Нумерація документів
Комплекс надає можливість налаштувати правила автоматичного формування номерів документів. Вибір початкового номера виконується окремо для кожного типу документів на вкладці Нумерація модуля Налаштування відповідної системи.
Для налаштування нумерації треба перейти на праву панель вікна, клавішею Пробіл або мишею встановити позначку Автонумерація. Вказуються параметри формування номера:
- Термін дії номеру – термін дії обирається зі запропонованого списку: необмежений, день, місяць, рік, квартал. Якщо обраний термін дії рік/місяць, це означає, що з початку наступного року/місяця нумерація документів почнеться спочатку. Необмежений термін дії означає, що Комплекс забезпечує унікальність номерів документів протягом всього періоду експлуатації Комплексу;
- Довжина номеру – кількість символів у номері (від 8 до 20 символів);
- Префікс номеру – символи, з яких починається номер (при необхідності). Префікс можна встановити загальний або для користувача;
- Формат номеру – обирається одне з можливих значень: номер, рік/номер, місяць/номер, день/номер, номер/рік, номер/місяць, номер/день;
- Роздільник – якщо формат номера є складеним, вказується символ-роздільник. За замовчуванням пропонується символ «/».
Налаштування
автонумерації документів
Для забезпечення правильного сортування за номерами документів рекомендується встановлювати позначку Доповнювати номер нулями. Зміна значення параметра виконується по клавіші Пробіл.
Після встановлення параметрів нумерації Комплекс проводить нумерацію документів з першого номера (показаний в поле Приклад номеру).
Якщо необхідно змінити принципи нумерації в реєстрі документів, слід прибрати позначку Автонумерація, зберегти внесену зміну, і тільки потім встановити необхідну нумерацію.
При введенні даних у документ, якщо є така необхідність, по комбінації клавіш Alt + N в полі Номер може бути виконана зміна початкового номера. У списку, курсор переміщується на нижній рядок, вводиться змінна частина номера, з якої необхідно почати нумерацію. Якщо встановлено параметр Використовувати вільні номери, то при наступному виклику вікна зміни номера показуються пропущені номери, доступні для використання.
Номер використовуваний в автонумерації за замовчуванням є 8-символьним.
Залежно від налаштувань у номері можуть бути присутніми:
- префікс – від 1 до 3-х символів;
- рік або місяць або день – 2 символи;
- роздільник – 1 символ.
Використання додаткових налаштувань зменшують кількість знаків самого номера.
Розглянемо приклад:
- наявність префіксу (наприклад, «ЖР») – це 2 символи;
- присутність року і роздільника (наприклад, 21/) – 2 + 1 = 3 символи;
Разом 5 символів.
У результаті, для довільної нумерації документа залишається 8 – 5 = 3 символи, відповідно, діапазон номерів буде становити від 1 до 999.