Документи

Модуль Документи підсистеми Облік праці й заробітної плати призначений для масового введення даних за окремими видами нарахувань і утримань. У розрахунковій частині бухгалтерії такі документи називають пачками. Деякі види оплати, наприклад, наряди, а також деякі види премій доцільно нараховувати в цьому модулі. Для більшості ж видів нарахувань і утримань рекомендується використовувати модуль Універсальний документ.

Кожен документ зберігається в реєстрі того місяця, в якому він створений. Для роботи з реєстром документів обирається Період та Журнал документів.

Кожен документ пов'язаний з певним видом оплати та характеризується певним статусом: Відкритий або Закритий. Документи зі статусом Відкритий редагуються і видаляються. Після закриття документа (пункт меню Реєстр/Закрити документ) його дані потрапляють в розрахункові листи співробітників і зміна інформації в документі забороняється. Для виправлення допущених помилок спочатку даний документ відкликається з розрахункових листів працівників (пункт меню Реєстр / Відкрити документ), після чого виправляються допущені помилки і документ знову закривається. Якщо після помилкового документа були створені інші документи, які торкалися співробітників, що поміщені в помилковому документі, необхідно відкрити всі документи в порядку, зворотному їх закриттю.

Помилки виникають і при відкритті документа, якщо запис в розрахунковому листі, сформований на підставі цього документа, сторнувався через виникнення конфлікту в табелі. У цьому разі документ залишається в статусі Закритий до ліквідації конфлікту записів.

При закритті документа можливий контроль наявності помилок. Для цього на етапі налаштування підсистеми в модулі Налаштування налаштовуються параметри розділу Контролювати конфлікти табеля при закритті документів (закладка Параметри / Документи). При включеному контролі документи, в яких виявлено помилки, при закритті виділяються в реєстрі червоним рядком. У самому документі червоним рядком у списку виділяються співробітники, у яких виявлені конфлікти табеля. Рядки з помилками при врахуванні даного параметра в розрахунковий лист при закритті документа не передаються. У роз'ясненні розрахунку кожного запису виводиться причина помилки (комбінація клавіш Ctrl + F1).

Операції відкриття і закриття виконуються з документом в цілому, а не з окремими рядками документа. Зміна статусу, друк і видалення проводиться над групою документів. Виділення документів в групу проводитися за пунктом меню Правка / Відмітити, Правка / Відмітити всі, Правка / Зняти відмітки.

Реєстр документів має два види подання:

• Стандартний. У цьому виді реєстр являє собою таблицю документів, в колонках якої виводиться інформація про номери і найменування документів, їх загальні суми і статуси. Перехід в цей вид здійснюється по пункту меню Вид / Стандартний.
• Комбінований. У цьому виді екран розділений на дві частини. У лівій частині екрана представлений реєстр документів із зазначенням їх Номерів і Найменувань. У правій частині екрана відображається повна інформація по поточному реєстру документа, що включає в себе:
  • Вид оплати за цим документом.
  • Загальна Сума документа.
  • Кількість Рядків - співробітників, задіяних в документі.
  • Статус документа.
  • Ознака наявності Помилок.
  • Журнал , в якому знаходиться документ.
  • Дата, час та П.І.Б. оператора, який виконав Створення документа.
  • Дата, час та П.І.Б. оператора, який виконав Останню модифікацію в документ.
  • Дата, час та П.І.Б. оператора, який виконав Закриття документа.

Перехід в цей вид здійснюється по пункту меню Вид / Комбінований.

Кожен документ зберігається в реєстрі того періоду, в якому він сформований. Архів документів зберігається стільки місяців, скільки вказано в розділі Термін зберігання архіву пункту Параметри модуля Налаштування. Документ із закритого періоду тільки передивляється. Документ, що знаходиться в архіві, може перебувати у відкритому стані, тобто як чернетка, так як закриття всіх документів при закритті періоду не є обов'язковим. Можливо видалення такого документа/архіву. Можливо видалення відкритих документів при закритті періоду. Для цього перед початком процедури закриття в модулі Керування періодами ставиться відмітка Видаляти чернетки документів.

Згідно з позицією меню Реєстр / Перемістити в журнал (комбінація клавіш Alt + М) зазначені документи можна перемістити в інші журнали. Журнали попередньо повинні бути створені і доступні користувачеві.

Згідно з позицією меню Реєстр / Накази або по комбінації клавіш Alt + Р можна подивитися накази.

Згідно з позицією меню Реєстр / Сформувати наказ або по комбінації клавіш Alt + F6 можна сформувати наказ на підставі чернетки документа (наприклад, на премію).

Згідно з позицією меню Реєстр / Відкликати наказ можна відкликати вже затверджений наказ.

Після відкриття документа можливий перегляд Роз'яснення розрахунку суми кожного рядка по комбінації клавіш Ctrl + F1. Ці роз'яснення аналогічні роз'ясненням з розрахунку рядків розрахункового листа співробітника.

Вікно документа стандартного виду являє собою таблицю, в рядках якої наводиться список співробітників, задіяних в документі, та інформація, яка відповідає виду оплати, пов'язаного з цим документом. У документі присутній табельний номер співробітника, його прізвище і сума виду оплати та інші параметри.

Формування рядків документа виконується за пунктом меню Реєстр / Створити шляхом вибору з довідника табельного номера або прізвища співробітника. Для деяких видів оплати (наряди, премії та ін.) вибір співробітників здійснюється за пунктом меню Реєстр / Вибір працівників за списком. У цьому разі в списку відзначаються працівники, які включаються в документ, що формується. При виборі можливе використання функцій пошуку, фільтрації, сортування.

Згідно з позицією меню Реєстр / Дані для розрахунку здійснюється вибір даних для розрахунку за обраним методом розрахунку та встановлення параметрів Використовувати поле % премії для введення планового часу системи оплати та Вибір працівників на підставі даних особового рахунку (інакше – розрахункового аркушу).

В середині документу по пункту меню Реєстр / Контрольні суми або по комбінації клавіш Ctrl + Т надається інформація по виділеному співробітнику Тариф, КТУ, Час, Відсоток і Сума.

В середині документу по пункту меню Вид / Налаштування виду… можна змінити позицію встановлення курсора при створенні запису: на поточне поле, на перше поле, на перше незаповнене поле.