Формування штатного розпису

Механізм формування штатного розпису передбачає виконання наступних дій:

  1. створення проєкту (відкритого) штатного розкладу;
  2. заповнення проекту даними;
  3. переведення проєкту штатного розкладу в статус Діючий;
  4. формування проєкту наказу на введення в дію Штатної розстановки;
  5. затвердження та проведення наказу на введення в дію Штатної розстановки (якщо не налаштовано автоматичне створення наказів).
Примітка: Наказ на введення в дію Штатної розстановки буде затверджено одразу при встановлені у пункті Накази вкладки Параметри (підсистема Облік кадрів / Параметри / модуль Налаштування) параметрів: Затверджувати наказ введення в дію штатної розстановки автоматично, Затверджувати наказ введення в дію зміни штатної розстановки автоматично. Наказ буде проведено одразу при включеному параметрі Проводити затверджені накази автоматично.

Створення проєкту (відкритого) штатного розкладу може бути виконано:

У реєстрі штатних розписів новий документ з'являється зі статусом Проєкт.

Переведення проєкту штатного розкладу в статус Діючий виконується по пункту меню Реєстр / Провести (комбінація клавіш Alt+F5 або за допомогою іконки на панелі інструментів – ).

У процесі проведення проєкту штатного розкладу Комплекс запропонує створити проєкт наказу на введення в дію Штатної розстановки. У вікні Створення наказу на введення в дію штатного розпису заповняються поля:

  • Наказ – назва наказу визначається автоматично. Може бути змінена користувачем по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки вибору () лівою клавішею миші;
  • Журнал – вибирається необхідний для роботи журнал наказів (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки вибору () лівою клавішею миші);
  • Номер проєкту – заповнюється користувачем;
  • Дата реєстрації – заповнюється із Календаря (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки календаря () лівою клавішею миші);
  • Дата введення в дію – заповнюється із Календаря (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки календаря () лівою клавішею миші). За замовчуванням вказується поточна дата;
  • встановлюються необхідні параметри:
    • Не формувати операції;
    • Не формувати операції "Звільнення";
    • Індексувати середній заробіток при зміні окладу;
  • Внесено проєкт – вказується, ким внесений проєкт (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки календаря () лівою клавішею миші);
  • Погоджено – вказується, з ким погоджено даний проєкт (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки календаря () лівою клавішею миші);
  • Затверджено – вказується, ким затверджений наказ (викликається по клавіші F3 або шляхом натискання кнопки календаря () лівою клавішею миші);
  • Заголовок – вноситься заголовок наказу;
  • Преамбула;
  • Підстава – зазначається підстава створення наказу.
Мал. 1. Модуль Штатний розпис через тонкий клієнт
Модуль Штатний розпис через тонкий клієнт

При проведенні проєкту в чинний штатний розклад всі зміни будуть відображені в картотеці особових карток, особових рахунків і довіднику структурних підрозділів:

  • у Особових картках працівників, у групі Призначення / Переміщення формуються записи з наказу введення в дію штатного розкладу, що відносяться до даного працівника (по зміні підрозділу, посади, окладу, кількості ставок та ін.);
  • довідник Структурні підрозділи буде змінено на дату введення штатного розпису чи змін, якщо дані зміни пов'язані зі зміною структури, даних підрозділу.

Для проведення штатного розкладу виконуються попередні налаштування у підсистемі Облік кадрів / Параметри / Налаштування:

  • на закладці Параметри – відмічаються необхідні параметри, налаштовуються реквізити штатної позиції і сума фонду оплати праці штатного розпису;
  • на закладці Накази – створюється загальний наказ з довільною назвою, який буде використовуватися для проведення штатного розпису. Особливістю даного наказу є обов'язкова наявність у ньому перших п'яти типових операцій: прийом, призначення / переміщення, звільнення, призначення надбавки, зняття надбавки.
Примітка: У модулі Штатний розпис встановлено контроль відповідності Довіднику тарифних коефіцієнтів. У випадку виявлення розбіжностей користувач отримає інформаційне повідомлення (протокол помилок).

Умови нормалізації довідника підрозділів при закритті змін штатного розпису при відключеному контролі хронології:

  • якщо при закритті зміни до штатного розкладу є більш пізні зміни до штатного розпису, і в зміні, що закривається, присутні операції ліквідації підрозділів, то буде видано повідомлення про помилку;
  • при закритті зміни, якщо вона містить операції створення підрозділу, і є більш пізні (за датою) зміни до штатного розкладу, створювані підрозділи додаються в більш пізні довідники підрозділів;
  • при відкликанні зміни штатного розкладу додані підрозділи не вилучаються з подальших версій довідника підрозділів.