Підготовка модуля до роботи

Перед початком роботи в модулі необхідно заповнити загальні довідники, виконати налаштування основних параметрів, встановити доступ до даних, та створити мережу установ (підзвітних організацій).

В меню Сервіс / Налаштування потрібно вказати аналітичний довідник Заходів, журнали і шаблони фінансових таблиць, в які будуть заповнюватися дані кошторисів заходів за видами: контрольний кошторис, в національній валюті та іноземній валюті.

Якщо параметр Створення таблиці з параметрами за замовчуванням активований, то при створенні таблиці планового кошторису не потрібно буде додатково відкривати і затверджувати вікно з параметрами нової таблиці.

Створення кошторису заходів

Запис в реєстрі кошторисів заходів створюється по клавіші Ins або пункту меню Реєстр / Створити, що викликає вікно Кошторис заходів і містить вкладки:

  • Загальні реквізити – для введення основних відомостей про захід;
  • Планові кошториси введення планового кошторису в раніше налаштований шаблон фінансової таблиці (створений в модулі Фінансові таблиці системи Фінансове планування й аналіз);
  • Документи – відображення прив'язаних документів інших систем. Для останніх реалізована можливість успадкування наказів кошторисів заходів при формуванні успадкованих документів, і відображення документа обороту.

Заповнення вкладки Загальні реквізити кошторису заходів

На вкладці Загальні реквізити містяться відомості про захід, який планується. А всередині відомостей користувачі можуть вводити і переглядати дані в розрізі своєї структурної одиниці або своїх підвідомчих організацій.

На вкладці Загальні реквізити відомості про захід задаються в полях:

  • Номер – встановлюються автоматично;
  • Дата – автоматично встановлюються поточна дата; у разі потреби можна змінити;
  • Дата зміни – вказується дата внесених змін в кошторис;
  • Номер реєстрації та Дата реєстрації – зазначається користувачем;
  • Статус – по клавіші F3 значення обирається зі списку (Чернетка або Затверджено);
  • Номер кошторису - зазначається користувачем;
  • Центр відповідальності – по клавіші F3 значення обирається з довідника Центрів відповідальності;
  • Вид заходу - по клавіші F3 значення обирається з довідника;
  • Країна, Місце проведення – по клавіші F3 значення обирається з довідника адрес;
  • Період планування - по клавіші F3 обирається період на який планується захід (рік та місяць);
  • Період з та по – вказується конкретний період проведення заходу;
  • Всього днів – прораховується автоматично з виходячи з вказаного періоду;
  • Дата виїзду/в’їзду з країни – для закордонних заходів вказується дата виїзду з країни та в’їзду;
  • Дата здачі аван. звіту– дата здачі авансового звіту;
  • МВО - по клавіші F3 обирається матеріально-відповідальна особа за проведення заходу з довідника Працівників;
  • КПКВ – по клавіші F3 обирається код бюджетної класифікації з довідника;
  • Організація – по клавіші F3 обирається структурна одиниця;
  • Джерело фінанс. – по клавіші F3 обирається значення з довідника Джерел фінансування;
  • Коментар – інформаційне поле, заповнюється за потреби.
  • Сума за кошторисом.

Заповнення вкладки Планові кошториси

На вкладці Планові кошториси створюється кошторис з використанням шаблону фінансової таблиці (модуль Фінансові таблиці). По клавіші Ins або Документ / Створити викликається вікно Створити/редагувати кошторис у якому заповнюються такі поля:

  • Тип кошторису – по клавіші F3 значення обирається зі списку (в нац. валюті, в ін. валюті, контрольний);
  • Валюта – по клавіші F3 значення обирається зі списку, який сформований з довідника Види валют в картці підприємства;
  • Котирування – поле заповнюється якщо обрана іноземна валюта;
  • Курс валюти – вказується курс валюти відносно національної валюти;
  • Журнал – за замовчування встановлено значення Документи без журналу, змінити значення можна по клавіші F3;
  • Шаблон – по клавіші F3 обирається шаблон Фінансової таблиці;
  • Таблиця – по клавіші F3 задаються властивості шаблону Фінансової таблиці та заповнюються реквізити: Номер за порядком, Дата створення, Статус та Коментар.
  • Рядок.

Заповнення вкладки Документи

На вкладці Документи реєстр документів відображається за типом документів, що обирається у полі Типи документів по клавіші F3 (Всі документи, Оплата витрата, Фактична витрата, Інші зобов’язання).

По пункту меню Документ / Оновити зв'язки з документами виконується оновлення документів реєстрі.

По пункту меню Правка / Зберегти або клавіша F2 виконується збереження кошторису заходів.