Особові рахунки працівників

Модуль ведення особових рахунків співробітників є одним з основних модулів підсистеми Облік праці й заробітної плати - в ньому здійснюється відображення даних стосовно заробітної плати на рівні певного співробітника. У даному модулі можливе введення нового співробітника і частини кадрової інформації по ньому, що впливає на розрахунок його зарплати, вводяться постійні нарахування та утримання певного співробітника, а також контролюється правильність розрахунку всіх сум розрахункового листка співробітника.

У даному модулі ведеться/відображається кадровий облік з погляду заробітної плати, перевірки правильності розрахунків по конкретному співробітнику, а також зберігання вихідних даних для розрахунку.

Реєстр особових рахунків співробітників подається одним із видів:

• Без відображення підрозділів.
• З відображенням (навігатором) підрозділів.

Згідно з позицією меню Вид / Види реєстру налаштовується вид реєстру особових рахунків з довільним розташуванням і заповненням колонок таблиці. Різні види відображення даних за реєстром співробітників налаштовуються за допомогою пунктів меню Вид / Навігатор підрозділів, Вид / Включати підлеглі підрозділи, Вид / Відображати код підрозділу, Вид / Відображення звільнених, Вид / Відображення кандидатів, Вид / Відображати видалені картки.

Також на панелі інструментів можна використовувати перемикачі показувати Всі, Без звільнених, Тільки звільнені.

У полі Період відображається поточний або інший обраний місяць.

З реєстру особових рахунків (вікно Реєстр особових рахунків ) виконуються такі стандартні дії:

• створення нового особового рахунку (пункт меню Реєстр / Створити);
• перегляд поточного особового рахунку (пункт меню Реєстр / Відкрити);
• редагування поточного особового рахунку (пункт меню Реєстр / Змінити);
• видалення (логічне) існуючого особового рахунку (пункт меню Реєстр / Видалити);
• пошук по реєстру безпосередньо в будь-якій із колонок;
• виділення групи особових рахунків для виконання подальших дій над групою записів одночасно (пункт меню Правка / Відмітити, пункт меню Правка / Відмітити все) або виділення клавішею Пробіл будь-яких записів;
• сортування реєстру співробітників після натискання на назві будь-якої колонки мишею.;
• фільтрація записів в реєстрі особових рахунків (пункт меню Вид / Встановити фільтр (клавіша F11) - відкривається вікно фільтрації за значенням. Також фільтрація проводиться по трикутнику в назві колонки;
• Фільтр по поточному - виконується фільтрація за значенням в поточному осередку таблиці. Для установки фільтра за поточним необхідно встановити курсор на ту колонку реєстру, за значенням якої буде проводитися фільтрування, натиснути клавішу F11, а потім комбінацію клавіш Alt + F11;
• копіювання поточного особового рахунку із зазначенням нового табельного номера і прізвища (пункт меню Реєстр / Копіювати);
• перерахунок заробітної плати для всіх співробітників, починаючи з зазначеного місяця (пункт меню Реєстр / Перерахунок зарплати);
• після виконання процедури видалення (додавання) запису з (в) особового рахунку, необхідно оновити підсумки. Для цього можна скористатися командою меню Реєстр / Оновити суми Нараховано і Утримано в реєстрі особових рахунків співробітників. При відмові від видалення запису з особового рахунку видаляється тільки запис у відомості;
• коригування особового рахунку співробітника (пункт меню Реєстр / Коригування картотеки Коригування картотеки особових рахунків та особових карток співробітника). Вибирається область коригування, вказується дані для коригування або програма коригування і встановлюються необхідні параметри;
• по пункту меню Реєстр / Сформувати утримання типу «Виплата» відкривається вікно, в якому встановлюються необхідні параметри. Перед використанням даного пункту меню спочатку необхідно відзначити співробітників, для яких буде формуватися утримання типу « Виплата». Потім вказати види оплати. Зазвичай використовується або в при первинному внесенні даних або при масовій зміні виду або типу виплат;
• по пункту меню Реєстр / Переміщення / Переміщення працівника здійснюється переміщення працівника. Переміщення працівника використовується при призначенні на посаду, коли потрібно розділити дохід і податки на 2 частини - до і після призначення. При цьому по працівнику створюється нова картка із заданою датою надходження, в старій картці автоматично заповнюється дата звільнення. Всі дані для розрахунків за середнім на новій картці беруться зі старої картки. Стара картка працівника переходить в статус Внутрішнього сумісника. Після виконання операції переміщення відкривається новий особовий рахунок, в якому необхідно вказати підрозділ, посаду, на яку переводиться працівник, а також привести всі реквізити у відповідність до нової посади з дати призначення. Зазвичай використовується коли підсистема Облік кадрів відсутня або при первинному формуванні картотеки особових рахунків.

