Платіжні відомості

Модуль Платіжні відомості – це документи, за якими здійснюються грошові розрахунки з працівниками через касу. Платіжні відомості формуються в підсистемі Облік праці й заробітної плати. При цьому кожна платіжна відомість зв’язується з видом утримання, має один з методів розрахунку типу Виплати або Виконавчі листи.

Залежно від методу розрахунку, пов’язаного з видом оплати, всі відомості розподіляються на такі види:

• Виплати:
  • Відомості по Заробітній платі – пов’язані з видачею заробітної плати співробітникам і формуються щомісяця;
  • Відомості по Авансу – використовуються для виплат авансу співробітникам;
  • Відомості по виплаті в міжрозрахунковий період – призначені для виплати грошей по нарахуваннях, сформованих в документах (відпускні, лікарняні, премії та ін.), а так само для виплати довільних сум в міжрозрахунковий період;
• Виконавчі листи:
  • Відомості на оплату Утримання по виконавчим листам;
  • Відомості на виплату Відшкодування шкоди по ДТП;
  • Відомості на виплату Аліментів – застосовуються для виплати аліментів на підприємстві через касу. Реєстр відомостей формується по розрахунковому періоду. Введені в реєстр відомості автоматично розподіляються за фіксованими групами, що відповідають групам видів оплати;
  • Відомості на виплату Аліментів (до 70%);
  • Відомості на виплату Виконавча служба (борг до 70%);
  • Відомості на виплату Виконавча служба (виконавчий лист до 70%).

Групи відомостей в реєстрі формуються автоматично при завданні користувачем відповідного виду оплати в новій відомості. Кожен документ пов’язаний з певним видом оплати.

Створення нового документа виконується двома способами:

• з вибором кожного співробітника. Створення нового документа в Реєстрі платіжних відомостей виконується по пункту меню Реєстр / Створити (по клавіші Ins або за допомогою іконки на панелі інструментів – ), вказується Вид оплати, Номер та Найменування відомості. Заповнення рядка відомості виконується шляхом вибору кожного співробітника з відповідного довідника, що викликається по пункту меню Правка / Викликати довідник (по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою ()) у полі Табельний номер (перед цим потрібно щоб це поле стало активним Реєстр / Створити) або за пунктом меню Реєстр / Вибір працівників за списком (чи комбінація клавіш Ctrl + S). У цьому разі у вікні Вибір працівників відзначаються працівники, які включаються в відомість;
• з груповим вибором співробітників. Створення нового документа виконується по пункту меню Реєстр / Сформувати документи або за комбінацією клавіш Ctrl + D. У вікні Формування платіжної відомості у полі Вид оплати вибирається вид оплати для формування виплат. У полі Найменування вказується найменування платіжної відомості. Перелік параметрів та вкладок залежить від зазначеного Виду оплати.

В полі Вид оплати по пункту меню Реєстр / Змінити (клавіша F4 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) відкривається вікно Вибір виду оплати, де обирається необхідний вид оплати для формування платіжної відомості. При виборі виду оплати – Утримання по виконавчим листам, Відшкодування шкоди по ДТП, Аліменти, Аліменти (до 70%), Виконавча служба (борг до 70%), Виконавча служба (Виконавчий лист до 70%) на вкладці Параметри містяться такі параметри:

• По підприємству в цілому;
• По підрозділах. При виборі даного варіанту активується вкладка Підрозділи, на якій відмічаються необхідні підрозділи підприємства для якого буде застосовано обраний вид оплат;
• параметр Включати підлеглі підрозділи;
• параметр На підставі довідника відомостей. У разі встановлення відмітки активується вкладка Відомості на якій відмічаються відомості;
• параметр Формувати ПВ для робітників без відомості;
• параметр Використовувати табличний фільтр по ДФ / ЕКВ / Аналітика. У разі встановлення відмітки активується вкладка Табличний фільтр на якій обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Якщо така відмітка не встановлена активується вкладка ДФ / ЕКВ / Аналітика у полі зі списком обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Далі обирається принцип формування документу по джерелам фінансування та кодам економічного класифікатора витрат що будуть використовуватись всі ДФ або обрані ДФ, всі ЕКВ або обрані ЕКВ, які відображаються в таблиці нижче.

