Розрахунковий лист

Розрахунок заробітної плати співробітників починається з періоду, встановленого на момент початку роботи з підсистемою у полі Поточний обліковий період на закладці Параметри модуля Налаштування. Цей період стає першим поточним обліковим періодом в підсистемі.

Розрахунковий лист співробітника призначений для зберігання інформації про нарахування та утримання за архівні періоди і відображення результатів розрахунків за поточний обліковий період. Розрахунковий лист співробітника відкривається і на відповідній закладці особового рахунку співробітника.

За комбінацією клавіш Alt + F3 розрахунковий лист співробітника також відкривається за поточний обліковий період:

У вікні Реєстр особових рахунків в пункті Розрахункові листи особового рахунку співробітника також відображаються періоди, що передували першому обліковому періоду в підсистемі, за поточний і попередній рік:
У документі зі статусом Закрито.
У модулі Табель обліку робочого часу.

Перехід до інших облікових періодах здійснюється вибором необхідного періоду в полі, розташованому в правому верхньому куті екрану.

Розрахунковий лист містить інформацію на поточний момент часу, що відповідає даним особового рахунку, наказів, закритих документів, платіжних відомостей та списків на перерахування. Кожен раз при вході в розрахунковий листок дані розрахунків оновлюються відповідно до внесених змін, тому спеціальний режим перерахунку даних за поточний період не передбачений.

Розрахунковий лист має кілька видів відображення залежно від обраної закладки або по пункту меню Вид:

Стандартний (комбінація клавіш Alt + 1). У цьому виді розрахункового листка в лівій частині екрана відображаються нарахування, а в правій частині - утримання. Редагування даних за певним видом оплати здійснюється в вікні, яке з'являється за пунктом меню Реєстр / Змінити. Такий вид розрахункового листка зручний для перегляду.
Табличний (комбінація клавіш Alt + 2). У цьому виді розрахункового листа види оплати розташовуються в єдиній таблиці, і редагування даних за видами оплати здійснюється в рядку таблиці по пункту меню Реєстр / Змінити. Такий вид розрахункового листка зручний для первинного введення архівних даних в Систему.
Фонди (комбінація клавіш Alt + 3). Тут відбивається список фондів, в які здійснюються відрахування від сум заробітку певного співробітника із зазначенням певної суми по кожному фонду з розбивкою цієї суми за розрахунковими періодами і видами оплати.
Проводки (комбінація клавіш Alt + 4). Цей вид розрахункового листа дозволяє переглянути інформацію по проводках, сформованих за даними нарахувань і утримань певного співробітника з розбивкою цих сум по періодах і видах оплати.
Компактний вид (комбінація клавіш Alt + 5). Цей вид є додатковим до попередніх чотирьох та відмічається для кожного з них. При відмічення даного виду деякі поля не відображаються. Наприклад, ДФ.

Рядок виду оплати в розрахунковому листку зазначається різними кольорами залежно від свого статусу:

Синій – Сума розрахована автоматично. Зміна суми можлива тільки при зміні даних, що породили дану суму;
Чорний – Вид оплати потрапив в розрахунковий лист з документа, списку на перерахування або відомості при їх закритті. Зміна проводиться у вихідному документі;
Зелений – Вид оплати введений користувачем безпосередньо в розрахунковому листі в ручному варіанті;
Червоний Сторнуючий запис. Розраховується автоматично залежно від налаштувань;
Коричневий – Відображення запису тривалого утримання;
Сірий – Сума даного виду оплати не входить в підсумкову суму нарахувань або утримань. Можливо в двох випадках:
- Види оплати є записами розрахункового листа внутрішнього сумісника, вони передаються в розрахунковий лист основного працівника для коректного розрахунку ПДФО;
- Вид оплати являє собою специфічне нарахування або утримання, сума якого використовується в алгоритмах розрахунку інших нарахувань або утримань, але не впливає на суми, що видаються співробітнику на руки (матеріальна вигода).

Для внесення безпосередньо в розрахунковому листі сум по клавіші Insert або пункту меню Реєстр / Створити додається необхідний вид оплати.