За замовчанням параметри Заробіток до переміщення використовувати після переміщення для розрахунків видів оплати в: преміях за період, відпустках, лікарняних, відрядженнях увімкнені. Параметри можна редагувати у вікні Історія переміщень.

Згідно з позицією меню Реєстр / Переміщення / Історія переміщення працівників відкривається вікно з інформацією про переміщення працівників.

Пункт меню Реєстр / Переміщення / Переміщення підрозділу використовується при переміщенні працівників з однієї структурної одиниці в іншу. У підрозділі, куди переміщуються працівники, для кожного працівника створюється новий особовий рахунок, пов'язаний з наявними особовим рахунком.

Згідно з позицією меню Реєстр / Переміщення / Історія переміщення підрозділів відкривається вікно, в якому відображається історія переміщення підрозділів між структурними одиницями (централізований облік), що використовується для переміщення працівників та можливе скасування переміщення.

Згідно з позицією меню Реєстр / Розрахунковий лист або комбінація клавіш Alt + F3 відкривається розрахунковий листок співробітника, на якому встановлений курсор;

Згідно з позицією меню Реєстр / Накази (комбінація клавіш Alt + P) відкривається реєстр всіх наказів. Детально робота з наказами описана в Облік кадрів.

Згідно з позицією меню Накази по працівнику відкривається реєстр наказів по зазначеному співробітнику.

Згідно з позицією меню Реєстр / Підтвердження наказів відділом зарплати (комбінація клавіш Alt + Н) проводиться підтвердження бухгалтером по обліку заробітної плати проведення наказів для розрахунків у заробітній платі. Без підтвердження наказ не впливає на розрахунок. Використовується для контролю відділом заробітної плати процесу обробки наказів.

Згідно з позицією меню Реєстр / Просування по держслужбі (комбінація клавіш Alt + G) відкривається вікно історії просування по державній службі (історія рангів/чинів/звань) зазначеного співробітника.

За комбінації клавіш Alt + О відкривається вікно Сповіщення, в якому за пунктом меню Реєстр / Налаштування здійснюється налаштування оповіщень. У вікні налаштування відзначаються події, які будуть відображатися в оповіщенні та той період, за який вони повинні були відбутися.

У реєстрі особових рахунків за пунктом Реєстр / Блокування відкликання наказу (комбінація клавіш Ctrl + L) блокується відкликання наказу про прийом на роботу; при спробі відкликання наказу про надходження користувач отримує повідомлення Наказ не може бути відкликаний. У особовий рахунок працівника внесені зміни. Якщо встановлена позначка, то блокування включене, інакше - відключене. За потреби здійснюється групове встановлення блокування.

Згідно з позицією меню Реєстр / Оновити (комбінація клавіш Ctrl + F2) проводиться оновлення реєстру особових рахунків.

Друк реєстру співробітників (пункт меню Реєстр / Друк або клавіша F9) або документа по групі відмічених співробітників- Довідка про доходи фізичної особи, Податкова картка та ін. (пункт меню Реєстр / Друк документа або комбінація клавіш Ctrl + F9).

За комбінації клавіш Shift + Ctrl + C або за пунктом меню Реєстр / Зведена таблиця відкривається вікно Представлення даних, в якому вибирається вид даних для проведення аналізу.

За комбінації клавіш Shift + Ctrl + E або за пунктом меню Реєстр / Експорт поточного представлення даних здійснюється експорт відібраних в поточному вигляді записів у формат Excel. Рекомендується використовувати спільно з пунктом Вид / Вид реєстру для отримання даних, яких немає в стандартних звітах і за потреби отримання одноразових запитів за даними.

Згідно з позицією меню Реєстр / Заявки працівників на надання довідок відображаються заявки на довідки та інші документи. Такі заявки оброблюються або відкланяються. Заявки формуються у системі Твій час. (на даний час пункт застарів).

Протокол змін формується за пунктом меню Сервіс / Протокол змін або по комбінації клавіш Alt + F10.

Протокол змін запису формується за пунктом меню Сервіс / Протокол змін запису або комбінації клавіш Shift + F10.

У модулі Особові рахунки працівників при створенні внутрішнього сумісника, відбувається копіювання з картки основного і автоматично створення в постійних утриманнях виплати авансу, зарплати і міжрозрахунку на підставі даних за основним працівником. При створенні картки внутрішнього сумісника на підставі картки основного працівника програма видає запит Успадковувати стаж і постійні нарахування основного працівника? При позитивній відповіді ці дані успадковуються в картці внутрішнього сумісника.

Вся інформація особового рахунку співробітника в підсистемі Облік праці й заробітної плати розбита на пункти. Далі розглядається кожен з пунктів особового рахунку. Частина пунктів заповнюється відділом кадрів, але може заповняться і з даної підсистеми.