Універсальний документ

Універсальний документ – це документ зарплати, рядки якого можуть містити різні види оплати. Універсальний документ можна формувати на підставі наказів, протоколів ФСС, є-лікарняних або без використання документів - підстав.

Поряд зі стандартними властивостями реєстрів документів, реєстр універсальних документів має ряд додаткових можливостей:

вбудований імпорт/експорт універсальних документів (Експорт/імпорт даних при формуванні документа);
можливість копіювання тільки налаштування документу чи незакритих рядків частково закритого документу;
форма звіту, що збирає дані працівників по всіх документах реєстру.

Сам універсальний документ в порівнянні зі звичайним документом також має ряд додаткових властивостей:

набір додаткових полів (полів розширень), які можуть використовуватися в програмах користувача;
набір додаткових полів (полів підсумків), які можуть використовуватися в програмах користувача;
можливість розрахунку рядків документа як автоматично, так і з використанням програми користувача;
можливість розподілу заданої суми по рядках документа з використанням програми користувача;
можливість закриття документа з використанням програми користувача;
можливість введення групи лікарняних чи групи відпусток;
та ряд додаткових функцій:
- вибір даних з розрахункових листів працівників;
- підстанова значень за замовчуванням при створенні рядка документу;
- зміна значень рядків документу;
- перерахунок рядків документу.

Реєстр універсальних документів має два можливих види подання:

Стандартний – встановлюється по пункту меню Вид / Стандартний (комбінація клавіш Alt + 1). У цьому виді документи представлені у вигляді таблиці, у стовпцях якої вказано Номер, Найменування, кількість Рядків в документі, Сума, Статус (відкритий/закритий), Тип;
Комбінований – встановлюється по пункту меню Вид / Комбінований (комбінація клавіш Alt + 2). У цьому виді екран розділений на дві частини. У лівій частині екрана представлений реєстр документів із зазначенням їх номерів і найменувань. У правій частині екрана відображається більш повна інформація по поточному документу даного реєстру, що включає в себе: Тип документа; загальна сума Нарахованих сум по документу; загальна сума Утриманих сум по документу; підсумкова Сума; Рядків; Статус документа; ознака наявності Помилок; Журнал; Дату, Час та Прізвище І.Б. оператора, який Створив документ; Дату, Час та Прізвище І. Б. оператора, який створив Останню модифікацію в документ; Дату, Час та Прізвище І. Б. оператора, який Закрив документ.

Мал. 1. Комбінований вид універсальних документів

Подання у вигляді Стандартного та Комбінованого представлення в модулі Універсальний документ можливо, як на рівні реєстрів, що описано вище, так і на рівні документів реєстру. У режимі роботи з універсальним документом, вид подання встановлюється:

по пункту меню Вид / Стандартний (комбінація клавіш Alt + 1) – для виду Стандартний. У цьому виді документи мають вигляд таблиці, в рядках якої знаходиться список співробітників, задіяних в документі, та інформація, яка відповідає виду оплати, пов'язаному з цим документом. При коригуванні запису доступні тільки поля, специфічні для поточного виду оплати. Поля розширень доступні завжди. Крім того, будь-яке поле рядка документа можна змінити програмно;
по пункту меню Вид / Комбінований (комбінація клавіш Alt + 2) – для виду Комбінований. У цьому виді, в правій частині екрану відображається деталізована інформація по рядках таблиць. Редагувати дані документа можна в правій частині екрану.

Мал. 2. Комбінований вид універсального документу

Примітка: Перелік полів у комбінованому вигляді універсального документу залежить від виду оплати. Незалежно від виду подання, в універсальному документі завжди наявні поля: Таб.№ співробітника, Прізвище І.Б. і Сума виду оплати.

У реєстрі універсальних документів доступні ті ж дії, що і для стандартних документів. Крім того, при копіюванні універсального документа задається Період, Номер документу, можна включити параметр Копіювати лише налаштування документа або Копіювати тільки незакриті рядки частково закритого документа.

У реєстрі документів по пункту меню Вид / Встановити фільтр або по клавіші F11 з’являється вікно Встановити фільтр, в якому можна встановити відповідні параметри для відображення документів, в яких присутні записи по співробітниках, доступних даному користувачеві.

