Табель обліку робочого часу

Модуль аналогічний модулю , який знаходиться у обліку кадрів. Модуль Табель обліку робочого часу призначений для введення даних табельного обліку.

Заповнення табеля здійснюється Комплексом автоматично за даними з графіків робіт кожного конкретного співробітника (за умови, що в налаштуванні цих графіків робіт встановлено відмітку Автоматичне табелювання). Також на заповнення табеля впливають внесені лікарняні листи, відпустки, відрядження. При закритті документів, сформованих за видам оплати, що табелюються (зв'язок визначається методом розрахунку виду оплати Відпустка, Лікарняний та ін.), записи потрапляють в розрахункові листи співробітників, автоматично змінюючи табельні дані.

За потреби планові дані коригуються користувачем.

Облік відпрацьованого співробітником часу у Комплексі ведеться двома способами:

відпрацьовані, пропущені через хворобу та ін.Поденний облік. При використанні даного способу обліку Комплекс запам'ятовує інформацію по кожному відпрацьованому дню місяця. Такий спосіб обліку дозволяє правильно і точно розрахувати суми за відпускними та лікарняними, так як Комплекс має повну інформацію про робочий час співробітника.
Підсумовуваний облік. При використанні даного способу облік відпрацьованого часу проводиться тільки в сумовому вираженні, підсумком за весь місяць. Комплекс не має інформації про те, які числа місяця співробітником

Вибір способу обліку виконується в налаштуванні графіка роботи співробітника.

У полі Період виконується вибір розрахункового періоду.

У полі Підрозділ виконується вибір конкретного підрозділу або всіх підрозділів з довідника.

Перегляд розрахункового листа співробітника виконується по пункту меню Реєстр / Розрахунковий лист або за комбінацією клавіш Alt + F3.

Згідно з позицією меню Реєстр / Табелювання або за комбінацією клавіш Ctrl + T відкривається вікно Табелювання співробітника, в якому зазначаються: Початок, Закінчення, Вид оплати (ВО), Графік, Фаза, Години, Зміна, Підрозділ, Посада, Професія, Розряд, План. днів, План. годин, Оклад / Тариф, % премії, Рахунок, Замовлення, ДФ та ЕКВ, МВВ. За кнопкою Параметри налаштовується відображення полів таблиці табелювання:

При створенні запису:
- Залишати поля порожніми;

Для новоствореного користувача в Системі за замовчуванням встановлюється даний параметр.

Заповнювати поля даними з особового рахунку працівника.

Вибирається довідник для вибору професії (Довідник професій / Довідник тарифних ставок). Ці ж параметри налаштовуються по пункту меню Сервіс / Налаштування. Також налаштовується відображення колонок в таблиці.

Відкликання співробітника з відпустки виконується по пункту меню Реєстр / Відкликати з відпустки (комбінація клавіш Ctrl + О), скасування відкликання співробітника з відпустки виконується по пункту меню Реєстр / Відмінити відклик з відпустки (комбінація клавіш Ctrl + О).

Згідно з позицією меню Реєстр / Підсумки табеля (комбінація клавіш Alt + І) відкривається вікно Підсумки табеля, в якому представлена інформація за видами оплати для всіх протабельованих співробітників підприємства.

Згідно з позицією меню Реєстр / Контроль використання робочого часу (комбінація клавіш Ctrl + K) проводиться розрахунок підсумків табеля і відображення даних в розрізі категорій персоналу по тарифікатору, фактичному табелю та штатному розпису. Розраховуються відхилення. За кнопкою Налаштування вказуються види оплати для контролю табелювання (система оплат, лікарняні, відпустки, інші види за середнім заробітком).

Згідно з позицією меню Реєстр / Електронна прохідна здійснюється робота з даними підсистеми Електронна прохідна. Отримання даних з електронної прохідної проводиться за пунктом меню Реєстр / Електронна прохідна / Прийняти дані. За потреби видалення прийнятих даних проводиться за пунктом меню Реєстр / Електронна прохідна / Вилучити прийняті дані.

Згідно з меню Вид проводиться зміна відображення даних в табелі по таких пунктах:

Вид / Час (комбінація клавіш Alt + 1);
Вид / Умовні позначення (комбінація клавіш Alt + 2);
Вид / Коди Видів оплат (комбінація клавіш Alt + 3);
Вид / Зміни (комбінація клавіш Alt + 4);
Вид / Список Видів оплат (комбінація клавіш Alt + 5).

За потреби встановлюється ширина колонок по пункту Вид / Ширина колонок (комбінація клавіш Alt + 6). За потреби видимість позначення встановлюється за пунктом Вид / Лише перший символ умовного позначення (комбінація клавіш Alt + 7).

По пункту меню Вид / Включати підлеглі підрозділи (комбінація клавіш Ctrl + P) відображаються співробітники по підлеглим підрозділам.

