Розрахунки по авансовим звітам

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунках типу Підзвіт та Підзвіт (валютний), які налаштовуються в модулі Налаштування на вкладці Об’єкти обліку.

У модулі Розрахунки по авансовим звітам проводиться реєстрація авансових звітів, які створені в модулі Авансові звіти та відображається документи виплати грошових коштів по витратах на відрядження (касові та банківські документи). По кожному підзвітному рахунку (об’єкту обліку) ведеться окремий реєстр. Об’єкт обліку підзвіту обирається зі списку в полі Рахунок. Праворуч в полі Підсумки у валюті автоматично зазначається валюта, яка закріплена за даним об'єктом обліку.

У реєстрі модуля Розрахунки по авансовим звітам відображаються три види операцій:

• отримання грошей в підзвіт;
• повернення підзвітних сум;
• списання підзвітних сум на підставі авансового звіту.

Перші два види операцій формуються в реєстрі автоматично при реєстрації відповідних касових та банківських операцій. Остання операція створюється на підставі сформованого авансового звіту.

Система розраховує вхідний залишок, надходження, витрати та вихідний залишок за кожен день.

Відображення інформації в реєстрі можливо шляхом групування по датах і як список операцій. Вибір виду реєстру проводиться в меню Вид.

Основний вид відображення інформації в реєстрі - це групування по датах, який налаштовується по пункту Групування по датах (комбінація клавіш Alt + 1).

Меню Реєстр групування по датах має наступний набір функцій.

При відображенні по датах по пункту меню Реєстр / Створити проводиться створення дня. По пункту меню Перерахунок залишків (комбінація клавіш Ctrl + F3) виконується перерахунок залишків. Даний пункт меню призначений для перерахунку даних при зміні початкових залишків в початковій даті. Залишки по всім наступним датам перераховуються автоматично.

При відміченому параметрі Автоматичний перерахунок залишків, такий розрахунок буде відбуватись автоматично.

По пункту Групове формування "Витр. згідно звіту" можна зареєструвати всі або обрані чернетки авансових звітів. Якщо авансові звіти розподілені по журналах, необхідно обрати конкретний журнал або пункт Всі журнали.

Якщо встановлено параметр по пункту Відображати стан по проводках відображатиметься стан проведення документів, а саме, якщо усі операції за дату проведені, вона відображатимуться жирним шрифтом.

По виду Вид / Список операцій (комбінація клавіш Alt + 2) відображається список всіх операцій без будь-якого групування.

Меню Реєстр за списком операцій має відмінності від меню групування по датам.

По пункту Створити можна створити операції (див. Реєстрація операцій):

• витрачено згідно звіту;
• інвентаризація заборгованості (видаток);
• інвентаризація заборгованості (прибуток).

В даному вигляді також можна проводити групову реєстрацію авансових звітів за пунктом меню Реєстр / Групове формування "Витр. згідно звіту" (комбінація клавіш Ctrl + Shift + G). У вікні Вибір документа, де обираються потрібні авансові звіти, здійснюється контроль на відповідність рахунку обліку підзвіту в документі Авансовий звіт і вибраного, при вході в модуль, рахунку. Тобто, авансові звіти, які не відповідають вибраному об’єкту обліку, виділяються у вікні вибору документів сірим кольором.

По пункту меню Рознесення по статтях та Групове рознесення по статтях можна провести рознесення документу/документів по статтях руху грошових коштів. Видалення документу підстави з обраного в реєстрі документу проводиться за відповідним пунктом меню.

Також в меню Вид є можливість подання інформації з групуванням по підзвітним особам – Розрахунки із співробітником (комбінація клавіш Alt + 3), що відображає заборгованість за кожною підзвітною особою.

Меню Реєстр такого виду має незначний перелік функцій.

Для отримання даних по підзвітній особі необхідно відкрити співробітника по пункту меню Реєстр / Відкрити (клавіша Enter або за допомогою піктограми на панелі інструментів – ). У середині розраховується вхідний залишок, сумарні обороти та вихідний залишок. Також відображаються документи видачі і повернення підзвітних сум, які доступні для перегляду.

По пункту меню Реєстр / Відомість видачі під звіт, за необхідності, можна сформувати відомість для погашення заборгованості перед співробітниками.

При наступному вході в підсистему запам’ятовується вигляд реєстру, встановлений напередодні.

Детальний опис функцій для роботи в реєстрах різного виду розглядається за посиланнями:

Внесення початкових залишків та створення записів дня

Реєстрація операцій (Витрачено згідно звіту, Інвентаризація заборгованості, Відомість видачі в підзвіт)

Окремо наведена характеристика модулю у веб-версії Розрахунки по авансовим звітам у WEB.