Згідно з позицією меню Реєстр / Налаштування / Шаблони параметрів (комбінація клавіш Alt + N) відкривається вікно Шаблони параметрів документів, в якому:

по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) створюється шаблон документів;
по пункту меню Реєстр / Копіювати (клавіша F5 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) копіюється вже створений шаблон документів.

Якщо документ створений та налаштовані параметри, на підставі такого документу можна створити шаблон для подальшого використання по пункту меню Реєстр / Налаштування / Створити шаблон з параметрів документа .

Згідно з позицією меню Реєстр / Операції... / Розрахунок (комбінація клавіш Ctrl + F3 ) відкривається вікно Розрахунок з параметром Перерахувати записи з відкоригованою фактичною сумою. При включенні цього параметра виконуватиметься розрахунок (з виконанням програми розрахунку документа) записів, для яких встановлена ознака Сума змінена вручну.

В універсальному документі, якщо обраний пункт меню Вид / Без сортування, користувач по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) може додати працівника в середині списку і при цьому збережеться порядок розташування працівників у списку.

В Універсальних документах можуть виконуватись такі дії:

По пункту меню Реєстр / Експорт поточного представлення в Excel у реєстрі документів здійснюється експорт відмічених в поточному вигляді записів у формат Excel, в самому документі по вказаному пункту меню виконується експорт поточного представлення всього документу.

В універсальних документах є можливість формувати документи на основі наказів відділу кадрів (на премію, відпустки, тощо). Правила формування документів наступні:

при вході користувача до реєстру універсальних документів перевіряється наявність наказів, для яких можуть бути сформовані документи, і виводиться сповіщення;
по пункту меню Реєстр / Сформувати документи з наказів або за комбінацією клавіш Ctrl + D в реєстрі універсальних документів виводиться вікно зі списком наказів, в якому потрібно зазначити накази, на підставі яких формуються документи;
є можливість сформувати окремі документи для кожного наказу, або один документ на всі зазначені накази;
документи формуються в поточному журналі. Якщо обрані Всі журнали, то функція Формування документів недоступна;

Примітка: при затвердженні та проведенні наказів документи не формуються.

В універсальних документах на підставі документа Протокол комісії соціального страхування можна провести нарахування страхових виплат або створити документ із реєстру є-лікарняних. У залежності від налаштувань в підсистемі Облік праці і заробітної плати / Параметри / Налаштування / Параметри / Пункт Зв'язок з іншими підсистемами / Протокол комісії по соц. страхування в універсальних документах в меню реєстр будуть доступні пункти:

Сформувати документи із реєстру є-лікарняних (комбінація клавіш Ctrl + L);
Сформувати документи з протоколу ФСС (комбінація клавіш Ctrl + F). У вікні реєстру протоколів вказується період та обираються потрібні документи та натиснути кнопку ОК. В залежності від параметрів Формувати окремий документ для кожного протоколу або Один документ для всіх протоколів відмічені протоколи включаються в універсальний документ. При розрахунку документа виконується контроль відсотка оплати, вказаного в Протоколі, та розрахованого на підставі страхового стажу працівника, при невідповідності відсотка видається попередження.

Примітка: Якщо у полі Формувати документи з протоколу ФСС, замість реєстру є-лікарняних (підсистема Облік праці і заробітної плати / Параметри / Налаштування / Параметри / Пункт Зв'язок з іншими підсистемами / Протокол комісії по соц. страхування) встановлено значення Ні, тоді в меню Реєстр модуля Універсальний документ буде доступним пункт меню Сформувати документи із реєстру є-лікарняних; якщо встановлено значення Так – буде доступним пункт меню Сформувати документи з протоколу ФСС.

У модулі Універсальний документ, по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ), можливе створення документів з типом:

Плановий табель;
Фактичний табель.

Мал. 3. Універсальний документ. Створення фактичного табеля

Табель Універсального документа не призначений для щоденного заповнення явок працівників, він не є електронною заміною пустографки, яку повністю заповнює табельник. Табель Універсального документа слід створювати в кінці місяця, коли пройшли всі накази по персоналу. Якщо потрібно внести коригування табеля, категорично не рекомендується відкликати (відкривати) документ. Рекомендується створити ще один документ та при створенні включити параметр Документ заповнюється вручну, додати в нього працівників, внести відхилення і провести коригувальний документ.

