Облік видачі палива

Модуль Облік видачі палива використовується в наступних випадках:

• якщо видача палива проводиться зі складу підприємства;
• якщо на одному автомобілі використовуються різні види палива;
• якщо видача палива проводиться на різних заправних станціях.

Перед початком роботи з даним модулем проводиться налаштування одиниць вимірювання видачі палива в відомості по команді меню Сервіс / Налаштування. Незалежно від виду палива одиниця виміру повинна бути одна. Це необхідно для підрахунку загальної кількості палива, виданого за подорожніми листами.

Вказується склад, з якого за замовчуванням відпускається паливо і склад Паливо в баках (в разі якщо ні в картці автомобіля ні в налаштуваннях склад Паливо в баках не вказано).

Шляхом зазначення відповідних параметрів, надається можливість автоматично формувати Ордер внутрішнього переміщення на склад «Паливо в баках».

При зазначеному параметрі Автопідбір складської картки у відомості видачі палива здійснюється автоматичний підбір картки складського обліку при виборі виду палива.

При зазначеному параметрі Контроль залишків на поточну дату залишок палива береться на поточну дату, у відомості витрати палива.

При зазначеному параметрі Поле «Контрагент» обов'язково для заповнення при створенні Відомості видачі палива при здійснюється контроль заповнення поля Контрагент.

При зазначеному параметрі Контроль дати відомості щодо системної датимісяць і рік введеної дати документа порівнюється з поточним місяцем і роком.

У полі Кількість місяців для контролю вводиться кількість місяців за який буде виконуватися контроль.

При виборі параметру Заборона вибору ПЛ при невідповідності групи виданого палива для автомобіля при створенні відомості видачі палива у випадку невідповідності видів палива буде з’являтися попередження.

Параметр Перераховувати кількість в основний ОВ при модифікації заголовка відомості.

Параметр Формування ордера внутрішнього переміщення (на склад «Паливо в баках») - при цьому параметрі автоматично формується прибутковий ордер на складі в системі Логістика / Запаси на складах. Якщо параметр не встановлено, тоді ордер на переміщення потрібно створювати вручну.

Якщо параметр Копіювання атрибутів КСУ при внутрішньому переміщенні не встановлено, тоді в обліку витрати палива, всі картки зі складів в системі Логістика не відобразяться і не спишуться. Підбір відбувається тільки по атрибутам КСУ.

При встановленому параметрі Відключити деталізацію по автомобілям в прибутковому складському ордері не будуть вказуватися автомобілі з подорожнього листа, а буде вказано загальну кількість палива, яке в подальшому буде передано на склад.

Параметр Підтягувати склад в Прибутковий складський ордер є обов’язковим. Вище, у полі Склад «Паливо у баках» обирається склад, на який буде списуватись паливо.

Параметр Використовувати групу номенклатури для визначення додаткового пального дозволяє не прив’язуватися до палива конкретного автомобіля.

Параметр Поле «Питома щільність» обов’язково для заповнення поле заповнюється, якщо є десь перерахунок з кг в л. наприклад в номенклатурі газу встановлено кубометри, а потрібно порахувати в літри.

Параметр Використовувати у відомостях видачі палива одиницю виміру списання палива і по клавіші F3 обирається одиниця виміру з поля Од.вим для палива.

Якщо дані параметри попередньо не було внесено, Комплекс пропонує вказати їх в момент створення першої відомості на видачу палива.

Якщо відзначений параметр Ціна приходу з Витратного складського ордера, то при формуванні прибуткового ордера, програма бере ціну з витратного ордера.

Якщо в реєстрі відомостей видачі палива необхідно бачити артикул, то при налаштуванні xml-реєстру потрібно додати поле Артикул в Реквізити запиту на вкладці Структура.

Необхідно обрати період в полі Період по клавіші F3 та визначитись із журналом обліку видачі палива, якщо налаштовано.

Модуль Облік видачі палива має закладки: Відомості, Статистика і Статистика за період.

Формування Відомості видачі палива здійснюється на закладці Відомості.

