Керування періодами

Модуль Керування обліковими періодами дозволяє управляти періодами всередині підсистеми.

У підсистемі існує поняття поточного облікового періоду. Тільки за поточний обліковий період формуються Документи, Платіжні відомості і Списки на перерахування. Тільки дані поточного облікового періоду підлягають коригуванню в розрахункових листках працівників. При закритті періоду, всі дані записуються в архів і вважаються архівними. Дані закритих (архівних) періодів не підлягають зміні.

Примітка: Документи, Платіжні відомості і Списки на перерахування створені в архівних періодах і не закриті в них, змінюють свій статус (закриваються) і в поточному обліковому періоді. Однак, при цьому, вся інформація таких документів відбивається в розрахункових листках поточного облікового періоду.

Кожен запис розрахункового листка працівника зберігає період, за який вона розраховується (розрахунковий період). Обліковий період розрахункового листа може відрізнятися від розрахункового періоду запису цього розрахункового листа. Найпростіший приклад: у листопаді оформляється лікарняний лист за дні хвороби у вересні місяці. Розрахунковий період в даному випадку - вересень, а обліковий період запису розрахункового листа - листопад.

Закриття періоду виконується по кнопці Закрити період. Закривається тільки поточний обліковий період. При цьому Системою виконуються такі дії:

Проводиться розрахунок заробітної плати всіх працівників з формуванням роз'яснень з розрахунку кожної суми розрахункового листа.
Зберігаються в архіві суми розрахованої зарплати, роз'яснення до розрахунку, суми нарахувань до фондів та перерахувань, а також проводки.
Коригуються залишки сум за тривалим утриманням, що виплачуються частинами (штрафи, позики та ін.).
Коригуються суми для аліментів у платіжних відомостях і списках на перерахування відповідно до знову розрахованих і поміщених в архів сум з розрахункових листків. У разі існування заборгованості по аліментах відбувається її погашення, на величину погашення за період, що закривається.
Виконуються дії, що відповідають установленим користувачем в модулі Керування обліковими періодами параметрам: платіжні доручення, сформовані на підставі платіжних відомостей та списків на перерахування, передаються в банк; сформовані проводки передаються в підсистему Головна книга, документи зі статусом Чернетка видаляються, роз'яснення розрахунків в розрахункових листках і/або документах також видаляються.
У новому обліковому періоді в розрахунковому листі кожного працівника розраховуються суми Нараховано і Утримано.

При закритті періоду в заробітній платі при передачі проводок в Головний журнал виконується перевірка: якщо дата проводки менше вступного балансу або потрапляє в закритий період Головної книги, то операція переривається і видаються відповідні повідомлення.

Перед закриттям періоду за допомогою установки/зняття позначок визначаються дії Комплексі:

Передавати перерахування в Банк – автоматично передає в підсистему Грошові кошти Платіжні документи в позабюджетні фонди та бюджет;
Передавати проводки в Головну Книгу – встановлена позначка дозволяє при закритті періоду одночасно передати проводки в підсистему Головна книга. Крім того, проводки передаються в Головну книгу безпосередньо після закриття облікового періоду з розрахункової відомості архівного періоду. Якщо період Головною книги закритий, то дана позначка не доступна;
Параметр Переміщувати непроведені документи міжрозрахункової виплати у новий обліковий період – служить для автоматичного переміщення незакритих виплат за лікарняними ФСС у новий обліковий період, що дозволяє уникнути формування сальдо по виплаті працівнику за минулий місяць без виконання додаткових операцій копіювання або переміщення;
Видаляти відкриті документи – при закритті періоду автоматично видаляє відкриті документи, наявні в обліковому періоді. Дія цієї позначки поширюється і на реєстр пачок подорожніх листів;
Не зберігати роз'яснення розрахунку в Розрахункових листках – при закритті періоду автоматично видаляються роз'яснення розрахунків в розрахункових листах, що дозволяє оптимізувати розмір бази даних за обліковий період, що закривається.

При установці курсору на закриті періоди замість кнопки Закрити період з'являється кнопка Відкрити період, а також виводяться підсумки за обраним закритим періодом.

Відкриття періоду - це відновлення стану особових рахунків, розрахункових листів працівників і документів на момент закриття зазначеного облікового періоду. Відкривається тільки останній закритий період. Відкриття періоду неможливе, якщо в поточному обліковому періоді присутні закриті документи, платіжні відомості або списки на перерахування.

Якщо виникає необхідність відкрити більш ранній обліковий період, необхідно послідовно виконати відкриття всіх попередніх облікових періодів.

Примітка: Процедура відкриття періоду виконується тільки в крайньому разі і являє собою дуже рідкісний випадок зміни даних, що залишилися в архіві. При виявленні помилок в розрахунку за минулі місяці краще користуватися стандартною процедурою сторнування та перерахунку даних, що виконується автоматично при введенні в розрахунковому листку будь-якого працівника даних, які відносяться до попередніх розрахунковим місяців. Відкриття періоду і відкликання проводок з Головного журналу неможливе, якщо відповідний період закритий в Головній книзі.

При відкритті періоду виконується така послідовність дій:

Видаляється архів облікового періоду, що відкривається;
Коригуються залишки тривалих утримань, що виплачуються частинами (позики, штрафи та ін.);
Розраховуються суми Нараховано і Утримано за новий обліковий період, що відкривається.

Довідник працівників не блокується при закритті/відкритті періоду. Крім цього, вся картотека працівників доступна для читання. Блокується зміна записів у картотеку працівників. Блокування довідника працівників виконується тільки у фінальній фазі закриття/відкриття періоду, при цьому всі користувачі зобов'язані звільнити довідник працівників та інші картотеки, які обробляє Управління періодами. При невдалій спробі блокування виводиться повідомлення зі списком користувачів, які працюють з довідником працівників. При спробі скасувати закриття/відкриття періоду виводиться додаткове повідомлення з роз'ясненням наслідків скасування операції. Скасувати закриття/відкриття періоду у фінальній фазі по кнопці Скасування неможливо. Для цього необхідно встановити позначку Дозволити скасування закриття/відкриття періоду, яка знаходиться у вікні повідомлення. Цим виключається використання кнопки Скасування.