Якщо в модулі Налаштування, в пункті ДФ та ЕКВ встановлені позначки для розрахунку зарплати за джерелами фінансування/економічним класифікатором витрат, то на вкладці параметри з’являється кнопка ДФ/ЕКВ, натиснувши на яку в вікні ДФ і ЕКВ, що входять в документ, заповнюються Джерела фінансування/Економічні класифікатори витрат, за якими фінансується підприємство.

При виборі виду оплати – Аванс на вкладці Параметри містяться такі параметри:

• По підприємству в цілому;
• По підрозділах. При виборі даного варіанту активується вкладка Підрозділи, на якій відмічаються необхідні підрозділи підприємства для якого буде застосовано обраний вид оплат;
• параметр Включати підлеглі підрозділи;
• параметр На підставі довідника відомостей. У разі встановлення відмітки активується вкладка Відомості на якій відмічаються відомості;
• параметр Формувати ПВ для робітників без відомості;
• параметр Включати працівників з нульовими сумами;
• параметр Виключити утримання з нарахованої суми;

• параметр Виплата звільненим повністю;
• Відсоток виплати;
• Порядок округлення виплачуваних сум: Працюючим та Звільненим;
• параметр Використовувати табличний фільтр по ДФ / ЕКВ / Аналітика. У разі встановлення відмітки активується вкладка Табличний фільтр на якій обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Якщо така відмітка не встановлена активується вкладка ДФ / ЕКВ / Аналітика у полі зі списком обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Далі обирається принцип формування документу по джерелам фінансування та кодам економічного класифікатора витрат що будуть використовуватись всі ДФ або обрані ДФ, всі ЕКВ або обрані ЕКВ, які відображаються в таблиці нижче.

При виборі виду оплати – Виплати 766 Міжрозрахунок доступний параметр Виплата нарахувань ФСС (Фонд соціального страхування). На вкладці Параметри містяться такі параметри:

• По підприємству в цілому;
• По підрозділах. При виборі даного варіанту активується вкладка Підрозділи, на якій відмічаються необхідні підрозділи підприємства для якого буде застосовано обраний вид оплат;
• параметр Включати підлеглі підрозділи;
• параметр На підставі довідника відомостей. У разі встановлення відмітки активується вкладка Відомості на якій відмічаються відомості;
• параметр Формувати ПВ для робітників без відомості;
• параметр Виплата сум за вказаними нарахуваннями;
• параметр Враховувати всі види доходу у розрахунку податків;
• параметр Включати заробіток з початку місяця;
• параметр Враховувати заборгованість минулих періодів;
• параметр Виплата звільненим повністю;
• Відсоток виплати;
• параметр Включити утримання з нарахованої суми;
• Порядок округлення виплачуваних сум: Працюючим та Звільненим;
• параметр Використовувати табличний фільтр по ДФ / ЕКВ / Аналітика. У разі встановлення відмітки активується вкладка Табличний фільтр на якій обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Якщо така відмітка не встановлена активується вкладка ДФ / ЕКВ / Аналітика у полі зі списком обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Далі обирається принцип формування документу по джерелам фінансування та кодам економічного класифікатора витрат що будуть використовуватись всі ДФ або обрані ДФ, всі ЕКВ або обрані ЕКВ, які відображаються в таблиці нижче.

На вкладці Виплата для виплати зарплати встановлюються параметри: Використовувати лише фактично нарахований дохід; Зарплата розраховується – за повний місяць, за частину місяця (на число) – використовується в організаціях з щотижневою виплатою зарплати, у цьому разі при розрахунку суми до виплати в кожній наступній відомості розраховується сальдо по розрахунковому листу на зазначену дату і з нього віднімаються раніше виплачені суми. Для документу з видом оплат Міжрозрахункова виплата встановлюється параметр Виплачується – Сума; Борг підприємства; Документи – через F4 вибрати необхідний документ. При формуванні виплат по МР 35 Виплата в міжрозрахунковий період при включеному параметрі Виплата звільненим повністю в документ потрапляє сума боргу підприємства з розрахункового листа звільненого працівника.

