Створення авансового звіту

Створення документу проводиться в модулі Авансові звіти по пункту меню Реєстр / Створити (клавіша Ins або за допомогою піктограми на панелі інструментів ???).

Заповнення полів шапки документу:

  • Дата – за замовчуванням підставляється поточна з можливістю її зміни;
  • Номер авансового звіту заповнюється автоматично відповідно до налаштування нумерації цього виду документу або користувачем;
  • ЦВ – по клавіші F3 (по пункту меню Правка / Викликати довідник або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (???) обирається з довідника центрів відповідальності. Зазначається, якщо проводиться облік по центрах відповідальності;
  • Об’єкт обліку – по клавіші F3 (по пункту меню Правка / Викликати довідник або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (???) обирається значення зі списку;
  • Співробітник по клавіші F3 (по пункту меню Правка / Викликати довідник або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (???) вибирається з довідника співробітників;
  • Підрозділ встановлюється автоматично для вибраного співробітника з довідника;
  • Відрядження – якщо використовуються підсистема Облік кадрів, то по клавіші F3 (по пункту меню Правка / Викликати довідник або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (???) обирається необхідний наказ;
  • у полі Призначення по клавіші F3 або по пункту меню Правка / Викликати довідник обирається необхідний запис з довідника Підстави. Авансові звіти або текст заноситься безпосередньо в поле;
  • Валюта звіту вибирається з довідника валют. За замовчанням, пропонується валюта обліку;
  • Метод розрахунку залишку вибирається зі списку (Рахунок обліку підзвіту або Попередній аванс):
    • при виборі методу Рахунок обліку підзвіту залишок від попереднього авансу розраховується по журналу розрахунків із співробітником на початок дати створення авансового звіту. При прив’язці документів видачі та повернення підзвітних коштів, з датою, меншою дати авансового звіту, автоматично виконується перерахунок залишку попереднього авансу з урахуванням цих сум. При створенні авансового звіту, при виборі методу розрахунку залишку Рахунок обліку підзвіту, буде встановлюватись той об’єкт обліку, який прив’язаний до поточного журналу;
    • При виборі методу Попередній аванс залишок від попереднього авансу заповнюється залишком попереднього за датою авансового звіту, також підтягується номер і дата попереднього авансу для цієї підзвітної особи. Цей режим призначений для правильного розрахунку залишку засобів, при поданні протягом одного дня декількох авансових звітів на одну дату;
  • поле Залишок попереднього авансу, за замовчуванням, заповнюється залишком з журналу розрахунків зі співробітником на початок дня дати створення авансового звіту. Для ручного коригування залишку попереднього авансу встановлюється відмітка Ручне коригування залишку. При установці курсора на поле Залишок попереднього авансу по клавіші Сtrl + F3 або по пункту меню Реєстр / Вхідні в розр.валют відображається залишок в розрізі валют (валюта, курс, сума (вал.), сума в грн.);
  • у полі Несвоєчасно повернута сума – вказуються грошові кошти, що були невчасно повернуті в касу підзвітною особою.

На вкладці Звіт проводиться створення операцій по документу клавішею Ins (по пункту меню Документ / Створити або за допомогою іконки на панелі інструментів – ???). У вікні Введення / Коригування рядка звіту вносяться наступні дані:

  • вводиться Дата проведення операції і Номер документа;
  • у полі Валюта вибирається тип валюти рядка авансового звіту;
  • при відмінності валюти рядка авансового звіту від валюти авансового звіту, в полі Курс перерахунку буде вказаний курс перерахунку суми рядка авансового звіту у валюту авансового звіту на дату операції по рядку авансового звіту. За відсутності курсу в системі, проводиться його створення;
  • у полі Сума вводиться сума у валюті рядка авансового звіту. У полі Сума […] автоматично показується сума рядка авансового звіту, перерахована у валюту авансового звіту;
  • у полі Коментар вказується зміст проведеної операції. Коментар вводиться в полі по клавіші F3 з довідника Підстави. Авансові звіти. Рядок звіту або вводиться з клавіатури;
  • у полі Стаття платежу вказується категорія, до якої відноситься ця операція;
  • у полі Податок. модель вказується податкова модель, що використовується в цій операції. Після зазначення податкової моделі автоматично розраховується значення поля Сума податків. При розрахунку податків по відсутній в списку податковій моделі, необхідно скористатися кнопкою Податки в нижній частині форми. У Таблиці податків, що з’явилася, формується довільна податкова модель, після чого розрахована сума податків переноситься у відповідне поле;
  • вказується Кор. Рахунок;
  • у полі Код аналітичного обліку вказується код аналітичної картки по Кор. Рахунку;
  • у полі Контрагент по клавіші F3 або шляхом натискання на кнопку зі стрілкою (???) з довідника обирається (при необхідності розрахунків з даним контрагентом) контрагент;
  • у полі Кількість діб зазначається кількість днів відрядження (зазначається для записів про добові).

