Внесення фактичних даних та закриття відомості інвентаризації

Корегування фактичних даних проводиться вручну різними способами в залежності від змісту: нестача, надлишок чи зміна вартості або імпортом даних.

В ручному варіанті при виявлені нестачі основних засобів або інших необоротних активів встановлюється курсор на потрібний рядок у відомості і обирається пункт меню Документ / Змінити (клавіша F4, піктограма ).

У вікні Коригування фактичних даних в полі Кількість зазначається нуль або поле залишається порожнім.

Для кількісних карток в полі Кількість вводиться фактична кількість, яка відрізняється від облікової кількості. Тобто це можливо як для відображення нестач так і для надлишків таких активів.

Система автоматично розраховує суму Надлишку / нестачі.

При зміні вартості об'єкту необоротних активів корегування проводиться в полі Первісна вартість.

Для відображення надлишків основних засобів, тобто які відсутні в даній відомості, перейти по пункту меню Документ / Створити і вибрати потрібне:

• Об'єкт з картотеки - якщо такий об'єкт перебуває на балансі, але обліковується на іншому рахунку, за іншою МВО, в іншому підрозділі, тобто не підпадає під критерії, які були задані при формуванні Відомості інвентаризації;
• Неврахований об'єкт - якщо такий об'єкт не перебуває на балансі підприємства і потребує створення інвентарної картки.

При обранні пункту Об'єкт з картотеки відкривається вікно Вибір карток, де обирається потрібна картка подвійним натиском лівої кнопки миші або по клавіші Enter. Після цього вона автоматично додається до інвентаризаційної відомості.

При обрані пункту Неврахований об'єкт відкривається вікно Створення документу надходження, де автоматично заповнюються поля Дата і Номер. За необхідності проставляється параметр Запустити програму калькуляції при створенні карток і у полі нижче обирається Програма (за умови її наявності в комплексі).

Обов'язково заповнюються поля Здав контрагент, Прийняв (МВО і Підрозділ), Тип картки. В протилежному випадку внесені дані будуть недоступні для зберігання (кнопка ОК буде неактивна). Балансова вартість ОПО автоматично зазначається Збільшення.

Після збереження даних відкривається вікно Інвентарної картки обліку основних засобів, де вносяться необхідні дані.

Після збереження даних запис про доданий об'єкт відображається у відомості інвентаризації.

Всі рядки, по об'єктах, за якими відбулось коригування даних або були додані, відображаються у Відомості інвентаризації зеленим кольором.

Для узгодження облікових і фактичних даних по результатах інвентаризації безпосередньо у відомості можна створити документу руху. У відомості обрати рядок зеленого кольору (відкориговані дані) і перейти по пункту меню Документ / Створити / Документи руху. Далі зі списку програма сама запропонує операцію руху одну з трьох: Внутрішнє списання, Зміна вартості, Списання, - в залежності від причини проведених коригувань нестача, надлишок, зміна вартості.

Після обрання операції відкриється вікно для створення відповідного документа списання або зміни вартості, де частина полів буде заповнена автоматично, а інші поля необхідно заповнити вручну.

Для контролю за створенням документів руху їх перелік можна переглянути по пункту меню Документ / Документи руху у відповідному вікні. В даному вікні можливо лише видалення документів, за необхідності, створення та редагування неможливо.

Після проведення всіх редагувань та створення документів руху, проводиться закриття відомості інвентаризації. Закрити вікно відомості і в реєстрі документів перейти по пункту меню Реєстр / Затвердити відомість. Система видасть протокол про результати затвердження.

Після затвердження статус відомості змінюється з Чернетка на В обліку і будь-які редагування там неможливі. Для проведення редагувань необхідно відкликати відомість по відповідному пункту меню Реєстр.

Бухгалтерські проводки щодо списання нестач, зміни вартості, оприбуткування надлишків формуються у відповідних документах руху.