При додаванні нового запису в розрахунковий листок в стандартному вигляді курсор встановлюється в відповідну частину Нарахування або Утримання. Згідно з позицією меню Реєстр / Створити з'являється вікно Додавання, у полі якого по клавіші F3 викликається вікно Види оплати, в якому вибирається Вид оплати. Далі заповнюються поля: Розрахунковий період, План, Факт, Замовлення (за потреби) і Підрозділ (набір полів залежить від типу виду оплати). При використанні кнопки ШВВ з'являється вікно Шифр виробничих витрат, в якому заповнюються поля Підрозділ, Рахунок, Замовлення, Сума. У табличному вигляді при додаванні нового запису пропонується весь список видів оплати, що включає нарахування та утримання. Після завершення введення рядка запис автоматично поміщається до відповідної частини таблиці.

За потреби видаляється існуючий вид оплати (клавіша F8, пункт меню Реєстр / Видалити). Види оплати можуть видалятися безпосередньо в розрахунковому листі для записів, які введені в розрахунковий лист користувачем. Видалення записів, розрахованих в Системі автоматично або сформованих на підставі документів, відомостей або списків на перерахування неможливо і проводиться з відповідних документів.

При встановленні курсору на один з видів оплати по комбінації клавіш Ctrl + F1 виводяться Роз'яснення розрахунку за поточним записом. Роз'яснення розрахунку включає вихідні дані для розрахунку, порядок розрахунку, формули, що застосовуються при розрахунку, проміжні обчислення і кінцевий результат, який за потреби роздруковується.

Можна проводити редагування поточного виду оплати (клавіша F4, пункт меню Реєстр / Змінити).

При невірній сумі по виду оплати в сформованому автоматично записі виявляється джерело помилки (відкривається роз'яснення розрахунку, і виправляється налаштування або дані в особовому рахунку співробітника, тобто усуваються причини, а не наслідок). Коригування користувачем суми за видом оплати замінює дані автоматичного розрахунку, і запис змінює статус на запис, відкоригований користувачем (стає зеленого кольору). Щоб повернутися до результатів автоматичного розрахунку, видаляється ручний запис, замість нього знову з'являється запис, сформований автоматично.

При редагуванні планового і фактично відпрацьованого часу користувачем в записі нарахування, що є системою оплати для даного співробітника, запис переходить в підсумований облік і не зберігає поденної маски табеля. Тому редагування даних в цьому разі проводиться не в розрахунковому листі працівника, а в табелі обліку відпрацьованого часу.

При виявленні помилки в архівних даних коригування цих даних проводиться у відповідному закритому місяці по комбінації клавіш Alt + S або пункту меню Реєстр / Сторнувати, однак виправлення (сторнуючий запис) відображаються в поточному обліковому періоді.

За потреби сторнувати запис системи оплати доцільніше користуватися табелем, переводячи його в закритий період і коригуючи. Для інших записів при виборі даної команди у вікні в полі Сума вказується сума, яка повинна вийти після сторнування запису (при сторнуванні запису на повну суму в полі Сума вказується 0). У розрахунковому листі поточного періоду з'являються два записи - сторно (червоного кольору) на повну суму і ручний запис донарахування з правильною сумою (зеленого кольору).

Навігація по розрахункових листах співробітників проводиться по стрілках у полі або по комбінації клавіш Shift + PgDown, пункт меню Вид / Працівник / Наступний, попередній - комбінація клавіш Shift + PgUp, пункт меню Вид / Працівник / Попередній.

Навігація по періодах співробітника проводиться по стрілках у полі або по комбінації клавіш Alt + PgUp, пункт меню Вид / Період / Попередній, наступний - комбінація клавіш Alt + PgDown, пункт меню Вид / Період / Наступний, поточний - комбінація клавіш Alt + Е, пункт меню Вид / Період / Поточний.

Кожен запис розрахункового листка співробітника зберігає період, за який він розраховується (розрахунковий період). Обліковий період розрахункового листа відрізняється від розрахункового періоду запису цього розрахункового листа.

Згідно з позицією меню Вид / Сумісництво (комбінація клавіш Alt + V) здійснюється швидкий перехід між картками основного і внутрішнього сумісника.

В архівний місяць вносяться зміни, якщо зробити архівний період обліковим. Для цього в модулі Керування періодами виконується відкриття відповідного періоду, після чого вносяться зміни. Коригування розрахункових листів у такий спосіб виконується у виняткових випадках. Необхідно розуміти, що відкриваючи закриті періоди і змінюючи дані, при закритті таких періодів дані можуть зміниться. При цьому можливе порушення відповідності документів підсистеми Облік праці й заробітної плати з документами підсистем Головна книга і Облік грошових коштів. Для виправлення даних за закриті періоди досить сторнувати результати неправильних нарахувань у поточному обліковому періоді. Таке сторнування та перерахунок даних за попередні періоди виконується в автоматичному режимі.