На вкладці Звіт по комбінації клавіш Ctrl + F5 або пункт меню Документ / Копіювати строчку здійснюється копіювання рядка авансового звіту. Використовується при наявності однакових записів.

Внизу списку операцій в рядку Разом показується загальна сума введених операцій, в рядку Залишок показує залишок по авансовому звіту. Він розраховується як різниця між сумою виданих в підзвітну суму коштів з урахуванням залишку від попереднього авансу і сумою операцій по витрачанню підзвітних сум з урахуванням сум повернення.

По пункту меню Сервіс / Налаштування встановлюється параметр Дозволити редагування суми звіту з реєстру для зручності коригування сум не відкриваючи документ авансового звіту на вкладці Звіт в реєстрі документів.

Для введення суми, виданої  в підзвіт, на вкладці  Видано документом по клавіші Ins (по пункту меню Документ / Створити або за допомогою іконки на панелі інструментів –???) викликається вікно Вибір оплати видаткового ордеру / платіжного доручення, де вибирається тип документа (Платіжне доручення або  Видатковий ордер). У запропонованому списку документів видачі сум підзвіт обирається необхідний документ.

При виникненні курсової різниці на дату реєстрації авансового звіту у виданій підзвіт валюті, на цю суму автоматично створюється операція в модулі Розрахунки по авансовим звітам з типом Інв. заборгованості (прибуток) або Інв. заборгованості (видаток).

На вкладці Документи (повернення / перевитрати) при поверненні / перевитраті коштів в касу, в табличній частині по клавіші Ins (по пункту меню Документ / Створити або за допомогою іконки на панелі інструментів – ???) обирається тип документа Прибутковий або Видатковий ордер, а при поверненні / перевитраті коштів через банк, в таблиці документів в меню вибирається тип документа Видача в підзвіт або Повернення підзвітних сум. У запропонованому списку документів повернення підзвітних сум вибирається повернення сум за цим звітом.

Примітка: Друк авансового звіту відповідно до затверджених форм первинної документації проводиться при реєстрації звіту в журналі Облік авансових розрахунків.

Також на підставі авансового звіту по комбінації клавіш Ctrl + K або за пунктом меню Документ / Касовий ордер створюються первинні документи – прибуткові і видаткові ордери. Якщо сума залишку по авансовому звіту від’ємне число – формується видатковий ордер, якщо додатне число – прибутковий ордер. У касовий ордер автоматично передаються дані з полів Співробітник, Сума залишку (по модулю), в призначення ордера Авн № від... Створений видатковий або прибутковий ордер потрібно провести в касовій книзі.

Після формування ордера авансовий звіт не закривається для редагування (оскільки треба пізніше прив’язати до нього касову операцію). Успадковується рознесення по аналітиці з авансового звіту в касовий ордер, при цьому, якщо загальна сума рознесення збігається з сумою ордера, то рознесення передається з сумами, якщо не збігається – без сум (тільки аналітичні картки). При повторному виклику (комбінація клавіш Ctrl + K) ордер відкривається для до редагування. Видалення ордера проводиться по комбінації клавіш Ctrl + D або пункт меню Документ / Видалити касовий ордер.

Для перегляду зв’язків і відношень між документами підсистеми використовується комбінація клавіш Alt + Z (пункт меню Правка / Документообіг або за допомогою іконки на панелі інструментів – ???).