Документи

Модуль Документи системи Управління студентами призначений для масового введення даних про нарахування й утримання. У розрахунковій частини бухгалтерії такі документи називають пачками.

Функціонал модулю Документи доступний для роботи через тонкий та веб-клієнт.

Модуль Документи через тонкий клієнт

Модуль Документи через веб-клієнт

Реалізація модулю Документи у web версії Комплексузнаходиться у розробці. Користувачу доступні функції:перегляду реєстру документів, фільтрування (за періодом, за типом журналу) та сортування даних. Принципи сортування даних, створення фільтрів та інші маніпуляції з даними при роботі через веб-клієнт описані в Картотека студентів.

Далі розглянемо роботу з модулем Документи через тонкий клієнт.

Кожен документ зберігається в реєстрі того місяця, в якому він створений. Вибір періоду здійснюється за допомогою елемента управління, розташованого в лівій верхній частині екрану.

Кожен документ пов'язаний з певним видом оплати. Вид оплати вказується при створенні нового документа. Кожен документ характеризується певним статусом: Відкритий або Закритий. Документи зі статусом Відкритий редагуються і видаляються. Після закриття документа (пункт меню Реєстр/Закрити документ) його дані потрапляють в розрахункові листки студентів і зміна інформації в документі забороняється. Для виправлення допущених помилок спочатку даний документ відкликається з розрахункових листків студентів (пункт меню Реєстр/Відкрити документ), після чого виправляються допущені помилки і документ знову закривається.

• Примітка: Якщо при закритті документа в ньому виявляються логічні помилки, то документу присвоюється статус Закритий, але рядки з помилками не передаються в розрахункові листи. Для виправлення помилки документ спочатку відкривається, потім редагується і знову закривається.

Помилки можуть виникати при відкритті документа, якщо запис в розрахунковому листі, сформований на підставі цього документа, сторнований через виникнення конфлікту в табелі (Сторнування – бухгалтерська правка записів нарахувань і утримань, зроблена в закритих періодах). У цьому разі документ залишається в статусі Закритий до ліквідації конфлікту записів.

Операції відкриття і закриття виконуються з документом в цілому, а не з окремими рядками документа. Зміна статусу, друк і видалення проводиться над групою документів. Виділення документів в групу проводитися за пунктом меню Правка/Відмітити, Правка/Відмітити все або Правка/Зняти відмітки.

Кожен документ зберігається в реєстрі того періоду, в якому він сформований. Архів документів зберігається стільки місяців, скільки вказано в розділі Термін зберігання архівупункту Параметри модуля Налаштування.

Документ із закритого періоду доступний тільки для перегляду. Документ, що знаходиться в архіві, може перебувати у відкритому стані, тобто як чернетка, так як закриття всіх документів при закритті періоду не є обов'язковим. Можливе видалення такого документа з архіву. Можливо видалення відкритих документів при закритті періоду. Для цього перед початком процедури закриття в модулі Керування обліковими періодамиставиться відмітка Видаляти чернетки документів.

З реєстру документів виконуються такі дії:

• Створення нового документа (пункт меню Реєстр/Створити або клавіша Ins);

• Зміна інформації із заголовка документа (пункт меню Реєстр/ Змінити або клавіша F4);

• Видалення документа (пункт меню Реєстр/Видалити або клавіша F8);

• Створення копії документа (пункт меню Реєстр/ Копіювати або клавіша F5);

• Відкриття документа (пункт меню Реєстр/Відкрити документ або комбінація клавіш Ctrl+F5);

• Закриття документа (пункт меню Реєстр/Закрити документ або комбінація клавіш Alt+F5);

• Друк поточного реєстру документів (пункт меню Реєстр/Друк або клавіша F9);

• Пошук документа по його номеру або найменуванню (пункт меню Правка/Знайти запис або клавіша F7).

Реєстр документів має два види подання:

• Стандартний. У цьому виді реєстр являє собою таблицю документів, згрупованих за групами видів оплат і за видами оплат, в колонках якого виводиться інформація про номери і найменування документів, їх загальні суми і статуси. Перемикання в цей вид здійснюється по пункту меню Вид/Стандартний;

• Комбінований. У цьому виді екран розділений на дві частини. У лівій частині екрана представлений реєстр документів із зазначенням їх номерів і найменувань, також згрупований по групах видів оплат і за видами оплат. У правій частині екрана відображається повна інформація по поточному документу реєстру. Перемикання в цей вид здійснюється по пункту меню Вид/ Комбінований.

Після відкриття документа можливий перегляд роз'яснення розрахунку суми кожного рядка по комбінації клавіш Ctrl+F1. Ці роз'яснення аналогічні поясненням з розрахунку рядків розрахункового листа.