На вкладці Підрозділи виконується вибір підрозділів для формування відомості.

На вкладці Відомості вказуються відомості, за якими формуються виплати.

При виборі виду оплати – Виплати767 Заробітна плата на вкладці Параметри містяться такі параметри:

• По підприємству в цілому;
• По підрозділах. При виборі даного варіанту активується вкладка Підрозділи, на якій відмічаються необхідні підрозділи підприємства для якого буде застосовано обраний вид оплат;
• параметр Включати підлеглі підрозділи;
• параметр На підставі довідника відомостей. У разі встановлення відмітки активується вкладка Відомості на якій відмічаються відомості;
• параметр Формувати ПВ для робітників без відомості;
• параметр Виплата лише звільненим з … по;
• параметр Враховувати заборгованість минулих періодів;
• параметр Розрахунок компенсації неоплаченої зарплати;
• параметр Виплата звільненим повністю;
• Відсоток виплати;
• параметр Включити утримання з нарахованої суми;
• Порядок округлення виплачуваних сум: Працюючим та Звільненим;
• параметр Використовувати табличний фільтр по ДФ / ЕКВ / Аналітика. У разі встановлення відмітки активується вкладка Табличний фільтр на якій обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Якщо така відмітка не встановлена активується вкладка ДФ / ЕКВ / Аналітика у полі зі списком обирається спосіб формування документу: Один документ на вибрані комбінації ДФ/ЕКВ, Окремий документ для кожного ДФ, Окремий документ для кожного ЕКВ, Окремий документ для кожної комбінації ДФ/ЕКВ. Далі обирається принцип формування документу по джерелам фінансування та кодам економічного класифікатора витрат що будуть використовуватись всі ДФ або обрані ДФ, всі ЕКВ або обрані ЕКВ, які відображаються в таблиці нижче.

На вкладці Виплата для виплати зарплати встановлюються параметри: Використовувати лише фактично нарахований дохід; Зарплата розраховується – за повний місяць, за частину місяця (на число) – використовується в організаціях з щотижневою виплатою зарплати, у цьому разі при розрахунку суми до виплати в кожній наступній відомості розраховується сальдо по розрахунковому листу на зазначену дату і з нього віднімаються раніше виплачені суми. Для документу з видом оплат Заробітна плата встановлюється параметр Зарплата розраховується – За повний місяць; За частину місяця, на число.

У реєстрі відомостей є два види подання:

• Стандартний (комбінація клавіш Alt + 1). У цьому виді реєстр являє собою таблицю відомостей, згрупованих за видами оплати, в колонках якої виводиться інформація про номери відомостей, їх найменування, суми за відомостями та їх статуси. Перемикання в цей вид здійснюється за пунктом меню Вид / Стандартний.
• Комбінований (комбінація клавіш Alt + 2). Перемикання в цей вид здійснюється за пунктом меню Вид / Комбінований. У цьому виді в лівій частині екрана відображається реєстр відомостей із зазначенням їх номерів і найменувань, згрупований за видами оплати. А в правій частині екрана виводиться більш повна інформація по поточному документу з реєстру, яка включає в себе:
  • Вид оплати, на підставі якого сформована відомість;
  • загальна сума До виплати за відомістю;
  • Виплачена сума за цією відомістю;
  • Невиплачена сума;
  • Депонована сума;
  • кількість Рядків – співробітників, задіяних у відомості;
  • Відомість;
  • Статус документа;
  • ознака наявності Помилок;
  • Журнал документу;
  • Дата передачі на виплату;
  • Дату, Час та П.І.Б. оператора, який виконав Створення відомості;
  • Дату, Час та П.І.Б. оператора, який виконав Останню модифікацію в відомість;
  • Дату, Час та П.І.Б. оператора, який виконав Закриття відомості (передав відомість в касу).

Редагування заголовку документа виконується в режимі редагування по пункту меню Реєстр / Змінити (клавіша F4 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

Видалення документа виконується за пунктом меню Реєстр / Видалити (клавіша F8 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

Відкриття відомості для редагування або перегляду виконується по клавіші Enter або шляхом подвійного натискання лівої клавіші миші на рядку із записом.

Згідно з позицією меню Реєстр / Друк (клавіша F9 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) виконується друк реєстру документа.

