Попередні одноразові налаштування

1) Система Загальні довідники:

а) Заповнити довідники:

За необхідності створюються додаткові користувацькі довідники.

б) Група Номенклатура й ціни:

  • Довідник атрибутів (створити атрибут номенклатури Картотека автомобілів, Картотека водіїв і додати як описовий);
  • Довідник одиниць виміру;
  • Довідник номенклатури: Запаси: матеріали, паливо, паливно-мастильні матеріали, запасні частини, МШП тощо, Роботи-послуги: транспортні перевезення тощо (Створення нової номенклатурної позиції);
  • Прайс-листи (на послуги: транспортні перевезення), (Формування прайс-листів на продукцію).

2) Система Логістика / Облік запасів.

На закладці Довідники / Групи місць зберігання модуля Налаштування створити за необхідності групування.

На закладці Довідники / МВО – створити матеріально-відповідальних осіб – водіїв, за якими закріплено автотранспортні засоби.

На закладці Довідники / Місця зберігання треба створити центральний склад для палива (це можуть бути також талони) та склад Паливо в баках за кожним автотранспортним засобом.

На закладці Об’єкти обліку створити об'єкти обліку типу Паливо в баках та прив'язати склади (місця зберігання) до об'єкту (див. нотатки Налаштування довідників Матеріально-відповідальна особа та Місця зберігання, Створення об’єкту обліку для обліку запасів, Налаштування роботи зі складом "Паливо в баках").

3) Облік персоналу.

У модулі Налаштування системи Облік персоналу / Облік праці й заробітної плати / Параметри створити види оплат для системи оплати праці для водіїв, ремонтників, якщо вони відсутні. Окремі види оплат для водіїв та ремонтників створюються, якщо такі працівники працюють за нарядами або відмінними від окладів системами оплати.

Заповнити довідник Операційно-трудові нормативи (при відрядній оплаті водіїв).

Заповнити Довідник графіків і режимів роботи, Довідник тарифних ставок, що будуть використані при формуванні Графіків роботи, видів оплати, тарифів водіїв при налаштуванні в системі Облік автотранспорту.

4) Облік автотранспорту.

На закладці Довідники модуля Налаштування провести заповнення довідників.

Якщо в структурі підприємства є окремі колони чи територіально віддалені підрозділи (наприклад, декілька гаражів в різних регіонах) системи заповнити: довідники: Автопідприємства, Колони. Налаштування довідників автопідприємства, колони,

В довіднику Паливостворити види палива Налаштування довідника паливо.

В довіднику Типи автомобілів створити типи автомобілів (наприклад, вантажні, легкові, спеціальні) та обрати до них друковану форму подорожнього листа.

В довідниках Марки автомобілів, Моделі автомобілів сформувати довідник за кожною моделлю автомобіля. Налаштування довідників типів, марок і моделей автомобілів.

В довідниках Типи і Розміри шин зазначити використовувані типи та розміри шин відповідно. Перед формуванням довідників необхідно сформувати Картки номенклатури для шин. Налаштування довідників типів і розмірів шин.

В довіднику Акумулятори зазначити використовувані акумулятори. Перед формуванням довідника необхідно сформувати Картки номенклатури для акумуляторів. Створення картотеки акумуляторів,

В довідниках Послуги, Тарифи на послуги, Вантаж заповнити дані, якщо надаються послуги автотранспорту. Перед формуванням довідників необхідно сформувати Картки номенклатури для послуг за кожним видом послуги. Налаштування довідників послуги, тарифи на послуги,

Графіки роботи, Види оплати, Тарифів водіїв (встановити види оплати водіям по подорожнім листам та в період ремонту, графіки роботи), Налаштування довідників графіків роботи, види оплати та тарифи водіїв,

Типи розкладів (сформувати довідник типів розкладів), Налаштування маршрутів централізованої доставки.

На закладці Параметри модуля Налаштування системи в залежності від прийнятої технології обліку на підприємстві встановити позначки у параметрах.

Встановити певні види подорожніх листів для легкового та вантажного транспорту (див. нотатку Налаштування параметрів для подорожніх листів). Ведення обліку подорожніх листів може вестись: По водію (якщо автомобіль закріплено за водієм), По державному номеру (якщо працюють позмінно декілька водіїв чи бригада), По гаражному номеру.

При видачі палива і паливно-мастильних матеріалів по відомості встановити відповідні позначки, (див. нотатки Налаштування параметрів для відомості видачі та відомості витрат палива), при відсутності позначки видача по відомості неможлива.

Для ведення обліку палива по водіям необхідно встановити параметр Облік витрат палива по водіям.

Якщо проводиться постачання, відповідно до договору, товарів чи готової продукції до покупців автотранспортом заповнити Довідник відстаней та Довідник маршрутів у відповідних модулях системи Облік автотранспорту (див. нотатки Формування довідника відстаней, Налаштування маршрутів централізованої доставки).