Відомість видачі палива формується за конкретним видом палива по клавіші Ins або за пунктом меню Реєстр / Створити. Відомість видачі палива в період заповнення всієї інформації має статус Відкрита.

У вікні Відомість видачі палива пропонується заповнити наступні поля:

• Номер відомості заповнюється автоматично, якщо налаштована автонумерація, в іншому випадку номер відомості вводиться вручну;
• Дата - дата видачі палива; за замовчуванням пропонується поточна дата, але допускається її коригування;
• Склад - за замовчуванням пропонується склад, зазначений в налаштуванні модуля. При необхідності обирається інший склад з довідника;
• МВО - заповнюється автоматично, якщо обраний склад;
• Контрагент - вибирається контрагент з довідника контрагентів;
• Поточний залишок - залишок по складу, зазначеному у відомості. При створенні відомості значення оновлюється по комбінації клавіш Ctrl + F2;
• Вільно - залишок по складу з урахуванням поточного залишку і видачею палива за відомістю;
• Артикул - поле автоматично заповнюється в тому випадку, якщо це паливо є в номенклатурному довіднику; в іншому випадку поле залишається незаповненим;
• Одиниця виміру (ОВ) - автоматично підтягується по вибраному артикулу;
• Паливо - марка палива вибирається з довідника ПММ;
• Прайс-лист - поле за замовчуванням заповнюється значенням, зазначеним у довіднику ПММ; прайс-лист в разі потреби змінюється;
• Примітка - поле введення додаткової інформації.

Для введення рядків дані заголовка відомості попередньо зберігаються по клавіші F2. Далі по клавіші Ins або по пункту меню Документ / Створити вибирається подорожній лист, за яким проводиться відпуск палива. Відомості про автомобіль і водія заповнюються автоматично з подорожнього листа.

Якщо при створенні відомості видачі палива включений параметр Фільтрувати ПЛ по автомобілю, то поле Держ. номер доступно для вибору.

Підстава - поле введення підстав для видачі палива.

Відмітка Додаткове паливо встановлюється для додаткового палива.

У відомості видачі палива при визначенні ознаки додаткового палива використовується група номенклатури палива – відбувається порівняння її з групою номенклатури прив'язаною до марки автомобіля, як додаткове паливо і проставляється відповідна ознака.

Ціна палива може формуватися кількома способами:

• Якщо в заголовку відомості вказано прайс-лист, то автоматично підтягується ціна з прайс-листу на дату створення відомості;
• Якщо прайс-лист не вказано, але зазначений склад, то це поле не заповнено; його значення автоматично визначається після формування складського ордера, тобто в цьому випадку відпуск Палива відбувається по складській ціні;
• Якщо відпуск палива проводиться з зовнішніх заправних станцій (склад не вказано, прайс-лист не вказано), то ціна за замовчуванням вибирається з Довідника ПММ або вводиться вручну.

Вимога – заповнюється автоматично за даними з подорожнього листа.

Видано раніше – розраховується автоматично; якщо в подорожньому листі видача палива фіксується за кількома відомостями, то в цьому полі відображається загальна кількість виданого палива.

Видати - видана кількість палива заповнюється вручну. Поле стає недоступним для коригування, якщо подорожній лист закрито.

Після заповнення відомості формується видатковий ордер за пунктом меню Документ / Видатковий ордер / Створити або по комбінації клавіш Ctrl + O. Після цього статус відомості змінюється на Закрита.

Надходження палива в бак автомобіля відбувається через Прибутковий ордер. Прибутковий ордер формується з відомості видачі палива за пунктом меню Документ / Прибутковий ордер / Створити. З’являється вікно вибору складу палива.

Згідно з позицією меню Реєстр / Прибутковий ордер відбувається групове формування прибуткових ордерів. Ордер формується на кількість виданого палива з урахуванням ціни на складі. Після формування Прибуткового ордера паливо надходить на обраний склад, наприклад Паливо в баках, документ потрапляє в Документи обліку руху запасів.

Якщо поле Склад не заповнено, відомість закривається вручну, за пунктом меню Документ / Закрити відомість або по комбінації клавіш Alt + F5.