Згідно з позицією меню Реєстр / Друк документа (комбінація клавіш Ctrl + F9) друкується документ.

По пункту меню Реєстр / Копіювати, перемістити, розділити … або по клавіші F5 доступно Копіювати, Перемістити весь документ, Перемістити частину документу (з обранням рядків) в певний обліковий період що задається. Також заповнюється Кількість рядків та Сума.

Згідно з позицією меню Правка / Знайти запис... (клавіша F7 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ) виконується пошук.

Міжрозрахункові та авансові платіжні відомості формуються і закриваються в поточному обліковому періоді. Платіжні відомості на виплату заробітної плати можуть формуватися в поточному періоді, а закриватися в залежності від дати виплати заробітної плати. При виплаті заробітної плати в кінці місяця платіжні відомості закриваються в поточному періоді. При виплаті заробітної плати на початку наступного місяця платіжні відомості закриваються в новому обліковому періоді та відображаються в розрахункових листах за місяць розрахунку заробітної плати.

Кожна відомість характеризується своїм статусом. Статус набуває трьох можливих значень: Відкритий, У касі та Закритий. Сформована в реєстрі відомість має статус Відкритий. Редагування і видалення відомості виконується у відкритому стані.

Сформована відомість передається для подальшої роботи в касу або обробляється в реєстрі платіжних відомостей підсистеми Облік праці та заробітної плати. Це визначається за допомогою параметра Передавати платіжні відомості в «Касу» в модулі Налаштування / Параметри на вкладці Зв’язок з іншими підсистемами. Якщо в даному параметрі встановлено Так, після проведення процедури закриття відомість отримує статус У касі і подальша робота з цією платіжною відомістю здійснюється в модулі Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів / Каса / Платіжні відомості. Якщо встановлено в параметрі Ні, то після проведення процедури закриття відомість отримує статус Закритий.

У підсистемі Облік грошових коштів над платіжними відомостями можна виконувати такі дії:

• Сформувати видатковий ордер на видачу грошей, як по кожному запису відомості, так і по всій платіжній відомості в цілому;
• Коригувати суми / Виплачено і Депоновано для кожного співробітника з відомості, якщо за платіжною відомістю вже сформований видатковий ордер, то коригувати цю відомість програма не дозволяє.

Якщо відкрити платіжну відомість зі статусом У касі в модулі Платіжні відомості підсистеми Облік грошових коштів, то можна використовувати пункти меню Виплатити (комбінація клавіш Ctrl + F8), Депонувати (комбінація клавіш Alt + F8) і Відмінити виплату (комбінація клавіш Shift + F8) для коригування сум фактично виданих співробітникам грошових коштів. Після оформлення видаткового касового ордера та його реєстрації в касовій книзі Платіжна відомість змінює статус на Закритий, а в розрахункових листах співробітників, включених у відомість, з’являється запис про відповідну виплату.

Коригування даних в Платіжній відомості зі статусом Закритий виконується, якщо попередньо скасувати реєстрацію видаткового ордера в Касовій книзі і вилучити даний видатковий ордер з каси (по комбінації клавіш Ctrl + F3 в модулі Платіжні відомості (система Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів), після чого виконується пункт меню Реєстр / Відкрити документ у модулі Платіжні відомості підсистеми Облік праці й заробітної плати.

При закритті Платіжної відомості (за наявності відповідного налаштування– Передавати платіжні доручення в «Банк» в модулі Налаштування / Параметри на вкладці Зв’язок з іншими підсистемами, в даному параметрі встановлено – Так) автоматично формуються Платіжні доручення на перерахування грошових коштів до бюджету і позабюджетні фонди. Дата формування Платіжних доручень за замовчуванням пропонується поточна, за потреби користувач змінює її.

Алгоритми розрахунку сум перерахувань задаються на вкладці Перерахування в модулі Налаштування підсистеми Облік праці й заробітної плати / Параметри. Платіжні доручення формуються зі статусом Чернетка і передаються в модуль Платіжні документи (система Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів / Розрахункові й валютні рахунки).

