробітнику. Компенсація заборгованості по майну розраховується з урахуванням відпрацьованого періоду, без урахування місяця звільнення. Формування документа виконується з картки співробітника.

Відомість на компенсацію містить вкладки Реквізити та Вкладення. На вкладці Реквізити заповнюються такі само поля як і у Відомості на видачу, окрім поля Розрахунок компенсації з варіантами вибору: Без утримання, З утриманням.

Не можна створити Відомість на компенсацію для працівника у якого не затверджена Відомість на видачу або не проставлена дата звільнення робітника в особовому рахунку.

Довідка-розрахунок – документ, для формування розрахунку компенсації за належне, але не видане майно працівнику. Компенсація заборгованості по майну розраховується в повному обсязі відповідно до актуальної ціни на момент звільнення. Ціна позиції в документі відповідно до даних довідника Прайс-лист. Формування документа виконується з картки співробітника.

Довідка-розрахунок містить вкладки Реквізити та Вкладення. На вкладці Реквізити заповнюються такі само поля як і у Відомості на видачу, окрім поля Розрахунок належного майна з варіантами вибору: Враховуючи місяць виключення зі списків, Без врахування місяця виключення зі списків.

Видача фурнітури – документ, згідно якого виконується видача фурнітури працівнику речового майна. Формування документа виконується з картки працівника.

Формування звітів модуля Картотека речового забезпечення здійснюється по пункту меню Звіт/Формування звіту (комбінація клавіш Alt+F9). По пункту меню Реєстр/Налаштування меню звітів (комбінація клавіш Shift+F4) обираються звіти.

По пункту меню Реєстр/Експорт поточного представлення (комбінація клавіш Shift+Ctrl+Е) дані вивантажуються в MS Excel

Звіт R130_001.RPF «Атестат на речове майно» формується та відображає інформацію про видачу матеріальних засобів, одиниці виміру, групи забезпечення, кількості станом на встановлену дату (форма №21 згідно з Інструкції про речове забезпечення військовослужбовців Служби безпеки України в мирний час та особливий період).

Звіт R130_002.RPF «Картка обліку речового майна особистого користування» (додаток 11) формує картку речового забезпечення по співробітнику згідно з формою 45 Інструкції про речове забезпечення військовослужбовців Служби безпеки України в мирний час та особливий період).

Звіт Х130_001.XML «Картотека податкових зобов’язань» формує файл з розширенням xml.