Перегляд і, за потреби, редагування даних табеля обліку робочого часу певного співробітника проводиться по комбінації клавіш Alt + Т, пункт меню Реєстр / Табель.

Коригування даних табеля можливе для поточного і довільного періоду з попередніх або майбутніх періодів. Коригування табеля за попередній період необхідно проводити в поточному періоді. Для цього необхідно в розрахунковому листі поточного періоду відкрити табель за попередній період і там провести зміни. У результаті такого коригування в розрахунковому листі поточного облікового періоду створюється запис, що відображає зміни в табелі. У цьому разі дані в табелі відображаються залежно від того, з розрахункового листа якого періоду він відкривається.

У розрахунковому листі є табелювання певного співробітника декількома системами оплати в один день (комбінація клавіш Ctrl + Т, пункт меню Реєстр / Табелювання або комбінація клавіш Ctrl + T). Записи додаткового табелювання вводяться аналогічно виду Години в поденному табелі в модулі Табель обліку робочого часу. Табелювання можливе для поточного періоду. У поля Початок і Закінчення вводяться дати початку і закінчення табелювання цього рядка, значення у полі Вид оплати вибирається з налаштованих в Системі - Систем оплат і Відпустка без збереження. Аналогічно заповнюється поле Графік на основі наявних в Системі - Графіків роботи. При цьому дні з додатковим Табелювання відображаються із зірочкою (*).

У вікні Табелювання передбачається попереднє налаштування, що дозволяє:

Спеціальні записи табелювання заповнювати даними за замовчуванням - при створенні нового запису заповнюються відповідні поля аналогічно з закладкою Загальні відомості даного модуля.

У процесі табелювання по комбінації клавіш Shift + Insert створюються записи додаткового табелювання з розширеним списком полів.

Для вибору професії використовувати: довідник професій, довідник тарифних ставок - залежно від налаштування даного параметра в полі Професія знаходиться відповідний довідник.

У результаті такого коригування в розрахунковому листі поточного облікового періоду створюється запис, що відображає зміни в табелі.

По пунктах Табель-календар (комбінація клавіш Ctrl + К) або Табель (комбінації клавіш Alt + Т) викликається на перегляд і за потреби коригується табель співробітника.

Згідно з позицією меню Реєстр / Перерахунок зарплати (або по комбінації клавіш Alt + Р) можна виконати перерахунок заробітної плати конкретного співробітника, починаючи із зазначеного місяця.

Процедура перерахунку виконується при коригуванні налаштувань зарплати або особового рахунку для автоматичного виконання перерахунку відповідно до змін вихідних даних: наприклад, якщо наказ про призначення надбавки співробітнику вийшов на два місяці пізніше дати призначення надбавки. Після внесення змін до особового рахунка працівника із зазначенням дати початку дії цих змін запускається режим перерахунку зарплати, для якого потрібно встановити дату початку перерахунку. Результати перерахунку за минулі періоди відображаються в розрахунковому листі поточного облікового періоду. При закритті періоду дата перерахунку зарплати певного працівника обнуляється.

Згідно з позицією меню Реєстр / Зворотний розрахунок зарплати (або по комбінації клавіш Alt + І) можна виконувати розрахунок зарплати, виходячи з тієї суми, яку співробітник повинен отримати на руки (комбінація клавіш Alt + I), вказавши відповідну суму у полі Сума на руки. При зворотному розрахунку за замовчуванням перераховується сума нарахування, яка є системою оплати певного співробітника. Під час налаштування підсистеми (модуль Налаштування закладка Параметри / Зворотний розрахунок зарплати) вказується інший вид нарахування, який перераховується.

За потреби можна зафіксувати поточний стан розрахункового листа (комбінація клавіш Alt + F, пункт меню Реєстр / Зафіксувати стан). При фіксації поточних даних в розрахунковому листі до початку коригування даних, що вносяться, зміни не тягнуть за собою зміни інших записів. При скасування фіксації (комбінація клавіш Alt + U, пункт меню Реєстр / Зняти фіксацію) відбувається автоматичний перерахунок всіх взаємопов'язаних записів на підставі внесених змін.

Для внесення лікарняних і відпусток рекомендується використовувати модуль Універсальний документ. Але за потреби внесення даних видів оплати можливе безпосередньо в розрахунковому листі.