При відкритті Платіжної відомості, Платіжні доручення автоматично відкликаються. Після реєстрації в системі Керування фінансовими розрахунками / Облік грошових коштів / Розрахункові й валютні рахунки / Виписки банку платіжне доручення змінює статус на Оплачене. Після цієї операції для того, щоб відкоригувати дані в Платіжній відомості зі статусом Закритий слід попередньо скасувати реєстрацію Платіжних доручень у модулі Виписки банку, після чого виконується пункт меню Реєстр / Відкрити документ у модулі Платіжні відомості підсистеми Облік праці й заробітної плати.

Якщо підсистема Облік праці й заробітної плати використовується без підсистеми Облік грошових коштів, рекомендується встановити для параметрів налаштування Передавати платіжні відомості в «Касу» та Передавати платіжні доручення в «Банк» значення Ні, тоді обробка платіжних відомостей буде відбуватись безпосередньо в даному реєстрі підсистеми Облік праці й заробітної плати. У цьому разі використовуються пункти меню Реєстр / Виплатити (Депонувати, Відмінити виплату) для коригування сум фактично виданих співробітникам грошових коштів, відкривши платіжну відомість по клавіші Enter безпосередньо в підсистемі Облік праці й заробітної плати. Після проведення процедури закриття (пункт меню Реєстр / Закрити документ) дані з відомості записуються в Розрахункові листи співробітників, а Платіжна відомість отримує статус Закритий. Якщо необхідно відкоригувати відомість, використовується пункт меню Реєстр / Відкрити документ. Формування платіжних доручень на перерахування грошових коштів до бюджету і позабюджетні фонди виконується з реєстру Платіжних відомостей на підставі поточної платіжної відомості зі статусом Відкритий по пункту меню Реєстр / Сформувати проводки і перерахування. У відкритій платіжній відомості за потреби відкликаються платіжні доручення (Реєстр / Відкликати проводки і перерахування). Друкуються платіжні доручення в модулі Аналітична розрахункова відомість із вкладки Перерахування по пункту меню Реєстр / Друк (клавіша F9 чи за допомогою іконки на панелі інструментів – ). При виведенні на друк необхідно вказати дату формування (за замовчуванням пропонується поточна дата) і номер платіжного доручення.

Відомість являє собою таблицю з колонками Таб. номер; Прізвище І.Б.; До виплати; Виплачено і Депоновано; Не виплачено. Якщо йдеться про відомість на виплату зарплати, то додається колонка Відсоток (відсоток виплати зарплати). Якщо йдеться про відомість на аванс, то додатково до цих колонок виводиться Відсоток авансу або Сума, відповідно сума до видачі розраховується як відсоток від суми заробітку або прирівнюється до зазначеної суми. Відомість на виплату в міжрозрахунковий період має вигляд, аналогічний виду Виплата відомостей на виплату авансу або зарплати. Заповнення рядків документа залежить від обраного методу формування відомості.

Аванс по внутрішньому суміснику нараховується з урахуванням фактично відпрацьованого часу по окладу внутрішнього сумісника.

При формуванні міжрозрахункових відомостей необхідно вказати, як розраховується сума до виплати. Згідно з позицією меню Реєстр / Сформувати документи (комбінація клавіш Ctrl + D) Для цього на вкладці Виплата у вікні Формування платіжних відомостей необхідно вибрати один із запропонованих варіантів – виплачується Сума; Борг підприємства або виплата проводитиметься на підставі сформованих раніше Документів. У першому випадку мається на увазі, що всім співробітникам, включеним у відомість, виплачується однакова фіксована сума. Сама сума вказується безпосередньо у полі Сума на даній вкладці. У другому випадку передбачається, що виплачується сума з поля Борг підприємства розрахункових листів працівників. Якщо ж виплату передбачається проводити на підставі попередньо оформлених документів, необхідно встановити курсор у вікні, розташованому під рядком Документи. У режимі редагування (клавіша F4) у вікні Вибір документа відзначити ті документи, на підставі яких формується дана відомість. Документи відносяться до будь-якого періоду – поточного, закритого, майбутньому, але в рамках однієї міжрозрахункової відомості всі документи, включені в неї, належать до одного і того ж періоду. При цьому документам не обов’язково мати статус Закритий. Формування міжрозрахункової відомості можливе і на підставі відкритих документів. При формуванні міжрозрахункової відомості на вкладці Параметри при встановленому параметрі Виключити утримання з нарахованої суми при розрахунку суми до виплати з сум, нарахованих по документу, виключаються суми утримань. Тоді при розрахунку суми ПДФО, яку необхідно виключити з нарахованих по документу сум, враховуються всі стандартні відрахування (пільги), наявні у працівника. При формуванні міжрозрахункової відомості за потреби встановлюється параметр Включати заробіток з початку місяця. Цей параметр доступний при формуванні відомості на підставі документів за видами оплати з методом розрахунку Відпустка або будь-яким методом розрахунку групи Лікарняні.