За комбінації клавіш Alt + E або за пунктом меню Документ / Проводки виконується налаштування проводок документа. За комбінації клавіш Alt + P або за пунктом меню Реєстр / Провести документ виконується проведення документа. За комбінації клавіш Alt + R або за пунктом меню Реєстр / Відкликати документ виконується видалення проводок документа.

Згідно з позицією меню Реєстр / Групова операція або комбінації клавіш Alt + G викликається вікно Довідник типових операцій, в якому відображаються типові операції відповідно до налаштування.

Для зазначених, по клавіші Пробіл, відомостей по комбінації клавіш Ctrl + F9 реалізовано друк звітів.

У відомості видачі палива при видачі палива шляхом групового вибору ПЛ по комбінації клавіш Ctrl + S здійснюється контроль залишку по складу, і при спробі внести видачу кількості більшої, ніж залишок по номенклатурі на складі, користувачеві пропонується оформити видачу на кількість, що залишилась.

При необхідності здійснюється перерахунок кількості за відомістю при збереженні Відомості видачі палива або при виході з відомості зі збереженням.

На закладці Статистика відображається весь перелік рядків з відомостей відповідно до налаштування журналів. У кінці списку автомашин знаходиться таблиця з підсумковими значеннями по кожному виду палива за період.

На закладці Статистика за період колонки святкових і вихідних днів виділяються червоним кольором згідно з налаштуванням календаря Комплексу.

При видачі палива по ВВТ здійснюється контроль залишків по цій номенклатурі, і при спробі внести заправку на кількість більшу, ніж залишок по номенклатурі на складі, користувачеві пропонується оформити видачу на кількість, що залишилась. Або ввести вручну кількість, меншу, ніж на складі.

Згідно з позицією меню Вид / Відображати всі періоди відображується вся інформація відповідно до обраних періодів.

У модулі Облік видачі палива здійснюється розподіл відомостей по журналах, для функціонування розподілу необхідно провести наступне налаштування:

• У модулі Налаштування на вкладці Журнали необхідно створити журнали Відомості витрати палива;
• У модулі Керування доступом на вкладці Журнали надати доступ до цих журналів;
• У системі Сервіс в модулі Налаштування відповідності журналів/ Автотранспорт необхідно налаштувати відповідність журналів Подорожні листи і Відомості витрати палива:
  1. Якщо не налаштована відповідність журналів, то, за замовчуванням, записи з подорожнього листа поміщаються в журнал Документи без журналу. Якщо у відомості поточним обраний журнал Все журнали, створювати нову відомість неможливо, можливо перегляд інформації;
  2. Якщо налаштовані відповідні журнали, і в відомості обраний поточним журнал відмінний від Документи без журналу, то записи з подорожнього листа попадають в обраний журнал відповідно до налаштування.

При формуванні відомості витрати палива здійснюється автоматичне заповнення списаної кількості в полі Списано в картках складу Паливо в баках. Враховуються налаштування місця зберігання (система Логістика / Управління запасами модуль Налаштування), номенклатури для порядку списання. У відомості витрати палива за пунктом меню Реєстр / Розставити по картках фактичні витрати або по комбінації клавіш Ctrl + L викликається функція з підтягування фактичних витрат в картки складу.

Проводиться контроль відповідності кількості списаного палива за картками складу Паливо в баках фактичним витратами по автомобілю. Якщо кількість Списано не дорівнює фактичними витратами, то виводиться попередження при натисканні клавіші Esc і при переході на іншу таблицю, а рядок відомості забарвлюється в червоний колір.

Налаштування відповідності журналів див. в Керівництві адміністратора п.п. Налаштування відповідності журналів.

По комбінації клавіш Shift + Ctrl + C або по пункту меню Реєстр / Зведена таблиця відкривається вікно Представлення даних, в якому обирається вид даних для проведення аналізу.

По комбінації клавіш Shift + Ctrl + E або по пункту меню Реєстр / Експорт поточного представлення здійснюється експорт відібраних в поточному виді записів в формат Excel.