Якщо в налаштуванні видів оплати налаштовані основні відпустки (з непорожнім набором додаткових відпусток), то за пунктом меню Реєстр / Відпустка / Додати групу відпусток або по комбінації клавіш Alt + D додаються відпустки: основна і за потреби всі її додаткові. Видалення відпустки виконується по пункту меню Реєстр / Відпустка / Видалити групу відпусток або по комбінації клавіш Ctrl + D. За потреби по пунктах меню Реєстр / Відпустка / Відкликати з відпустки (комбінації клавіш Alt + О) або Скасувати відкликання з відпустки виконуються відповідні операції.

Якщо в налаштуванні видів оплати налаштовані основні лікарняні (з непорожнім набором додаткових лікарняних), то за пунктом меню Реєстр / Лікарняний / Додати групу лікарняних або за комбінацією клавіш Alt + B вносяться лікарняні: основний і за потреби всі його додаткові. Видалення лікарняного виконується по пункту меню Реєстр / Лікарняний / Видалити групу лікарняних або за комбінацією клавіш Ctrl + B.

У вікні Додавання лікарняних заповнюються поля:

Табельний номер - вибирається співробітник для розрахунку лікарняного листа;
Основний лікарняний - автоматично підставляється основний лікарняний;
Дата початку - заповнюється дата початку лікарняного листа;
Дата закінчення - заповнюється дата закінчення лікарняного листа;
Оплачуваних днів - заповнюється кількість оплачуваних днів;
Оплачуваних годин - заповнюється кількість оплачуваних годин;
Календарних днів - заповнюється кількість оплачуваних днів;
Переміщувати відпустку (Так; Ні);
Відсоток оплати - заповнюється відсоток оплати лікарняного листа;
Параметр Доплата до 100% (пільга постраждалим від Чорнобильської катастрофи);
Заробіток - вибирається по клавіші F3 вид заробітку - Середньоденний, Середньогодинний;
Лікарняний лист номер - заповнюється номер лікарняного;
Дата видачі - заповнюється дата видачі лікарняного листа;
Причина непрацездатності – заповнюється з довідника;
Дата направлення на МСЕК.

У табличній частині автоматично лікарняний розбивається на 2 частини: за рахунок фонду соціального страхування та за рахунок підприємства.

За кнопкою Дні та години по місяцях або по комбінації клавіш Alt + М відкривається вікно для редагування оплачуваних днів/годин по місяцях.

За пунктом меню Вид / Стандартний / Табличний / Фонди / Проводки або при переході на відповідні закладки розрахунковий лист відображає дані відповідно до назви закладки.

За пунктом меню Вид / Компактний вид або за комбінацією клавіш Alt + 5 розрахунковий лист відображається без додаткових даних, наприклад ДФ або ЕКВ.

За пунктом меню Вид / Працівник / Період або у відповідних полях розрахункового листа проводиться перехід на Наступний / Попередній період/працівника.

За пунктом меню Вид / Сумісництво або за комбінацією клавіш Alt + V проводиться відображення даних за сумісництвом, якщо такі є.

За пунктом меню Вид / Налаштування об'єднання записів або за комбінацією клавіш Alt + J налаштовується порядок об'єднання записів в розрахунковому листі. Записи нарахувань і утримань об'єднуються за кодом виду оплати по розрахункових періодах. Записи виплат об'єднуються за кодом виду оплати. Якщо первісне налаштування об'єднання вже виконане, включається режим об'єднання по пункту меню Вид / Включити об'єднання записів.

При включеному об'єднанні записів роз'яснення розрахунку не формується і неможливе коригування записів.

За пунктом меню Вид / Включати тривалі утримання в розрахунковому листі відображається всю інформація про тривалі утримання (позики, штрафи та ін.). Записи відображаються коричневим кольором, враховуються в підсумках розрахункового листа і дозволяють врахувати суму такого утримання при формуванні суми виплати в поточному обліковому періоді. При фактичному закритті документа на погашення позики, ці записи замінюються записами з документа. Після закриття періоду ці записи не зберігаються.

За пунктом пункту меню Вид / Відображати по розрахункових періодах або по комбінації клавіш Alt + Q в розрахунковому листі поточного облікового періоду відображаються записи з інших облікових періодів, розрахунковий період яких збігається з поточним.

За пунктом пункту меню Вид / Не скорочувати записи «сторно» - дозволяє вивести на екран повний запис сторно.

За пунктом меню Вид / Суми з високою точністю виводиться на екран суми з точністю шість знаків після коми. Доступна при виборі виду Фонди і Проведення.