У цьому разі після введення всієї необхідної інформації у вікні Формування платіжних відомостей, вибір співробітників, яких слід включити в відомість, проводиться автоматично на підставі заданих критеріїв. При цьому за потреби, відкривши відомість, завжди можна скористатися командами меню Реєстр / Створити; Реєстр / Вибір працівників за списком; Реєстр / Видалити для додавання в неї або виключення конкретних співробітників.

У Платіжній відомості по комбінації клавіш Ctrl + F1 переглядаються Роз’яснення розрахунку суми кожного рядка цього документа, аналогічні поясненням з розрахунку рядків розрахункового листа співробітника.

Якщо сума заробітної плати, що виплачується, складається із заборгованості декількох періодів, то при закритті платіжної відомості в розрахункових листах включаються відповідні записи за всі періоди, в яких була заборгованість, починаючи з першого. Якщо заборгованість попередніх періодів не включена в поточну відомість, то вона виплачується окремо за кожен з архівних місяців, формуючи і закриваючи відомості у відповідних періодах.

Записи платіжної відомості формуються на підставі записів постійних утримань на вкладці Призначення і переміщення / Постійні утримання в модулі Особові рахунки працівників. У цих записах для платіжної відомості вказується спосіб перерахування – Каса, за потреби вказується номер платіжної відомості з довідника відомостей (див. модуль Налаштування) для групування працівників за фіксованими відомостями в тому разі, якщо платіжні відомості на підприємстві формуються не за підрозділами, а по касирах.

Якщо утримання типу Виплата здійснюються через касу, до початку формування платіжних відомостей немає необхідності попередньо робити будь-які записи на вкладці Утримання в модулі Особові рахунки працівників. Наприклад, при створенні Відомості на виплату зарплати відповідний запис на вкладці Утримання в модулі Особові рахунки працівників формується автоматично. При видаленні рядка з Відомості на виплату зарплати з’являється додатковий запит, де пропонується виконати видалення відповідного запису з вкладки Постійні утримання модуля Особові рахунки працівників. Користувач підтверджує це видалення або відмовляється від нього. При підтвердженні видаляється не тільки запис в платіжній відомості, а й запис на вкладці Постійні утримання модуля Особові рахунки працівників. Аналогічний запит видається і при видаленні всієї відомості цілком з реєстру Платіжні відомості. У разі видалення відповідного запису з модуля Особові рахунки працівників за потреби включається даний співробітник в Платіжну відомість.

Формування Відомості на отримання авансу виконується двома варіантами:

1. До початку формування відомості попередньо вводиться відповідний запис в модулі Особові рахунки працівників у тих співробітників, яким виплачується аванс, із зазначенням конкретної суми або відсотка авансу. У цьому разі формування документа Платіжна відомість виконується по пункту меню Реєстр / Сформувати документи;
2. Створюється новий документ Платіжна відомість по пункту меню Реєстр / Створити, після чого заповнюється список співробітників у відомості по рядках або по пункту меню Реєстр / Вибір працівників за списком… Після цього по пункту меню Реєстр / Зміна значень постійного утримання ОР (комбінація клавіш Ctrl + V) та у вікні Зміна значень вказується Відсоток авансу або Сума авансу. Якщо попередньо відзначити в списку працівників по клавіші Пробіл, введені значення поширюються тільки на цих працівників, інакше – на всіх, або в Відомості на виплату авансу задається вид подання Розрахунок, а потім, по клавіші F4, користувач вводить відсоток або суму авансу кожному співробітнику. На підставі даних відомості в модулі Особові рахунки працівників на вкладці Постійні утримання автоматично формуються записи, де відображаються відсоток або сума авансу. Починаючи з наступного періоду, при формуванні відомості використовується пункт меню Реєстр / Сформувати документи. Відбір співробітників у відомості і заповнення полів Відсоток або Сума в цьому разі здійснюватиметься автоматично.

