Картотека автотранспорту

Картотека автотранспорту призначена для роботи зі списком автотранспортних засобів.

Транспортний засіб, занесений в картотеку автотранспорту, може відноситися до основних засобів підприємства або бути неврахованим об'єктом. Цей показник визначається на етапі введення в картотеку інформації про кожен конкретний автомобіль.

В системний xml реєстр автомобілів в розрізі структурних одиниць потрапляють автомобілі тільки на підставі прив'язки картки основного засобу. Всі картки автомобілів без прив'язки не потраплятимуть до такого реєстру.

Перед створенням карток автомобілів необхідно в реєстрі карток по пункту Сервіс / Налаштування провести налаштування параметрів обліку автотранспорту:

Якщо не потрібно проводити контроль спідометра автомобіля при закритті подорожнього листа, то необхідно відзначити параметр Відключити контроль показань спідометру при закритті подорожніх листів;
Якщо не потрібно здійснювати контроль залишків палива при закритті подорожнього листа, то необхідно відзначити параметр Відключити контроль залишків палива при закритті подорожніх листів;
Параметр Включити контроль часу виїзду/повернення при закритті подорожніх листів відзначається в разі, якщо необхідно вести контроль виїздів (повернення) автомобілів при закритті подорожніх листів;
При необхідності зазначається параметр Відключити перезачитку залишків палива і показників спідометру з останнього закритого подорожнього листа при вході в ПЛ.

Для аналітичного довідника обираються Код і Найменування.

Варіанти для коду - Державний номер (за замовчуванням); Гаражний номер; Номер картки автомобіля, ID автомобіля; Інвентарний номер.

Варіанти для найменування – Державний номер, Гаражний номер, Марка (за замовчуванням), Номер картки автомобіля, ID автомобіля, Інвентарний номер, Марка, Держ.номер.

Створення записів в картотеці проводиться по клавіші Ins або за допомогою пункту меню Реєстр / Створити. Необхідно вибрати: створювати картку Об'єкту без урахування в картотеці ОЗ або Об'єкту з картотеки ОЗ.

При обранні варіанту з картотеки ОЗ частина полів заповнюється інформацією з картки ОЗ. При створенні нової картки автотранспорту необхідно ввести наступну інформацію:

На вкладці Основні відомості:

Вводяться дані про державний і гаражний номери транспортного засобу (поля Держ. № та Гаражний №), порядковий номер і дата оформлення картки обліку роботи автомобіля або причепа (поля Картка № та Дата);
У кожному полі (Колона, Гараж, Бригада, Автопідприємство, Розташування) по клавіші F3 вибрати необхідне із довідників;
У кожному полі по клавіші F3 вибрати із довідників (відповідно до заповнених в модулі Налаштування ): Модель, Марку, Вид і Тип транспортного засобу, Техогляд ;
Вибрати Склад видачі палива за замовчуванням, у відомість видачі палива по складу (автоматично буде підтягуватись подорожній лист);
При виборі Склад «Паливо в баках» за замовчуванням, у відомість видачі палива (в подорожньому листі), автоматично підтягується інформація про заправку паливом відповідного автомобіля, якщо заправка не проводилась із складу підприємства;
Надається можливість Відключити контроль показань спідометра і залишків палива при закритті подорожніх листів;
Надається можливість Включити контроль часу виїзду при закритті подорожніх листів.

Частіше картка автотранспорту створюється як Об'єкт із картотеки ОЗ, якщо на транспортний засіб в системі Облік основних засобів заведена інвентарна картка. На вкладці доступні наступні поля: Інвентарний №, Інв. картка №, Найменування ОЗ, Використання, Призначення, Належність, МВО, Підрозділ, Надходження, Введення в експлуатацію, Вибуття, СКВ [міс] загальний (Минулий, Що залишився), Виробіток план. (Вхідний, Всього).

У полі Інвентарний № по клавіші F3 з картотеки ОЗ обирається необхідний запис, в картку автотранспорту автоматично підтягується інформація з інвентарної картки цього об'єкта ОЗ. Заповнення полів обов'язково для автоматизації розрахунку пробігу в системі Облік основних засобів. В інших випадках ці поля можуть бути не заповнені.

Якщо транспортний засіб належить до категорії Об'єкту без урахування в картотеці ОЗ, то на цій вкладці можна заповнити такі поля: Інвентарний №, Прийом, Введення в експлуатацію, Вибуття, Термін списання.

Об'єкт категорії без урахування в картотеці ОЗ використовується для введення об'єктів, якщо модуль Облік автотранспорту працює без системи Облік основних засобів ( тобто засіб не прив'язується до картотеки ОЗ).

На вкладці Характеристика вносяться дані транспортного засобу: Рік випуску, Шасі №, Кузов №, Номер паспорта, Номер двигуна, VIN-номер, Колір кузова та Коментар, Автономний обігрівач, Кондиціонер (Клімат–контроль).

На вкладці Спідометр по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins вносяться дані про заміну спідометра. Вказується Дата заміни, Заводський номер, Показники при Встановленні та Заміна.