За пунктом меню Вид / Відображати відмітки для сумування відображається біля кожної суми у розрахунковому листі відмітка, при встановлені якої в нижній частині вікна відображається сума по відміченим записам. При чому, якщо відмітки встановлюються в нарахуваннях та відрахуваннях, сума, що відображається дорівнює сумі нарахувань мінус сума відрахувань. Відрахування відображаються від'ємними числами.

За пунктом меню Вид / Включати записи документів, що не є закритими виводяться суми з незакритих документів. На сальдо така сума не впливає і відображається темно-червоним кольором.

За пунктом меню Вид / Найменування виду оплати або по пункту меню Alt + N на закладці Проводки замість Коментаря виводиться найменування виду оплати, за яким сформована сума проводки.

Можуть виникнути ситуації, коли необхідно внести архівні дані або зміни в архівні дані. Для цього необхідно виключити параметр Заборона коригування в закритих облікових періодах (архів) у модулі Керування доступом. Дані в архівні періоди вводяться в обліковому періоді, до якого вони належать. У цьому режимі при коригуванні записів довільного облікового періоду сторнуючі записи не створюються, а зміни вносяться безпосередньо в архів. Ці записи мають статус Ручне коригування архіву і стають зеленого кольору.

Після закінчення коригування до продовження роботи в системі ОБОВ'ЯЗКОВО вмикати параметр Заборона коригування в закритих облікових періодах (архів) у модулі Керування доступом.

При отриманні доступу до коригування даних в розрахунковому листі в лівій частині відображається червоний запис Коригування архіву.

Примітка: При проведені коригування архіву рекомендується всі інші розрахунки в такий час не проводити.

Для проведення операцій над архівом використовуються також група пунктів меню Реєстр / Операції над архівом (комбінація клавіш Alt + R):

Змінити сальдо (комбінація клавіш Ctrl + S) - по пункту меню коригується, вхідне і вихідне сальдо, у тому числі й по Джерелах фінансування і Економічному класифікатору витрат (при веденні в такому розрізі). Вихідне сальдо попереднього місяця є вхідним сальдо наступного місяця;
Копіювати попередній місяць (комбінація клавіш Ctrl + P) - за пунктом меню переносяться в розрахунковий лист працівника робочого архівного періоду всі дані про нарахування, утримання та виплати з попереднього архівного періоду;
Розрахувати все (комбінація клавіш Ctrl + A);
Розрахувати нарахування (комбінація клавіш Ctrl + N);
Розрахувати утримання (комбінація клавіш Ctrl + U);
Розрахувати виплати (комбінація клавіш Ctrl + Y).

При виборі цих пунктів меню розрахунок проводиться на підставі поточних даних основних відомостей особового рахунку співробітника і наказів (у пункті Накази особових рахунків також вводиться інформація про рух персоналу, що відноситься до періодів, що передують першому поточному періоду в підсистемі). За потреби дані, розраховані таким способом, коригуються (клавіша F4).

При розрахунку формувати роз'яснення - при включенні параметра до початку розрахунків (у цьому разі в меню навпроти даного параметра з'являється позначка) для кожного рядка розрахункового листа за комбінацією клавіш Ctrl + F1 можливо отримати роз'яснення розрахунку;
Перед розрахунком видаляти наявні записи - при включенні параметра при повторному включенні розрахунку Система видає попередження про те, що архів за даний період сформований і робить запит на переформування архіву. Рішення про переформування архіву приймає користувач;
Розрахунок виплат з врахуванням заборгованості - при включенні параметра розрахунок виплат проводиться з урахуванням вхідного сальдо періоду;
Не оновлювати архів фондів і проводок - при включенні параметра зміни сум нарахувань і утримань не впливають на розраховані суми відрахувань до фондів і сформовані проводки. Оновлення даних у цьому разі здійснюється за ініціативою користувача по пункту меню Оновити архів фондів і проводок;
Оновити все після коригування табеля - при включенні параметра при внесенні змін до табель обліку робочого часу перерахунок сум нарахувань і утримань проводиться автоматично;
Оновити архів фондів та проводок - при включенні параметра проводки і фонди розраховуються і приводяться у відповідність до змінених даних в розрахунковому листі.

По пункту меню Реєстр / Зафіксувати стан (комбінація клавіш Alt + F) виконується фіксується розрахунковий лист. Зняття фіксації виконується по пункту меню Реєстр / Зняти фіксацію (комбінація клавіш Alt + U).