Платіжні відомості на виплату аліментів відрізняються від інших типів платіжних відомостей тим, що записи в таких відомостях створюються на основі вже існуючих в розрахункових листках постійних утримань (аліментів), і рядки відомості при друку формуються відповідно до списку одержувачів.

Платіжні відомості на виплату аліментів мають два види – Стандартний та Комбінований. Перемикання видів проводиться за пунктом меню Вид / Стандартний / Комбінований. У виді Комбінований відомість являє собою реєстр, у правій частині якого наводиться список працівників, з яких утримуються аліменти, а в лівій – відображається інформація про поточного працівника – його Табельний номер; Прізвище І.Б., Підрозділ, Утримання Дата початку та закінчення, Дата народження, Відсоток або Сума, на підставі яких розраховується сума утримання, сума до виплати, Заборгованість; Залишок; До виплати; Погашення; Виплачено; Депоновано; Номер і Дата виписки виконавчого листа; відомості про одержувача Прізвище І.Б., Індекс та Адреса. У виді Стандартний відомість являє собою таблицю з колонками Таб.номер; Прізвище І.Б.; Підрозділ; Відсоток, Сума, До виплати; Виплачено; Депоновано, Не виплачено.

При видаленні рядка в документі Платіжної відомості на видачу аліментів програма видає додатковий запит на видалення відповідного постійного утримання, за яким формувався запис. Користувач підтверджує це видалення або відмовляється від нього. При підтвердженні видаляється не тільки запис в документі Платіжна відомість, а й запис про аліменти на вкладці Постійні утримання в модулі Особові рахунки працівників. У цьому разі після виконання процедури видалення запису про аліменти з особового рахунку необхідно оновити підсумки. Для цього можна скористатися командою меню Реєстр / Оновити суми Нараховано і Утримано в реєстрі особових рахунків співробітників. При відмові від видалення запису з особового рахунку видаляється тільки запис у відомості.

За потреби запис про аліменти на вкладці Постійні утримання модуля Особові рахунки працівників формується при створенні документа Платіжна відомість на виплату аліментів. Для цього в реєстрі Платіжні відомості створюється нова відомість з видом оплати – Аліменти. У документі Платіжна відомість створюється новий рядок. При створенні нового рядка відомість автоматично набуває вигляду Комбінований, в правій частині якої необхідно заповнити запропоновані поля. Вибір співробітника здійснюється по клавіші F3 з поля Таб. номер. Поля Прізвище І.Б. і Підрозділ заповнюються автоматично при виборі співробітника зі списку. Потім вказується термін дії даного утримання (Дата початку і Дата закінчення). Якщо термін дії не зазначений, утримання вважається безстроковим. Вказується Дата початку, щоб при включенні процедури перерахунку не виникали помилки. Дата закінчення за потреби зазначається більш пізнім терміном. Вказується Відсоток або Сума виплати аліментів, За потреби заповнюються поля Заборгованість та Залишок, вносяться дані про виконавчому листу – Номер і Дата, та дані про одержувача – Прізвище І.Б., Індекс, Адреса. При збереженні введена таким чином інформація відбивається на вкладці Постійні утримання модуля Особові рахунки працівників.

Створений документ Платіжна відомість зберігається в реєстрі того періоду, в якому вона формується. Відомість, що знаходиться в архіві, може залишатися в статусі Відкритий, так як закриття всіх документів Платіжна відомість при закритті періоду не обов’язкове. Таку відкриту відомість дозволяється видалити із архіву. У тому разі, якщо це відомість на виплату зарплати або аліментів, можна змінити її статус.

Після формування документів на виплату виводиться протокол – список працівників, які не були включені в документи з можливістю друку.

Протокол формується:

• при пакетному формуванні документів;
• при виборі групи записів в документ.