Вікно документа стандартного виду являє собою таблицю, в рядках якої наводиться список студентів, задіяних в документі, та інформація, яка відповідає виду оплати, пов'язаного з цим документом. У документі присутній табельний номер студента, його прізвище і сума виду оплати та інші параметри.

Комбінований вид реєстру запису документу

Формування рядків документа виконується за пунктом меню Реєстр/Створити шляхом вибору з довідника табельного номера або прізвища студента. Для деяких видів оплат вибір студентів здійснюється за пунктом меню Реєстр/Вибір. У цьому разі в списку відзначаються студенти, які включаються в сформований документ. При виборі можливе використання функцій пошуку (за табельним номером, прізвищем або за номером платника податків), фільтрації, довільної фільтрації, сортування (тільки по табельних номерах або прізвищу або по табельних номерах або прізвищах в поєднанні з сортуванням по підрозділах).

Згідно з позицією меню Реєстр/Налаштування/Значення за замовчуванням здійснюється вибір даних для розрахунку за обраним методом розрахунку. При розподілі доступу для роботи з підрозділами реалізована можливість вибору підрозділу

Згідно з позицією меню Реєстр/Операції... /Розрахунок (комбінація клавіш Ctrl + F3) відкривається вікно Розрахунок з параметром Перерахувати записи з відкоригованою фактичною сумою. При включенні цього параметра буде відбуватися розрахунок (з виконанням програми розрахунку документа) записів, для яких встановлена ознака Сума змінена вручну.

У документі, якщо обраний пункт меню Вид/Без сортування, користувач по клавіші Ins може додати особу в середині списку і при цьому збережеться порядок розташування людей в списку.

Згідно з позицією меню Реєстр/Налаштування/Параметри документа можуть виконуватися такі дії:

1. Задавати програму розрахунку запису документа.

У пункті Розрахунок вікна Параметри документа можуть відзначатися такі параметри:

• Виконувати автоматичний розрахунок: при створенні запису, при модифікації запису;

• Виконувати програму розрахунку: при створенні запису, при модифікації запису, при видаленні запису, при копіюванні запису, при коригуванні таб. номера, при коригуванні виду оплати.

Програма використовується за потреби. Її код вводиться у пункті Програма пункту Розрахунок, по клавіші F4 відкривається вікно Редактор програм, в якому, за потреби, створюється програма умови розрахунку запису документа. Запуск програми проводиться при створенні, копіюванні, видаленні і модифікації запису документа (залежно від налаштування документа). При цьому встановлюються відповідні значення програмних полів з набору. При використанні ДФ/ЕКВ задаються вибірково або всі ДФ/ЕКВ.

Параметри документа. Пункт Розрахунок

2. Проводити вибір записів з розрахункових листів.

На вкладці Вибір з РЛ встановлюються такі параметри:

• Виконувати вибір з Розрахункового листка.

Інші пункти активізуються при установці даного параметра.

Параметри документа. Пункт Вибір з РЛ

• Підсумувати записи РЛ. При встановленій позначці виконується об'єднання сум за розрахунковими періодами.

• Виключати нарахування без запису провідної системи оплати;
• Розрахунковий період, початок (кінець);
• Обліковий період, початок (кінець);
• Відмітки Включати записи:
  • розраховані автоматично;
  • введені вручну;
  • введені в документах;
  • імпортовані ззовні;
  • коригування архіву;
  • внутрішнього сумісника.

У пункті Умова по клавіші F4 відкривається вікно Редактор програм, в якому, за потреби, створюється програма умови вибору записів з розрахункового листа. Умови заповнення для реквізитів програми такі ж, як і у програми розрахунку запису документа.

3. Проводити розподіл між студентами певної суми.

Налаштування розподілу виконується або коригується при встановленому параметрі Виконувати розподіл на вкладці Розподіл. Вказується сума для розподілу і створюється програма розподілу, в якій доступний весь набір полів і функцій документа, в тому числі функції проходження по записах універсального документа і функція збереження запису універсального документа (редагування програми розподілу) виконується по пункту меню Реєстр/Налаштування/Параметри розподілу.

Параметри документа. Пункт Розподіл

4. Використовувати додаткові можливості при закритті документа.

Редагування програми закриття документа виконується за пунктом меню Реєстр/Налаштування/Параметри документа, пункт Закриття.