Табель обліку робочого часу містить сім закладок:

Закладка Табель. Це основна закладка, що дозволяє табелювати співробітника з точністю до сотих часток години. Табелювання на закладці можливо тільки в разі, якщо графік співробітника в даному місяці має поденний облік часу. У табелі для кожного дня місяця визначається вид дня (робочий день, вихідний, свято, невиправданий пропуск та ін.). Для кожного робочого дня вказується система оплати, за якою працівник працював в цей день. Якщо при поденному обліку користувач змінює загальну кількість фактично відпрацьованих днів або годин, запис системи оплати переводиться в підсумовуваний облік і не зберігає поденної маски днів, але сам табель при цьому залишається поденним.

На закладці Табель для кожного співробітника відводиться рядок, де вказується планова і фактично відпрацьована кількість днів і годин та умовні позначення для видів оплати в кожен з днів (якщо в один із днів співробітника протабельовано двома або кількома видами оплати, цей день в табелі зазначається символом *). Для робочого дня коригується кількість відпрацьованих годин, змінюється система оплати, відзначається невиправдана неявка або додатковий робочий день.

Закладка Табель-календар призначена для швидкого табелювання видів оплат, що залежать від годин. У лівій частині екрана розташований реєстр співробітників: Прізвище І.Б., Графік, Посада. У правій частині відображаються дані відпрацьованого часу по календарю обраного співробітника згідно графіку. Табель має вигляд календаря, де для кожного дня місяця відводиться окрема графа. Залежно від обраного виду подання в кожній графі відображається кількість відпрацьованих годин за кожен з днів (пункт меню Вид / Час), умовне позначення системи оплати (пункт меню Вид / Умовні позначення), код виду оплати (пункт меню Вид / Коди видів оплат) або виконується відображення зміни (пункт меню Вид / Зміни). Внизу календаря відображається рядок кількості відпрацьованих годин Всього за місяць по Плану і Фактично.

На цій же закладці для будь-якого співробітника вводяться дані про тимчасове переведення на іншу систему оплати, графік робіт та ін. (або поєднання). Для цього у вікні, розташованому в нижній частині закладки, вказується дата Початку та дата Закінчення переведення (числа поточного місяця), Вид оплати (ВО), Графік роботи, скільки годин на день співробітник працює за іншою системою оплати (іншим тарифом та ін.) – Години та інші параметри. При включеному параметрі Наказ для «відкритого» запису табелювання - при закритті періоду запис автоматично створює наказ зміни Особового рахунку на підставі відкритого запису табелювання (Підсистема Облік праці й заробітної плати модуль Налаштування / Параметри / Інші). Зміни поширяться і на наступні облікові періоди до тих пір, поки буде введена дата закінчення.

Для того, щоб в один день могли поєднуватися дві або декілька систем оплати, в налаштуванні для даних систем оплат (Підсистема Облік праці й заробітної плати модуль Налаштуваннязакладка Види оплат пункт Система оплати) встановлюється параметр Не відключає автоматичного табелювання. Якщо в один день поєднуються дві або декілька систем оплати, цей день в табелі буде відзначений символом *.

На закладці Години за видами оплат продивляється й коригується фактично відпрацьована кожним співробітником кількість днів і годин за кожним видом оплати. За бажанням користувача обмежується перелік видів оплати, за якими ведеться облік фактично відпрацьованого часу (пункт меню Вид / Види реєстру ). Перелік встановлюється у вікні Вибір видів оплат.

На закладці Суми за видами оплат нарахування працівника виконуються так само, як це робиться в розрахункових листах. Загальний вигляд виведення інформації аналогічний розрахунковому листу, однак працювати на цій закладці можна тільки з тими видами нарахувань, які відносяться до систем оплати, надбавок і доплат, пов'язаних з табелем, і премією. Ця закладка використовується при табелюванні співробітника з підсумовуваним обліком робочого часу. Але при наявності в підсумовуваному табелі відхилень від планового часу (відпустка, лікарняний) запис системи оплати формується автоматично, а сума в ньому не розраховується, оскільки фактичний час в цьому разі вказується користувачем.

Закладка Загальні відомості. Відображаються дані особових рахунків співробітників, які необхідні для табелювання або впливають на нього.

На закладці Контроль ставок відображаються дані по планових і фактичних тимчасових (дні, години) показниках. Фактичні дані за потреби коригуються. Використовується для економістів планового відділу. Змінені дані в розрахункових листах не зберігаються.

Закладка Контроль тарифікатора - відображаються дані особових рахунків співробітників, необхідні для економістів планового відділу. Дані відображаються в розрізі підрозділів і категорій персоналу. Фактичні дані за потреби коригуються. Змінені дані в розрахункових листах не зберігаються.