На вкладках Норми 1 і Норми 2 автоматично підтягуються норми витрати по кожному паливу, відповідної марки, до якої відноситься даний транспортний засіб. Крім того, в картці автотранспорту користувач має можливість скласти свою програму для розрахунку поправочного коефіцієнта, який використовується в подальших розрахунках нормативних показників по витраті палива. Така програма створюється для кожного виду палива окремо, для цього встановлюється відмітка Використовувати для розрахунку програму користувача. По клавіші F3 обирається програма розрахунку.

На вкладці Ремонти задається інформація про найменування ремонту або ТО і терміни його Початку і Закінчення (План, Факт). Запис про ремонт створюється по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins і у вікні Ремонти заповнюються такі реквізити:

Найменування - доступні для вибору такі види ремонтів: Поточний ремонт, Капітальний ремонт, ТО-1, ТО-2, ТО-3, Сезонне обслуговування;
по клавіші F3 обрати Водія зі списку водіїв і поля Графік, Зміна, Замовлення заповнюються автоматично. У полі Коментар додається довільний текст;
План і Факт виконання ремонтних робіт з визначенням дати та часу початку і закінчення. За потреби вказується Продовж. обіду, Час роботи в годинах, за потреби встановлюється параметр Не розбивати по днях;
по клавіші F3 обирається Контрагент, який проводить ремонтні роботи і вводиться Сума ремонту;
в полі Почат. пробіг вказується початковий пробіг автомобіля. Кнопка Оновити оновлює значення пробігу;
у полі Спідометр вказується значення зі спідометра автомобіля.

При збереженні Картки автомобіля, дані про вид ремонту і терміни виконання, заносяться в Облік роботи автотранспорту, змінюючи статус транспортного засобу відповідно на Ремонт, ТО, Обслуговування.

На вкладці Водії задається прив'язка декількох водіїв до одного автомобіля, що дозволяє при формуванні подорожнього листа обирати з закріплених водіїв. Прив’язка водія виконується по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins зі списку водіїв. Реєстр водіїв відображається за Родом занять.

На вкладці Шини вказується Коефіцієнт пробігу шин (в межах від 0 до 1).

На вкладці Пробіг заповнюється Вхідний пробіг автомобіля при заповненні картки (взяття на баланс) та Пробіг всього. У табличній частині відображається пробіг за період – За всі періоди по Подорожнім листам.

На вкладці Поля Користувача модуля Картотека автотранспорту є можливість використовувати попередньо налаштовані додаткові (призначені для користувача) поля, необхідні для роботи.

Вкладка Атрибути ОЗ – на вкладці відображаються атрибути з картки основного засобу.

Вкладка Акумулятори – відображається історія використання акумуляторів, картка на які заведена в модулі Облік акумуляторів – Ємкість, Дата встановлення, Ресурс км., Ресурс міс., Дата зняття, Дата списання, Пробіг, км (Нормативний, Вхідний, Експлуатаційний), Термін служби, міс. (Номінальний, Вхідний, Експлуатації).

Вкладка Техогляди містить інформацію про планування і проведення техогляду. По пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins створюється запис і у вікні Створити вказується Рік планування, № ТО в періоді, Дата планування, Дата фактична, Висновок, Номер талона, Коментар.

Вкладка Причепи – по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins вибирається причіп з довідника автотранспорту.

Вкладка Контрагенти - по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins вибирається контрагент з довідника контрагентів.

Вкладка Додатки дозволяє добавити вкладення до картки автомобіля по пункту меню Документ / Створити або по клавіші Ins, можна додати різноманітні файли або відсканувати зображення.

По пункту меню Правка / Зберегти або по клавіші F2 виконується збереження Картки автомобіля.

По пункту меню Реєстр / Змінити або по клавіші F4 виконується редагування картки автомобіля.

По пункту меню Реєстр / Планування техоглядів / Період планування задається рік планування техогляду автомобіля.

По пункту меню Реєстр / Планування техоглядів / Відмітка про проходження задаються параметри проходження техогляду автомобіля, що обраний в реєстрі:

Рік планування;
№ТО в періоді;
параметр Дата планування – при встановленні відмітки вказується дата планування техогляду;
параметр Дата фактична – при встановленні відмітки вказується дата фактичного техогляду;
параметр Висновок – при встановленні відмітки обирається висновок – Виправлено або Потребує ремонту;
параметр Коментар – при встановленні відмітки вказується довільний текст.

Дані техогляду обраного автомобіля вносяться в картку автомобіля на вкладку Техогляди.

У реєстрі картотеки автотранспорту по пункту меню Вид / Налаштування виду обирається вид реєстру карток – Картотека автотранспорту та Картотека автотранспорту в розрізі СО (структурних одиниць).

По пункту меню Вид / Показувати списані відображаються картки списаних автомобілів.

По пункту меню Вид / Контроль ресурсу пробігу для ТО виконується контроль ресурсу пробігу.