У пункті Закриття визначаються параметри закриття документа:

• Відмітка Об'єднувати записи з однаковим кодом і періодом – об'єднуються записи з однаковим видом оплати та розрахунковим періодом: складаються фактичні суми, години і дні, інші реквізити очищуються;

• Відмітка Не передавати записи з порожніми днями, годинами і сумами – записи з нульовою сумою і з нульовою кількістю днів і годин в розрахунковий лист не передаються;

• Відмітка Формувати поденний табель по незайнятих днях – на підставі загальної кількості днів і годин за місяць проводиться спроба сформувати поденний табель по днях, які не зайняті в розрахунковому листі студента іншими системами оплати – у разі невдачі генерується відповідна помилка закриття документа;

• Відмітка Не передавати відпрацьований час – відпрацьовані дні та години не передаються в розрахунковий лист;

• Переміщати в РЛ відпустку і відрядження лише поточного місяця– призначення цього параметра аналогічно параметру, що використовується при формуванні документа на відпустку (відрядження) стандартного виду;

• При встановленні позначки Закриття документа виконується програмою користувача всі попередні параметри при закритті ігноруються, а закриття документа виконується програмою користувача.

Параметри документа. Пункт Закриття

Швидкість вибору з РЛ: сканування розрахункових листів проводиться за розрахунковими періодами, тому вказується діапазон попередніх періодів (хоча б приблизно, наприклад, діапазон в один-два роки). Це в кілька разів пришвидшить вибір даних з розрахункових листів. У меншій мірі на швидкість вибору впливає діапазон облікових періодів.

5. Ставити дані, які при формуванні документа будуть використовуватися за замовчуванням.

Дані за замовчуванням підставляються в поля запису документа при його створенні. Виклик вікна для заповнення і редагування даних за замовчуванням здійснюється за пунктом меню Реєстр/Налаштування/Значення за замовчуванням. Вид вікна Значення за замовчуванням налаштовується залежно від обраного виду оплати. Рядки вікна активуються при заповненні реквізитів. Якщо реквізит сірого неактивного кольору, то він не підставляється в рядок документа при створенні, якщо чорного – то підставляється (навіть, якщо він дорівнює нулю). По клавіші Пробіл очищується поточний реквізит. Якщо відмітка Виводити це вікно для кожного нового документа встановлена, то вікно Значення за замовчуванням виводиться автоматично для кожного новоствореного документа.

Налаштування. Значення за замовчуванням

6. Створювати шаблони параметрів.

Згідно з позицією меню Реєстр/Налаштування/Шаблони параметрів відкривається вікно Шаблони параметрів документів, в якому за пунктом меню Реєстр / Копіювати(або по клавіші F5) копіюється вже створений шаблон документів.

7. Експортувати / імпортувати дані при формуванні документа.

Експорт чи імпорт даних проводиться з реєстру універсальних документів по пункту меню Реєстр/Експорт документа або Імпорт/Стандартного документа (чи Планового або Фактичного табеля).

Налаштування. Шаблони параметрів документів

При цьому користувач вибирає шаблон зі створених раніше або створює новий шаблон експорту / імпорту і вказує каталог, що містить дані для експорту / імпорту.

Експортуються дані зазначених документів, а в разі відсутності відміток у реєстрі – поточного документа. При цьому в зазначеному каталозі створюються файли, назви яких визначаються номером документа, а розширення – залежно від типу експортованого файлу в шаблоні експорту.

Імпорт у поточний документ виконується в двох режимах – заміна (видалення всіх рядків) і додавання.

При імпорті даних після завдання шаблону і каталогу необхідно відзначити ті файли в списку, які будуть імпортуватися. При успішному імпорті створюються нові документи, найменування яких формуються таким чином: Документ імпортовано з файлу + <найменування файлу імпорту>. За результатами імпорту створюється протокол, який відображає всі помилки, що виникли при імпорті документів.

Імпорт документа застосовується для того, щоб помістити в розрахункові листи записи нарахувань або утримань, розраховані в зовнішніх додатках. Крім того, документ використовується для імпорту даних поденного табеля.

Шаблони експорту / імпорту документа коригуються, копіюються і видаляються з довідника, зберігаються і відновлюються з файлів. Виконується зміна формату шаблону.

У вікні Налаштування шаблону експорт/імпорту у полі Найменування задається назва шаблону, з якою він буде відображатися в реєстрі шаблонів. У полі Формат вибирається формат зовнішніх файлів з представлених в Комплексі (DBF, SDF, DLM, ODBC).

Формат шаблону складається з опису типу експортованого / імпортованого файлу:

• DBF (xBase – сумісний);

• SDF (текстовий з фікс. розміром полів);

• DLM (текстовий з роздільниками);

• ODBC джерело даних;

• ODBC джерело даних (Excel).

У полі Кодування вибирається типове кодування (DOS (IS-pro), DOS (СР-866), Windows (CP-1251).

У шаблон, в залежності від обраного типу формату файлу входять:

• вкладка Структура опису реквізитів;

• вкладка Програма користувача, яка виконується під час експорту / імпорту документа;

• вкладка Інше – додаткові налаштування:

• Формат дати (Число / Місяць / Рік або Рік / Місяць / Число);

• Роздільник в поле дати ( / );

• Роздільник в поле часу ( : ).