Операції з підзвітними особами

До операцій з підзвітними особами відносяться Видача підзвіт та Повернення підзвітних сум. При формуванні документів за даними операціями вони відображаються в розрахунках з підзвітними особами. Інші види операцій в таких розрахунках не відображаються.

Для створення документів на виплату коштів на відрядження через установу банку обирається операція Видача в підзвіт. Створення такої операції можна проводити двома способами:

• по відомості, якщо виплати на відрядження проводиться декільком працівникам одночасно;
• напряму, без використання відомості, якщо виплата проводиться одному працівнику. Використання відомості в цьому випадку також не виключається.

Для проведення виплат на відрядження по відомості, така відомість спочатку створюється в підсистемі Розрахунки з підзвітними особами в модулі Відомість видачі підзвіт (див. посилання Відомість видачи підзвіт). Меню відомості дозволяє одразу сформувати платіжний документ, а саме платіжну інструкцію, яка буде відображена у модулі Платіжні документи.

При створенні документу Видача в підзвіт в полі Документ обирається Платіжна інструкція (П/І), а в полі № викликається перелік платіжних інструкцій, де обирається потрібна. Після обрання платіжної інструкції більшість полів документу заповнюються автоматично. В полі Підрозділ буде зазначено Відомість витрат на відрядження. В полі Відрядження по стрілці або клавіші F3 обирається наказ на відрядження, який створюється в системі Облік персоналу.

Проведення виплат одній особі, без використання відомості, проводиться одразу в модулі Виписки банку. У вікні Видача в підзвіт в полі Документ обирається Меморіальний ордер (тут це розрахунковий документ, який складається за ініціативою банку для оформлення операцій зі списання коштів з рахунку платника внутрішньобанківських операцій відповідно до нормативно-правових актів НБУ). Переказ грошових коштів працівнику на відрядження проводиться на підставі наказу на відрядження, який надається до установи банку.

В полі Підзвітна особа зі списку працівників обирається потрібний. Поле Підрозділ заповнюється автоматично після обрання підзвітної особи. В полі Відрядження по стрілці або клавіші F3 обирається наказ на відрядження, який створюється в системі Облік персоналу. Сума зазначається вручну.

Для відображення операції внесення на рахунок в банку невикористаних підзвітних сум, обирається зі списку операцій Повернення підзвітних сум. У вікні документу повернення в полі Документ доступний лише один документ - меморіальний ордер банку. В полі № зазначається номер меморіального ордеру. Працівник обирається зі списку працівників і поле Підрозділ далі заповнюється автоматично. Сума зазначається вручну. Рахунок підзвіту обирається з Плану рахунків, якщо він не налаштований автоматично.

Формування бухгалтерських проводок та проведення операції до Головної книги проводиться в документах видачі в підзвіт і повернення з підзвіту за загальними правилами.

Документи, за яким сформовані проводки і операції проведені до Головної книги, у виписці банку відображаються чорним жирним шрифтом.