При створенні універсального документу в полі Тип документу обирається Фактичний табель формується з фактичним часом на підставі планового часу введеного в документі Планового табеля. Заборонено змінювати фактичні години і види оплати, розраховані раніше через інші документи. У фактичних і планових табелях за пунктом меню Вид / Виключати працівників у декретній відпустці відбувається виключення з фактичного і планового табеля працівників, які перебувають у декретній відпустці. При формуванні Фактичного табеля є можливість формування документа за 1-шу та 2-гу половину місяця на підставі планового часу введеного в документі Планового табеля. Для цього в документі Фактичний табель служить пункт меню Реєстр / Параметри документа, де необхідно вказати дату початку і кінця періоду місяця.

У документі Плановий табель за пунктом меню Правка / Заповнити табель або за комбінацією клавіш Ctrl + F9 заповнюється табель тим працівникам, у яких за замовчуванням вказаний графік роботи, що автоматично НЕ табелюється.

У планових і фактичних табелях здійснюється вибір працівників на подальшого друку звітів (Звіти 191 FR Плановий табель і 192 FR Фактичний табель) по зазначених працівниках. Якщо зазначених працівників немає, звіти друкуються згідно з фільтром за обраним підрозділом або по підприємству.

Якщо в довіднику видів оплати є вид оплати з методом розрахунку 245 Непідтверджений лікарняний, то при закритті Універсального документа в режимі Тільки лікарняні підприємства / ФСС створюються записи з непідтвердженими лікарняними. Інакше, як і раніше, в табелі створюються невиправдані неявки.

У планових і фактичних табелях по пункту меню Реєстр / Видалити відхилення (клавіша F8) виконується видалення відхилень, у разі наявності таких.

З універсальних документів по пункту меню Реєстр / Друк (по клавіші F9або за допомогою іконки на панелі інструментів – ) є можливість друку звітів.

Примітка: Для формування протоколу по лікарняним листам, номер яких починається с цифри (електронні лікарняні) необхідно використовувати звіт – звіт R917_016.RPF FR Протокол засідання комісії із соц. страхування для е-лікарняних, для формування протоколу по лікарняним листам, номер яких починається не з цифри («паперові» лікарняні) – звіт R917_015.RPF FR Протокол комісії із соціального страхування.

При формуванні регламенту роботи користувачів з Комплексом, необхідно враховувати наступні особливості:

проект документа Фактичний табель зберігає тільки відхилення від графіка роботи, зазначеного в Особовому рахунку працівника. При цьому:
- якщо створити табель, а потім внести зміну графіка в Особовий рахунок працівника або в Довідник графіків роботи – табель в документі буде змінено автоматично, при цьому будуть виконаний автоматичний розрахунок:
  - планових днів та годин за місяць;
  - фактичних днів та годин за місяць;
  - змін і годин по днях;
- при внесенні змін у Табель по днях зберігаються відхилення табеля – зміна і години відкоригованих днів, якщо вони не збігаються з графіком з Особового рахунку. Якщо в подальшому внести зміни в Особовий рахунок працівника або в Довідник графіків роботи – табель в документі буде змінений автоматично. При цьому автоматично будуть розраховані:
  - планові дні та години за місяць;
  - фактичні дні та години за місяць з урахуванням відхилень;
  - зміни і години по днях з урахуванням відхилень.
закритий документ Фактичний табель фіксується при проведенні (закритті) документу,тобто навіть якщо будуть внесені зміни в Особовий рахунок або налаштування Графіків роботи «заднім» числом, документ Табель модуля Універсальний документ залишиться незмінним;

Увага: Якщо після проведення (закриття) табеля внесені зміни в Особовий рахунок або налаштування Графіків роботи «заднім» числом, розрахунок системи оплати буде виконаний з урахуванням внесених змін. При цьому в розрахунковому листі й табелі розрахункового листа фактичний час може не збігатися з фактичним часом табеля Універсального документа.

скасування проведення (відкриття) Табеля Універсального документа знімає фіксацію. Це означає, що табель знову буде відображатися з урахуванням змін Особового рахунку та налаштування Графіків роботи. І якщо в період часу від закриття табеля до його відкриття зміни Графіка відбувалися, після відкриття табель буде іншим.