Відомість видачи підзвіт

Модуль Відомість видачі під звіт призначений для можливості здійснення видачі грошових коштів підзвіт однією відомістю на групу співробітників. Виконується виплата витрат на відрядження через банк (для підприємств, які перераховують співробітникам витрати на відрядження на картки у банк) або через касу.

Робота з модулем Відомість видачі під звіт можлива через тонкий та веб-клієнт.

Реалізація модулю у web версії Комплексу знаходиться у розробці.

При роботі з модулем через тонкий або веб-клієнт, користувачу доступні функції: створення, перегляду, редагування, пошуку, фільтрування та сортування даних.

У модулі Відомість витрат під звіт при створенні відомості по пункту меню Реєстр / Створити (клавіша Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) пропонується вибір варіанту Виплата через касу або Виплата через банк.

В середині створеної відомості по пункту меню Сервіс / Налаштування в полі Рахунок за замовчуванням зазначається рахунок, який внесеться в записи по співробітниках автоматично. При встановленому параметрі автоматично заповнювати аналітику із поля «Співробітник» поле Кореспонд. рахунок та поле Код аналітичного обліку заповнюються автоматично. При необхідності заносити одного працівника в відомість більш ніж один раз необхідно по пункту меню Сервіс / Налаштування встановити параметр Не контролювати повторення співробітників.

У середині створеного документа по пункту меню Реєстр / Вибір співробітників або по клавіші F3 проводиться відбір співробітників з довідника. Вибір декількох співробітників з довідника проводиться клавішею Пробіл (або шляхом поставлення відмітки у відповідному полі за допомогою лівої клавіші миші). У колонці Сума до виплати заносяться суми по кожному співробітнику. За допомогою пункту меню Реєстр / Виплатити заповнюються дані колонки Виплачено. Для відміни виплати використовують пункт меню Реєстр / Відмінити виплату.

По пункту меню Реєстр / Поєднати відомості або комбінації клавіш Ctrl + G можна сформувати одну відомість за кількома зазначеними відомостями, в розрізі валют і курсів. Записи з інших відомостей переносяться в ту, на якій встановлений курсор, а інші відомості видаляються автоматично.

При необхідності переміщення облікових відомостей витрат в інший журнал, необхідно відмітити такі відомості і по пункту меню Реєстр / Перемістити в журнал (комбінація клавіш Shift + Ins) обрати журнал в який перемістити відмічені документи.

У відомості витрат на відрядження використовуються й поля користувачів. Допускається використання полів користувача, які створюються в пункті головного меню Адміністратор / Поля користувача / база даних Реєстр облікових відомостей витрат.

У Відомості видачі відрядних витрат при встановленому за замовчуванням рахунку з аналітикою, в аналітиці вибираються тільки діючи картки. Логічно видалені картки не беруть участі у виборі.

По пункту меню Реєстр/Сформувати виплату по відомості в залежності від типу відомості формуються:

• для виплати через касу - видатковий касовий ордер у обраному журналі;
• для виплати через банк - платіжне доручення у обраному журналі.

Видача грошових коштів під звіт через касу

При виборі пункту Видача через касу вводяться реквізити відомості:

• Номер – зазначається автоматично, якщо встановлені відповідні налаштування або вручну;
• Дата – автоматично встановлюється поточна дата або у разі потреби задається користувачем;
• Найменування відомості – задається користувачем;
• Валюта – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () обирається валюта зі списку, що була видана в підзвіт;
• Курс – значення формується автоматично зі встановлених курсів валют;
• Шифр ЦП – шифр цільового призначення, по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () значення обирається з довідника Шифри цільового призначення за необхідності;
• Призначення – по клавіші F3 обирається підстава з довідника Підстава. Каса. Виплати або вводиться з клавіатури.

Відомість формується за цільовими призначеннями, що вибираються з довідника Шифр цільового призначення.

Для зазначення кореспондуючих рахунків і кодів аналітичного обліку по кожному співробітнику по клавіші F4 (по пункту меню Реєстр / Змінити або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) проводиться внесення даних.

Для збереження внесених змін натискається кнопка Зберегти на панелі інструментів () або по пункту меню Правка / Зберегти (чи клавіша F2).

У Реєстрі облікових відомостей витрат по відомості формується один видатковий ордер по пункту меню Реєстр / Сформувати виплату по відомості (комбінація клавіш Alt + F3) або свій видатковий ордер на кожного співробітника з відомості по пункту меню Реєстр / Виплатити видатковими ордерами (комбінація клавіш Alt + F8). Після того, як видаткові ордери сформовані, відомість приймає статус Закрита. Відкриття відомості здійснюється при вилученні виплати видаткового ордеру. Перед цим проведені видаткові ордери видаляються з касової книги. Видалити виплату можна по пункту меню Реєстр / Вилучити виплату (комбінація клавіш Ctrl + F3).

Проведення сформованих видаткових касових ордерів проводиться в модулі Касові книги, по операції згідно пункту меню Реєстр / Створити / Видача в підзвіт (клавіша Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів –). У разі формування видаткових ордерів на кожного співробітника, в графу Разом Виплачено сума потрапляє після проведення відповідного видаткового ордера в касовій книзі.

Видача грошових коштів під звіт через банк

При виборі пункту Видача через банк вводяться реквізити відомості:

• Номер документу;
• Дата – автоматично встановлюється поточна дата або у разі потреби задається користувачем;
• Найменування – вводиться користувачем;
• Валюта – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вибирається з довідника валют та котирувань;
• Курс;
• Контрагент (банк одерж.) – по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою () вибирається банк з довідника контрагентів;
• Роз-вий рахунок контрагента – обирається з довідника банківських рахунків контрагента по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ();
• призначення – по клавіші F3 обирається підстава з довідника Підстави.Каса.Виплати, при необхідності в довіднику можливо створити нову підставу або ввести з клавіатури;
• Рахунок платника – по клавіші F3 обирається рахунок з довідника банківських рахунків підприємства, з якого перераховуються суми відрядних витрат.

В середині відомості при виборі співробітника в відомості автоматично підтягується його особовий рахунок, який заведений в особовому рахунку в зазначеному банку.